Excel工作簿優化技巧有哪些

Excel工作簿優化技巧有哪些

工作表中如果存在大量的細小圖形對象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel 肥胖癥”。可以使用下面兩種方法來檢查Excel 工作表是否存在這種癥狀。以下是小編為您帶來的關于Excel 工作簿優化技巧，希望對您有所幫助。

1 工作表中存在大量的細小圖形對象

工作表中如果存在大量的細小圖形對象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel 肥胖癥”。可以使用下面兩種方法來檢查Excel 工作表是否存在這種癥狀。

(1)在工作表中按鍵調出“定位”對話框，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“對象”項，單擊“確定”，如圖1 所示。然后觀察工作表上是否會顯示很多被選定的對象。

如果工作簿中包含多個工作表，需要在每個工作表中用這種方法進行查找。關于“定位”功能的更多技巧，請參閱技巧28。

注意：隱藏列或行中的對象利用這種方法無法被看到。

(2)用VBA 對工作簿中的對象進行計數，查看在每個工作表中實際存在的對象數量，如果此數量不合理，就說明有問題。按打開VBA 編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”來插入一個新模塊，默認情況下為“模塊1”，然后在模塊1 的代碼窗口中輸入以下代碼：

Sub CountShapes()

Dim n As Double

Dim ws As Worksheet

Dim Content As String

For Each ws In Worksheets

n = ws.Shapes.Count

Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 有" & n & " 個對象" & vbCrLf

Next

MsgBox Content

End Sub

最后，按F5 鍵來運行這段代碼，就能看到檢查結果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對象，如圖2 所示。

如果確認在工作表中存在大量的對象，而用戶并不需要它們，可以用兩種方法來處理：

(1)剛才的定位方法中，當對象全部處于被選擇狀態時按鍵刪除它們即可。

(2)使用宏在多個工作表中更加精確地刪除這些無用對象。比如，可以根據需要只刪除高度和寬度都小于14.25 磅(0.5 cm)的對象。

只刪除活動工作表中特定大小的對象的代碼為：

Sub DelShapes()

Dim sp As Shape, n

For Each sp In ActiveSheet.Shapes

If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then

sp.Delete

n = n + 1

End If

Next sp

MsgBox "共刪除了" & n & "個對象"

End Sub

刪除所有工作表中的特定大小的對象的代碼為：

Sub DelAllShapes()

Dim ws As Worksheet

Dim sp As Shape

Dim n As Double

Dim Content As String

For Each ws In Worksheets

For Each sp In ws.Shapes

If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then

sp.Delete

n = n + 1

End If

Next

Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 刪除了" & n & " 個對象" & vbCrLf

n = 0

Next

MsgBox Content

End Sub

這些令人疑惑的對象的產生原因可能有以下幾個。從網頁上復制內容后直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼。無意中使用繪圖工具欄的直線工具或其他繪圖工具，不知不覺中在工作表中插入了小的直線或其他圖形對象，由于尺寸很小，于肉眼幾乎無法看到。而后，又通過單元格的復制產生了大量的小繪圖對象。在工作表中插入了圖片或其他繪圖對象，操作中又將其高度寬度設為0 或很小的值，通過復制產生了大量的對象。

在行或列的位置中插入了繪圖對象，對象的屬性為“大小位置隨單元而變的(默認的)”，然后隱藏行或列，或設置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對象不能看到。工作表中的對象設置了不可見屬性(Visible=false)，或對象的線條與填充色均設與背景色相同，使對象無法被看到。

2 工作表中在較大的區域內設置了單元格格式或者條件格式

仔細觀察工作表滾動條，如果滑標很小，且拖動滑標向下到底，可以到達很大的行號或列標，可是工作表中實際使用到的區域很小，如圖3 所示。這就說明，有相當大一塊區域可能被設置了單元格格式或者條件格式，這些并沒有被用到的單元格，能對文件體積產生很大的影響。

解決辦法如下。單擊到真正需要的行號的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行(也可以在名稱框中輸入行號如2000∶65536)，單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”(或全部)。同理，也可以清除多余列的格式。

有時，用戶確實需要為工作表中空白的區域預設格式，以備將來增加數據之用，但一定要使用正確的方法，否則就會造成大量用不到的區域被預設了格式，徒增文件體積。

如果需要在一行或一列的很大范圍設置統一的單元格格式，可以選擇整行或整列設置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨設置格式。前者不會造成文件體積虛增的問題，而后者會增加文件體積。試驗一下在兩個Excel 文件里面分別對A1∶A65536 設置單元格格式和對A∶A 設置單元格格式，目的都是為A 列設置格式，但最終文件的體積相差100 倍以上。

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