項目管理進度匯報
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2025-04-01
《一頁紙項目管理》
《一頁紙項目管理》
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一頁紙項目管理怎么樣
看工作的間隙，匆匆把《一頁紙項目管理》看完。東西不錯，工具不錯，但是翻譯的感覺不咋地。能把項目管理的一個工具研究這么細致、透徹，作者真是煞費苦心。oppm的這個圖表工具在企業的項目上用處還是蠻大的。作為管理者，既需要時刻跟蹤項目進程，又沒必要面面俱到滴了解到角落里的小事，這個表格恰到好處滴把需要關注的關鍵點和時間、成本、責任人等有序地排列起來，一目了然。不錯。
推薦幾本項目管理的好書
一、《娓娓道來，高效項目管理100法》 推薦星級：5星
二、《漫畫中國式項目管理》 推薦星級：5星
三、《雙贏：提升項目管理者的職業高度與情商》 推薦星級：5星
四、《PMO不敗法則：100個完美收工技巧》 推薦星級：4星半
五、《項目經理枕邊書》 推薦星級：4星半
六、《八堂極簡項目管理課》推薦星級：4星半
七、《IT項目經理成長手記》推薦星級：4星半
八、《做項目，不得不這么干：從硬功夫到軟實力》推薦星級：4星
九、《項目管理其實很簡單 初級項目經理進階之道》推薦星級：4星
十、《微權利下的成功項目管控》推薦星級：4星
IT項目管理方面的書籍
《PMBOK2008》項目管理的基礎
1、IT和軟件類：
《項目管理：計劃.進度和控制的系統方法》
《項目管理修煉之道》
《IT項目管理》
《IT項目經理成長手記》
《編寫可讀代碼的藝術》
《程序員修煉之道》
2、敏捷項目管理類：
《SCRUM敏捷項目管理》
《硝煙中的scrum和XP》
《Essential
SCRUM》
《敏捷無敵》
只用一頁紙，就能管好任何項目！
隨著我們所處的環境越來越復雜，我們所做的事情多數是我們以前沒有做過的。
簡單的任務或者我們可以依靠一己之力完成，復雜而又未知的任務則不太可能依靠個體的力量順利完成。
在這種情況之下，我們就需要利用團隊的力量。
而怎么用好團隊的力量，除了需要我們平時講的領導力、溝通等等軟技能，我們還需要能夠使大家協同起來的工具。
一頁紙項目管理就是這樣一個使團隊能夠高效協同的工具。
一項紙項目管理幫助我們把復雜項目當中關鍵要素提取出來 ，使項目變得清晰簡單，也易于掌控和跟蹤。
那么哪些因素是項目管理當中的關鍵要素呢？ 任務、目標、時間線、成本、負責人，再加上風險和質量。
一項紙項目管理用通俗易懂和容易編寫的格式，向項目利益相關人傳達其所需要的全部重要信息。
一項紙項目管理會適度的忽略精確性，將復雜的事情簡化，使人不致于陷入細節當中，但也正因為如此，它往往能抓住最核心和本質的關鍵節點。一項紙項目管理還是一個非常有效的溝通工具。
高層管理者不需要，也不想去知道太多的細枝末節，以致于只見樹木不見森林。
他們需要知道的，恰好就是一項紙項目管理文件中呈現的關鍵信息，這些信息以一種恰到好處、快速且易于理解的方式被呈現。
對于項目負責人來講，一項紙項目管理是非常重要的激勵，他們能夠清楚的知道自己的角色和表現會不斷的，隨時被高層管理者看到。
下面我將跟大家介紹一下這個工具，通過這個工具我們可以知道項目管理的內在邏輯，關鍵要素，但并不代表我們一定要僵化地使用這個工具。
我們可以根據自己的現實情況，將這個工具進行靈活的調整，或者在自己現在使用的項目管理工具的基礎之上錦上添花。
任務： 怎么做
目標： 是什么和為什么
時間線： 何時
成本： 是多少
負責人： 是誰
每個任務后面都可以附上另外一個一頁紙項目管理文件。例如，你要建一棟房子，通過一項紙項目管理可以讓最高層管理者總攬全局。
建房子其中一個任務是打地基，那么針對打地基這一項，也可以單獨做一個一項紙項目管理文件，它涵蓋了所有與“打地基”有關的主要任務，像挖洞、建支架、澆筑水泥等。
第一步：標題
第一步提供項目的基本信息，包括：項目名稱、項目經理、項目目標、項目報告日期。
項目名稱可以巧妙的加深參與者對項目目的的認識，所以給項目取名字要利用好語言的力量。
比如阿波羅計劃，這個為美國登月計劃起的名字就扣人心弦。
取名 這一步可以等團隊組建完成之后再啟動，這樣每個人就都可以為起名出謀劃策了。
項目經理 不但要是一個出色的溝通者，還要做到“實話實說”，即坦誠的承認問題的存在，坦然的面對后果，并設法讓項目團隊繼續前進。
一項紙 項目管理本身是一個溝通工具，坦誠的溝通可以避免各種可能的意外，也可以在需要的時候獲得團隊的支持和幫助。
項目目標 就是項目的目的，也就是你想做什么或你想實現什么。
項目目標應該由項目利益相關者來共同確定，給他們對項目目標發言權，否則項目經理有可能會做出一些利益相關者不想或者受不了的事情。
完成標題 部分本身就是一個建立團隊合作關系的過程，這個過程幫助團隊建立起推進的節奏，傳遞完整、清晰、簡潔的消息，并且為持續改進開辟通道。
第二步：負責人
假如你是某個項目的項目經理，你的下一步就是列出團隊成員。
誰會為項目工作？項目各部分的負責人是誰？這些人是項目主要組成部分的管理人員，也是關系到項目管理成敗的人。
你的團隊由負責人以及負責人所帶領的小組成員組成， 負責人對每個主要任務負主要責任，而小組成員對每個任務下的第二級、第三級任務負責任。
在確認負責人時，要考慮他們的經歷、知識、技巧、時間等各個因素是否能夠滿足項目需求，除此之外，還要考慮他們是否能夠和諧相處。
如果不能和諧相處，那就要確認自己是否有處理分歧的能力，并且確認他們合作帶來的收益會大于處理沖突的額外付出。
有一點非常關鍵： 項目的成敗取決于項目負責人以及他們的小組成員，如果他們做得好，項目的成功率就會非常高。
所以負責人一定要是能干的執行者，會主動出擊的人，如果做不到，最好馬上換人。
第三步：矩陣
矩陣是中心，是所有要點的集合處，是指引項目的指南針，是 一項紙項目管理文件的基礎，聯結了項目的所有基本元素，并將這些元素傳遞給讀它的人。
一面紙項目管理用能被人簡單、快速遵循和理解的方式，把上層管理者和其他人最感興趣，最有價值的信息展示給他們和其他人。
而矩陣又是一項紙項目管理中最重要的步驟集中的地方。
這一步也代表項目經理需要指導每個成員如何構建并使用一頁紙項目管理文件，要確保每位團隊成員接受了必要的項目管理培訓，以滿足特定項目的獨特需求。
第四步：填寫子目標的內容
團隊成員各就各位了，項目被細分成為子目標，附屬于項目整體目標。
這就需要團隊確認：對于項目最重要的是什么？是按時嗎？是降低成本嗎？為做好項目，你真正需要的是什么？
項目經理要懂得平衡相互依賴的項目變量或約束，如時間、資源、范圍。
項目管理的工作是將有限的資源做一個整合，在范圍、時間、成本、風險和質量之間取一個平衡點。
任何一項失去平衡，都可能會導致整個項目的搖搖欲墜。
例如，你為家人修建一棟房子，你的錢是固定的，你想要給房子加一個浴室，你就得在其它方面做出讓步，比如說主臥的大小。
再例如：客戶的時間很緊迫，在時間與成本發生沖突時則有可能在客戶許可的情況下，以較高一點的成本來達成時間方面的要求。
你必須通過調整一個變量來適應另一個變量的變化，以保持平衡和均衡。
第五步：主要任務
為了提高效率，每項任務的規模都應是便于管理的，并且一個人就能領導。
每項任務至少要分配一位負責人 ，如果這些負責人及他們團隊的行為與一項紙項目管理文件中所顯示的不一致，那么這個項目就有危險。
這個時候，一定要確保從負責人、項目利益相關者或其它顧問那里尋求支持和幫助。
每項任務要明確化，以便與其它任務相區分，如果你不清楚一項任務從哪里結束，另外一項任務從哪里開始，那么你就不能擔起相應的職責。
任務的進展必須是可以衡量的，這樣你才能夠在一項紙項目管理文件上記錄它們的進度并做出報告。
同一時期的任務不宜太多，但也不宜太少 ，太多了可能會跟進不到位，太少了又可能會跟蹤不到任務的進展。一般來講， 同一時期2~3個任務最合適。
溝通是項目管理和確認主要任務的關鍵，項目任務需要與團隊進行討論，在討論的過程中漸漸明確如何分解任務才更合適。
這一步不但與任務相關，也與負責人相關，每項任務都要搭配相應的負責人，確保不會有人負擔過多過重的任務，也不會有人承擔過少過輕的任務。
一頁紙項目管理并不是恒久不變的，過程當中需要反復迭代，所以如果過程中需要調整，那就調整吧。
一項紙項目管理是用來幫助團隊溝通的工具，而不是用來規定項目應該怎樣進行，或者應該怎樣管理。
要讓工具來適應項目，而不是讓項目來適應工具。
第六步：任務與子項目一致
確保每一項任務在完成時都達到了預期目的，這意味著要不斷檢查任務與目標的一致性，不斷的關聯任務和目標。
有些任務會關系到兩個目標，但大多數任務只涉及到一個目標，也就是說，每個任務都至少有一個與之相關的目標。
如果某項任務與目標不相關，要么是因為做這項任務毫無意義，不該把它放進一項子項目管理，要么是因為子目標不完整。
這個關聯任務與目標的過程并非一勞永逸，每一步變動都有可能要重新評估隨后的步驟，每一步都能夠找到持續改善的機會。
一頁紙項目管理的強大優勢就是深入到結構的持續改進。
第七步：制定報告日期
報告日期指的是向管理層匯報的頻率，可以每兩周一次，也可以每月、每兩月或每三月一次。
這個日期由管理層決定，報告頻率也會隨著項目推進而產生變化。
例如，項目剛起步時，管理層可能會要求每周匯報一次，但項目走向正軌以后，每個月報告一次就夠了。
確認報告日期需要估算項目的總時間跨度，然后將時間線分成可測量的時間段。
清楚自己要做的是什么，然后再根據時間線做出承諾，并且兌現自己的承諾。
時間線和截止日期必須獲得相關人的認同和支持，也就是說需要與每個負有責任的人進行商量，需要他們同意時間線是可行的，而且他們愿意遵照其執行并完成。
第八步：任務與報告日期一致
把任務和時間線關聯，按照進度完成項目計劃。
在決定了每項任務所需要的時間之后，就在任務旁邊的格子里畫一個圓圈，如果一項任務需要七個月，那在這項任務旁邊就會有七個圓圈。
項目開始后，如果任務的范圍擴大了，我們可以用一個空矩形來代替圓圈，這樣讀者就知道這項任務比剛開始的時候增加了更多工作。
和圓圈一樣，帶有矩形的任務完成時，也要把矩形填滿。
關于這一步，可以先擇用不同的方式實現，如進度條，或直接填入日期，并簡單描述詳情等。
第九步：把任務和進度計劃分配給負責人
在這一步中，主要把任務分配給負責人，如果一項任務有多個負責人，則要在他們之間分出主次。
每項任務的主要負責人不能超過一個 ，每項任務都要由團隊內部的人負總責。
主要負責人可以用A表示，其它次要負責人可以用B、C表示。
誰承擔什么責任由團隊成員共同協商來決定，有時候需要項目經理來牽頭協調。
責任分配的過程是團隊建設的一次鍛煉，如果團隊成員不愿意承擔任務賦予的責任，可以在這個步驟通過合議方式扭轉局面。
最理想的情況是有隊員自愿擔負責這個責任，但是現實也許并非如此，有人只愿意袖手旁觀或拈輕怕重，而這一步可以讓你了解團隊實力，并且幫助你決定是否需要做團隊建設來鞏固團隊。
作為項目經理，你要鼓勵各個層面的溝通，因為溝通是項目成功的最重要的因素。
只要團隊成員有需要，他們可以越過你直接與你的上級交流。你要的是開誠布公的談話，并希望團隊成員之間能夠不論好壞自由溝通。
一頁紙項目管理營造一種鼓勵所有相關方相互溝通的氛圍。
成功的項目不是在封閉的辦公室里實現的，而是在開放的氛圍中實現的。
第十步：風險，定性問題和其它評價指標
每個項目總會有些內容難以按時間線做定量分析，比如說手機沒有信號是一件讓人難以接受的事，但什么時候可以接通，什么時候不可以接通，這些都是客觀情況，很難主觀量化。
在項目中并非所有事都非對即錯，一頁紙項目管理認識到了這一點，它采用交通信號燈的顏色來描述情況。
第十一步：成本和評價指標
在一紙項目管理文件右下方有一個突出顯示的矩形，里面的橫道圖表示的就是預算情況。
預算與時間線、目標、負責人都沒有關系，預算橫道圖的目的是讓管理層在任何給定時間里快速、輕松地了解預算使用情況。
橫道圖的綠色表示在預算之類，黃色表示超出預算但可以恢復，紅色表示超出預算且無法挽回。
第十二步：概述和預測
這個部分是用來給項目計劃做最后潤色的，好的概述可以理清所有模棱兩可的事情，弄明白所有疑問，避免所有潛在的誤解。
通過這個部分，你可以在任何給定時間溝通項目的狀態，對不遠的將來做出預測，所以要盡可能寫得簡單明了且全面，傳達其它部分不夠明顯或者沒有包含在內的信息。
最后，按順時針方向來讀一頁紙項目管理文件，從左側的子目標開始，經過任務、進度、負責人、成本，最后是概述和對項目下一步情況的預測。
1）識別利益相關人過程
一項紙項目管理的應用使得項目計劃能被充分有效的記錄和溝通，清楚項目狀況的利益相關人能更好地支持項目工作。
通過對一頁紙項目管理的步驟進行思考，有助于識別各類利益相關人的利益。
2）規劃溝通過程
一頁紙項目管理是為反映利益相關人的需求而創建的，溝通節奏被確定并被創建到一頁紙項目管理中。
3）管理利益相關人的期望過程
項目經理可以通過一頁紙項目管理來管理利益相關人的期望，使期望變得簡單明了。
一頁紙項目管理展示了做什么、誰來做、要多長時間和多少成本，并強調了為什么和下一步會怎樣。
利益相關人喜歡一頁紙項目管理，因為他們隨時都能知道更多想知道的——在一頁紙上。
4）報告績效過程
一頁紙項目管理就是績效報告，對于成本、任務、進度和風險，它提供計劃與實際的對比。
準備一頁紙項目管理并不困難或費時間，但是利益相關人愿意閱讀。
5）發布信息過程
一頁紙項目管理準確、公正，易于用印刷或數字模式發布，可以在網上或視頻會議中清晰地引用。
好了，我們已經知道了《一頁紙項目管理》的邏輯，相信大家也一定感受到了這個工具在管理項目過程當中所能發揮的作用，那就將這個工具用在工作中吧，一定會有更多發現。
如果想聽聽項目管理大咖是如何在項目中制作和使用一頁紙項目管理的，可以聽聽王旭老師的分享喲。
推薦幾本項目管理的書籍，要比較實用的
項目管理實戰必讀十本書
一、《娓娓道來，高效項目管理100法》 推薦星級：5星
二、《漫畫中國式項目管理》 推薦星級：5星
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五、《項目經理枕邊書》 推薦星級：4星半
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