還在用Excel繪制甘特圖？教你實用方法提升項目管理效率！
本文關于還在用Excel繪制甘特圖？教你實用方法提升項目管理效率！
甘特圖算的上是我們職場中使用頻率較高的一種圖表了，尤其是對項目經理而言。
項目經理經常會在多個項目之間跑來跑去，通過甘特圖就能很容易的看出項目安排與時間的關系，以及項目的每個類別在該項目中的時間占比，會極大增強對整個項目的掌控力。
一、甘特圖，項目時間進度管理的不二之選
甘特圖可幫助項目經理從全局的角度，更直觀地看到項目的整體規劃，并從中窺探需要的項目信息、計劃、風險和進度，以便在會議和向上匯報時，更有條理和讓人信服。
比如，從上面這張甘特圖中，我們就能一眼看出以下信息：
今天誰應該做什么任務
這個任務從什么時候開始，到什么時候結束
一個人在一段時間有哪些任務
應該先做哪些任務再做哪些任務
哪些任務可以同時做
這個任務是否被其他任務依賴，如果是，那么這個任務就不能推遲，必需按時完成或者提前完成，否則會影響后面的任務
每個任務已經完成多少還剩多少
大任務下面有哪些子任務
任務的里程碑是什么時候
......
這時你會不自覺的感概：一張小小的甘特圖，信息量竟然可以如此之大。
二、繪制甘特圖前，你需要提前準備這些
很多項目經理也想試著用甘特圖來管理項目，甚至還學習了甘特圖的制作教程，但貌似總是逃不過“一看就會，一學即廢”的命運。
我覺得最大的原因在于，你對項目本身的缺少規劃。一般我在繪制甘特圖前，會必須強迫自己完成以下幾件事情：
明確項目涉及到的各項任務，并詳細列出所有任務清單
確定每一個任務的開始時間和結束時間
計算單項活動任務的工時量。
確定任務的依賴關系和時序進度
分離可以同時運行的任務
確定不同人的任務間的時間關系
當你根據以上的規則繪制好第一版甘特圖以后，你會發現有些地方其實是可以繼續調整的，但是這種調整，在你沒有畫圖之前是不能發現的。
于是，你會在調整甘特圖的過程中，讓項目的規劃越來越清晰。
三、為什么不選擇用Excel制作甘特圖？
新手小白在剛接觸甘特圖的時候，通常會選用自認為比較熟悉的Excel工具，但是我非常不建議大家這么做。
因為Excel的缺點實在是太多了，小編簡單列舉下：
門檻高，不懂函數或者VBA，很難學會，對Excel知識薄弱的人不友好。
不能實時同步，無法協作。
制作起來耗時耗力，1個函數錯誤就得重新做。
不能設置分組、創建里程碑，設置任務間依賴關系等
用起來還可，就是對現在人來說，可視化、美觀度上稍微差點。
......
總之，繪制甘特圖這類專業的圖表，Excel著實不是最佳的選擇。
還有一些項目經理也打算看看更專業的項目管理工具，但選來選去發現趁手的兵器通常都要收費 ，又打起了退堂鼓！
所以今天，小編強烈推薦你使用一款免費（團隊20人以內均免費）的甘特圖在線制作工具——伙伴云。
在伙伴云，只需5 秒就能通過拖拉拽的方式完成甘特圖的搭建，無需懂Excel 知識或代碼，也不用寫 VBA或公式，一步就能完成項目創建。
它還能實現協同，比如操作時的每個變化，比如折疊和收起分組的過程，其他的同事、項目成員都能在電腦上實時看到。
各個部門、業務間的任務是否沖突，時間分配是否合理，都能在界面上完整呈現。
不僅如此，伙伴云甘特圖還能創建里程碑，設置依賴關系、設置分組等等，比Excel功能強大數十倍，操作也更加簡單絲滑！
四、教你簡單4步，繪制一張高逼格的甘特圖光說不練假把式。接下來，我帶大家實操下，就知道伙伴云甘特圖的制作到底有多么簡單了！
第一步，注冊登陸伙伴云
1.點擊右方鏈接登陸伙伴云 戳這里
登錄注冊伙伴云
（小tips:電腦端打開鏈接！！！電腦端打開鏈接！！！電腦端打開鏈接！！！）
2.成功登陸后，找到系統自動安裝的甘特視圖專區，鼠標單擊進入該工作區。
第二步：創建表格和數據
目前甘特圖模板專區已有6款場景甘特圖模板，如果覺得不適合你，可以創建新的甘特圖，如下：
1.創建表格。
點擊工作區標題右上角“?”，選擇創建協作表格；
選擇快速創建甘特圖后，系統會自動創建一張包含標題、狀態（未開始、進行中、已完成）、優先級（P0、P1、P2、P3) 負責人、開始日期、結束日期、完成進度（%）、描述字段、附件字段的表格。
2.創建數據。
可以看到目前的表格暫無數據，點擊創建就可以增加數據了。
在此依次添加數據，點擊保存就可以啦～
3.重新編輯設計表單結構
如果你對目前的表單設計不是很滿意，點擊表格名稱后邊的按鈕——編輯，可以自定義修改表單。
其中，左側灰色部分為伙伴云表單字段展示區，右側部分為表單設計區。想要某個字段增加到表單里，用鼠標直接拖拽至右側就可以了。
點選字段后，還可以更改字段的名稱、類別、格式等，也可以進行復制、刪除等設置。設計完成后，保存表單即可。
下圖就是我們重新設計的表單結構，并創建了一些數據。
一鍵將表格切換到甘特圖之后，甘特圖雛形就有了。
第三步：設置甘特圖。
接下來，我們進一步設置下甘特圖，讓其邏輯順序和呈現形式更加的完美～
1、分組排序。
由于我們有不同類型的任務，為了讓同一類型的任務按照既定時間先后的順序呈現，我們通過分組排序來實現。
按照任務類型分組：
按照開始日期進行排序，最舊的靠前。
2、外觀設置。
標題：即任務條上顯示的文字。這里我們選擇任務描述。
頭像：我們選擇按照負責人顯示，任務條上會出現該負責人的頭像。
顯示顏色：這里有自定義顏色和跟隨顏色兩個選項。我們選擇跟隨顏色，顏色和狀態字段保持一致。（狀態為多選項字段，和里面字段的配置顏色一致）
到這一步，基礎版的甘特圖已經配置好了。
其中，任務條的深色部分代表已完成，淺色部分代表未完成的任務。鼠標懸浮任務條上即可查看任務的完成進度、時長等信息～
如果任務條很多，不能詳盡查看的話，可以點擊任務前面的小按鈕對當前的任務進行折疊展示。
第四步：伙伴云甘特圖的高階副本
如果你想探索伙伴云的高進階操作，還可以完成接下來的操作副本....
1、拖拽任務條修改進度
鼠標點選任務塊中間位置，呈現雙箭頭時前后拖拽，就可以更改單個任務條的進度了；單個任務條進度修改，整個任務的進度也會隨之修改～
2、多任務之間建立依賴關系多個任務之間往往會存在先后順序，比如等文案寫完之后，才能設計海報，如果過早開始無異于在做無用功。
鼠標點擊兩個任務前后的小圓點，直接拖拽過去，兩個任務之間就建立了時間的先后順序，前置任務時間發生改變時，后續任務的開始時間也隨之變化，避免出現時間空檔或重疊。
3.設立項目關鍵節點“里程碑”周/月時間維度下，可在具體日期上創建“里程碑”，方便對關鍵節點的時間進行良好把控和記錄，讓團隊對項目目標更加明確，增強使命感和信心。
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