項目管理的圖表

本文目錄一覽：

• 1、項目管理之圖表：帕累托圖
• 2、有甘特圖的項目管理軟件推薦？
• 3、項目管理的基本內容
• 4、項目經理常用的幾張圖表，管理者必備

項目管理之圖表：帕累托圖

帕累托圖又叫排列圖、主次圖。以意大利經濟學家V.Pareto的名字而命名的。

是按照發生頻率大小順序繪制的直方圖，表示有多少結果是由已確認類型或范疇的原因所造成。它是將出現的質量問題和質量改進項目按照重要程度依次排列而采用的一種圖表。可以用來分析質量問題，確定產生質量問題的主要因素。

（以下）

排列圖用雙直角坐標表示，左邊縱坐標表示頻數,右邊縱坐標表示頻率。分析線表示累積頻率，橫坐標表示影響質量的各項因素，按影響程度的大小(即出現頻數多少)從左到右排列，通過對排列圖的觀察分析可以抓住影響質量的主要因素。

帕累托法則往往稱為二八原理,又稱80/20法則，即百分之八十的問題是百分之二十的原因所造成的。帕累托圖在項目管理中主要用來找出產生大多數問題的關鍵原因，用來解決大多數問題。

在帕累托圖中，不同類別的數據根據其頻率降序排列的，并在同一張圖中畫出累積百分比圖。從概念上說，帕累托圖與帕累托法則一脈相承，該法則認為相對來說數量較少的原因往往造成絕大多數的問題或缺陷。

帕累托圖可以體現帕累托原則：數據的絕大部分存在于很少類別中，極少剩下的數據分散在大部分類別中。這兩組經常被稱為“至關重要的極少數”和“微不足道的大多數”。

帕累托圖能區分“微不足道的大多數”和“至關重要的極少數”，從而方便人們關注于重要的類別。帕累托圖是進行優化和改進的有效工具，尤其應用在質量檢測方面。

也稱為帕累托效率、帕累托改善，是博弈論中的重要概念，并且在經濟學，工程學和社會科學中有著廣泛的應用。

帕累托最優是指資源分配的一種理想狀態，假定固有的一群人和可分配的資源，從一種分配狀態到另一種狀態的變化中，在沒有使任何人境況變壞的前提下，使得至少一個人變得更好，這就是帕累托改進或帕累托最優化。帕累托最優的狀態就是不可能在有更過的帕累托改進的余地；換句話說，帕累托改進是達到帕累托最優的路徑和方法。帕累托最優是公平與效率的“理想王國”。帕累托改進是指一種變化，在沒有使任何人境況變壞的前提下，使得至少一個人變得更好。一方面，帕累托最優是指沒有進行帕累托改進的余地的狀態；另一方面，帕累托改進是達到帕累托最優的路徑和方法

交換最優：即使再交易，個人也不能從中得到更大的利益。此時對任意兩個消費者，任意兩種商品的邊際替代率是相同的，且兩個消費者的效用同時得到最大化。

生產最優：這個經濟體必須在自己的生產可能性邊界上。此時對任意兩個生產不同產品的生產者，需要投入的兩種生產要素的邊際技術替代率是相同的，且兩個消費者的產量同時得到最大化。

產品混合最優：經濟體產出產品的組合必須反映消費者的偏好。此時任意兩種商品之間的邊際替代率必須與任何生產者在這兩種商品之間的邊際產品轉換率相同。帕累托最優是以提出這個概念的意大利經濟學家維弗雷多·帕雷托的名字命名的，維弗雷多·帕雷托在他關于經濟效率和收入分配的研究中使用了這個概念。

如果一個經濟體不是帕累托最優，則存在一些人可以在不使其他人的境況變壞的情況下使自己的境況變好的情形。普遍認為這樣低效的產出的情況是需要避免的，因此帕累托最優是評價一個經濟體和政治方針的非常重要的標準。另外，著名的帕累托法則（或80/20法則），則是由約瑟夫·朱蘭（Joseph M. Juran）根據維弗雷多·帕雷托本人當年對意大利20%的人口擁有80%的財產的觀察而得推論出來的。

帕雷托曾提出，在意大利80％的財富為20％的人所擁有，并且這種經濟趨勢存在普遍性。后來人們發現，在社會中有許多事情的發展，都邁向了這一軌道。目前，世界上有很多專家正在運用這一原理來研究、解釋相關的課題。例如，這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“80/20原理”，即百分之八十的價值是來自百分之二十的因子，其余的百分之二十的價值則來自百分之八十的因子。

帕雷托法則又稱80/20法則，是由意大利經濟學家和社會學家帕雷托發現的，最初只限定于經濟學領域，后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領域，且深為人們所認同。帕累托法則是指在任何大系統中，約80%的結果是由該系統中約20%的變量產生的。例如，在企業中，通常80%的利潤來自于20%的項目或重要客戶；經濟學家認為，20%的人掌握著80%的財富；心理學家認為，20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時間管理領域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%，并且在很多情況下，工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%。

帕累托法則對我們的啟示是：大智有所不慮，大巧有所不為。

工作中應避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無關緊要的工作是最浪費時間的。你應該將時間花于重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。工作中我們要學會“不釣小魚釣鯨魚”，如果你抓了100條小魚，你所擁有的不過是滿滿一桶魚，但如果你抓住了一條鯨魚，你就不枉此行了。

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項目管理的基本內容

項目管理的基本內容

項目管理包括項目啟動、項目計劃編制、項目實施和項目收尾等一整套工作流程。項目有多種類型，不同類型的項目管理的具體任務不盡相同，但其基本任務都不外乎下列內容。

1 項目的計劃

項目計劃作為一個項目的總計劃，它是在項目可行性研究基礎上，進一步分析項目所面臨的問題和機會，將目標、資源、活動三者有機結合起來，制訂出項目的具體方案和風險應對計劃，它包含了項目進度計劃。作為一個大項目或比較復雜的項目，項目計劃主要內容有：

(1)項目總目標和各子目標的確定。即明確項目實施要達到的期望和結果，預先設定項目成功的標準，并將項目需要達到的總體目標逐層分解細化成若干具體的、現實的、容易實施的子目標。

(2)項目的范圍計劃。即確定項目所有的充分必要性工作和活動的范圍，在明確項目的制約因素和假設條件的基礎上，進一步明確項目的目標和主要可交付的成果。

(3)人員組織計劃。即描述項目工作分解結構圖中各項工作和活動的人員安排，明確項目成員的職責，并賦予其相應的權利，同時制定項目成員工作績效的考核指標和辦法。

(4)設備資源計劃。即明確項目實施所需要的各種機器設備、能源燃料、原材料的供應及采購安排。在計劃中要明確所需物資的名稱、數量、質量標準和技術要求;確定物資的投入時間和必需的設計、制造、運輸、驗收時間;確定物資的采購方式、付款方式和進貨來源等相關信息。

(5)項目進度計劃。即根據項目總體要求，明確項目的交付使用時間。在明確項目工作分解結構圖中各項工作和活動的依賴關系，并對每項工作和活動的延續時間做出合理估計之后，按照合理的順序安排項目的實施日程，編制進度計劃管理圖表。進度計劃管理圖表一般可以有甘特圖、單代號網絡圖、雙代號網絡圖等表現方式。

(6)成本計劃。即在收集市場有關信息和相關歷史資料的基礎上，對完成項目所需各種資源(包括人力資源、物力資源)的費用進行合理的估算，得出項目的總成本估算。再為項目的每一項獨立工作分配費用，結合進度計劃，獲得描述成本―時間關系的項目費用曲線圖，并用此圖來度量和監控項目實施過程中費用的支出，以達到項目成本的控制。

(7)質量計劃。即為了達到或超越項目關系人的期望，而確定項目的質量目標、質量標準和質量方針，以及實現該目標的實施和管理過程，它不僅僅指項目產出物的質量，同時也包括項目管理的質量。在此計劃中，還需說明項目質量管理的組織結構、責任歸屬、管理程序和過程。

(8)文件控制計劃。即對那些同項目實施有關的文件進行管理和維護的計劃，以保證項目成員和其利益相關者能夠快捷、準確地得到所需要的各種文件。它應包括文件的收集、整理和分發計劃。

(9)風險應對計劃。是指針對項目實施過程中可能遇到的風險和緊急情況而制訂的風險識別、控制和管理計劃。這種風險和緊急情況的發生頻率、程度在制訂項目計劃時是無法做出確定估計的，因此，在制訂項目計劃時應該給予充分的考慮，并留出一定的資金或工期寬限，以補償當發生這些事件時而造成的意外損耗。

項目計劃工作對一個項目領導者來說是最具挑戰性的活動。任何一個項目開始實施之前就必須先制訂一個計劃。因此，項目計劃就是一個項目組織為實現一定目標而確定未來的行動方案，分配相關的資源，并對實施過程中可能出現的變化進行評估和預測，最終形成一個有關行動方案的說明―計劃文件，并以此作為組織實施工作的基礎。

2 項目的進度控制

簡單說，項目進度控制就是比較實際狀態和計劃之間的差異，并做出必要的調整，使項目向有利的方向發展。在項目實施過程中，計劃和實際狀態之間總會存在不符的問題，也就是說“計劃跟不上變化”，這給項目管理控制造成了很大困難。而進度控制就是要對項目各建設階段的工作內容、工作程序、持續時間和銜接關系編制計劃，將計劃付諸實施，在實施的過程中經常檢查實際進度是否按計劃要求進行，對出現的偏差分析原因，采取補救措施或調整、修改原計劃，直至項目完成，交付使用。

進度控制一般可以分成四個步驟：①計劃階段;②執行階段;③檢查階段;④調整階段。

計劃階段就是前面我們已經講過的項目進度計劃的制訂。執行階段，這里首先需要強調的是，項目進度計劃制訂并打印出來后，并不是往墻上一掛或開一個會讓大家知道，就會照著執行，其實不然。在計劃執行之時，關鍵是要做好一項工作任務的委派。工作任務的委派，在項目進度控制中很重要，很多時候計劃失控并非因為某個人不努力，而是由于執行任務的人沒有弄清要求。因此，正確做法是將任務準確地委派給某人，任務委派時必須要做到：明確時間、明確交付物的內容、明確責任人。

任務委派完成后，接下來就是執行階段。在執行過程中項目經理要及時與項目部具體責任人、設計人員、施工單位技術人員溝通，交流施工情況，了解施工進度，協調資源，處理設計變更和應付意外。這些工作開展得順利就有利于項目正常進行。

檢查階段就是在執行過程中根據進度計劃對主要進度控制點進行檢查，檢查的方法就是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態。它可以通過召開例會、現場檢查等形式，也可以是通過檢查完成的'投資情況來分析項目進度的完成情況。當然還可以通過檢查交付物的質量和提交情況，以及變更記錄了解項目的進度。調整階段就是根據檢查階段發現的問題提出整改的措施。

3 項目的成本控制

項目的成本控制，是為確保完成項目的總成本不超過批準的預算所需要的一系列過程。它包括靜態和動態控制兩方面措施。編制成本計劃、審核成本支出是對成本的靜態控制;分析成本的變化情況、研究成本減少途徑、采取成本控制措施則是對成本的動態控制。靜態控制較容易實現，而動態控制不僅需要研究一般項目成本控制的理論和方法，還需要總結特定工程成本控制的經驗和數據。

4 項目的質量控制

首先應制訂項目質量計劃，明確項目的總體質量要求，制定各分項目、各單項工程質量控制點應該達到的質量目標，明確質量控制的責任人，制定質量控制的方法和程序，明確質量改進的措施。在進行項目質量控制時，必須建立一套質量控制的制度，緊緊抓住項目建設過程中幾個主要的質量控制點，采取由專業監理公司指派的專業技術人員進行監控及委托政府有關部門進行強制性的質量檢測相結合的方法，同時要求施工單位根據規范建立自檢程序、檢測規范，對每一單項工程質量進行采樣檢測。業主方應定期對監理單位、施工單位工程質量的檢測情況進行檢查，檢查質量檢測記錄，檢查那些需要強制性檢測的項目是否按時完成。應定期召開會議分析項目質量情況，并將檢查情況作為對施工單位考核的依據，這樣才能做好質量的監控。

5 項目的合同控制

項目的合同管理，包括合同的簽訂和合同的管理兩個方面的任務。在合同管理中，要突出合同簽訂的合法性和合同執行的嚴肅性，為實現管理目標服務。

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項目經理常用的幾張圖表，管理者必備

項目經理為了方便和更好地完成項目，總會為自己的項目計劃和進行規劃，當然這些離不開圖表記錄。

如何將一個項目按時、保質、保量地完成，也許你只差幾張讓項目更可控的圖表而已。

項目管理其實是有一些常用的工具和模板的，這也是項目經理們常用的，非常受項目經理喜歡的肯定就是排在第一位的，他也是必備的圖表之一。

1、甘特圖

甘特圖是項目經理必備的圖表，甘特圖橫軸表示時間，縱軸表示項目。

甘特圖 直觀表明計劃何時進行，進展以及任務，可以評估工作進度。

線條表示任務計劃和實際完成情況，直觀表明計劃何時進行，進展與要求的對比，便于管理者弄清項目的參與者。

甘特圖可以用EXCEL來制作，但是對于新手來說制作比較麻煩，項目經理可以選擇 項目管理工具 中的甘特圖來進行使用，通常我用 進度貓甘特圖 來制定項目計劃，更加的方便以及快捷。

2、燃盡圖

燃盡圖可以說得上是最直觀的信息反射。燃盡圖是在項目完成之前，對需要完成的工作的一種可視化表示。

它以圖形化的方式展現了剩余的工作量（y軸）與時間（x軸）的關系。在理想的狀態下，該圖表是一個向下的曲線，隨著剩余工作的完成，燃盡至零。

讓我們感興趣的地方在于對燃盡圖的分析可以揭示很多問題，比如團隊的表現如何、如何進一步改進等等；它有助于把握團隊的進展情況。

燃盡圖功能大體可以幫助我們了解到團隊是如何制定的計劃，團隊對計劃是如何執行的，作為團隊，燃盡圖可以直觀地了解到大家的工作步調是否一致，通過燃盡圖還可以知道團隊哪些地方還有不足，還能進一步的提升。

3、思維導圖

在項目初期什么都沒有定下來的時候，用思維導圖可以將項目全狀進行一個展示，不但方便修改，也能在后期迅速的生成相對應的圖標。

通過 思維導圖 ，我們把腦中的關鍵詞和邏輯關系展現，再通過語言引導對方，按照我們的思路來理解內容，這樣就減少了誤解，還加深了彼此的熟悉度。

思維導圖把想法和思考脈絡清晰列出，決定也就自然呈現了，完全避免了我們進入思考的死胡同。

現在很多項目經理會借助項目管理工具來進行操作，這就不得不說說進度貓， 進度貓 可以把制作完成的 思維導圖轉換生成甘特圖 ，以方便項目經理使用。

4、工作結構分解圖

在項目管理實踐中，WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。

同時也是控制項目變更的重要基礎。作為一個描述思路的規劃和設計工具，WBS能夠幫助項目團隊確定和有效地管理項目的工作，清晰地表示各項目工作之間的相互聯系。

工作結構分解圖就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務，任務再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的工作中，知道分解不下去為止。

就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務，任務再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止。

5、矩陣組織圖

矩陣組織圖就是按職能劃分的部門和按產品劃分的部門結合起來組成一個矩陣，是同一名員工即同原職能部門保持組織與業務上的聯系。

在一個組織圖中，某個職能部門的人員通常在幾個同時進行的項目中兼職工作，幾個項目共享員工時間，從而有效地利用資源，使全公司及每個項目的全面成本減至盡量低。

該組織圖適用于同時承擔多個項目，而且各個項目的資源具有共享性的企業。

進度貓：