不用Excel也能繪制甘特圖，做項(xiàng)目管理進(jìn)度表？

本文關(guān)于不用Excel也能繪制甘特圖，做項(xiàng)目管理進(jìn)度表？

疫情反復(fù)，不少人居家辦公，最大的問題就是項(xiàng)目溝通協(xié)作難和時(shí)間管理差、效率低了。

每一次的項(xiàng)目溝通都需要花費(fèi)大量的時(shí)間，需要不斷的會(huì)議同步進(jìn)度信息，麻煩不說，效率也大大降低；

明明在公司花上2-3個(gè)小時(shí)就能搞定的事情，在家至少需要一天才能全部完成；
......

能否通過其他方法，快速提高工作效率，完成更多事情？

不慌，用甘特圖可以讓你團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目協(xié)作省時(shí)省力！

嚴(yán)格來說，甘特圖最開始并不屬于時(shí)間管理的方法，而是項(xiàng)目管理的范疇。

但在工作效率和時(shí)間管理領(lǐng)域，甘特圖絕對(duì)是元老級(jí)別的存在。

它通過條狀圖來顯示項(xiàng)目、進(jìn)度和時(shí)間進(jìn)展的情況，協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目總目標(biāo)層層拆解，將任務(wù)分配到個(gè)人，確定每個(gè)任務(wù)的時(shí)間，依賴關(guān)系及里程碑，傳達(dá)項(xiàng)目狀態(tài)或計(jì)劃，確保項(xiàng)目保持在正軌上。

伙伴云甘特圖

對(duì)于項(xiàng)目管理來說，甘特圖一般包含工作事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、交付時(shí)間、時(shí)間跨度等幾個(gè)維度，清晰展示整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度。

所以，一款優(yōu)秀的甘特圖至少應(yīng)該呈現(xiàn)如下信息：

1. 您需要完成哪些任務(wù);
2.哪些團(tuán)隊(duì)成員正在處理特定任務(wù)；
3. 任務(wù)需要完成的優(yōu)先級(jí)順序;
4. 每個(gè)任務(wù)應(yīng)花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間;
5.項(xiàng)目開始和結(jié)束的時(shí)間；
6. 在項(xiàng)目期間完成了多長(zhǎng)時(shí)間的任務(wù)
......

二、想要搞定甘特圖，先搞懂項(xiàng)目時(shí)間管理

一般項(xiàng)目管理通過甘特圖來顯示項(xiàng)目中各過程的進(jìn)展情況。清楚了甘特圖的概念后，我們就可以制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃了。

制定計(jì)劃是一種能力，對(duì)甘特圖的掌握也不可能一蹴而就。

一般的項(xiàng)目時(shí)間管理流程可以分為：規(guī)劃進(jìn)度管理，定義活動(dòng)，排列活動(dòng)順序，估算活動(dòng)資源和歷時(shí)，制訂進(jìn)度計(jì)劃，控制進(jìn)度。

1. 設(shè)計(jì)進(jìn)度管理計(jì)劃

記錄你將如何制定、管理、 執(zhí)行和控制項(xiàng)目進(jìn)度表。 這份計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的， 也可以是非正式、概括性的， 具體取決于項(xiàng)目需求。

2. 定義進(jìn)度活動(dòng)

還記得分解項(xiàng)目范圍的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）嗎？

工作分解結(jié)構(gòu)法（ Work Breakdown Structure，縮寫：WBS ）是一個(gè)描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)的工具，它以項(xiàng)目結(jié)果為導(dǎo)向，將抽象的概念或任務(wù)分解成具體工作。

工作分解結(jié)構(gòu)的最底層稱為工作包， 是具體的項(xiàng)目可交付成果。 此階段可以將每個(gè)工作包分解為活動(dòng)， 明確需要完成的工作。

3. 排列活動(dòng)順序

活動(dòng)順序是根據(jù)任務(wù)之間的關(guān)系確定的。 例如，活動(dòng) A 完成后活動(dòng) B 才能開始。 除了第一個(gè)活動(dòng)和最后一個(gè)活動(dòng)， 每個(gè)活動(dòng)都應(yīng)至少與一個(gè)先行活動(dòng) 和一個(gè)后續(xù)活動(dòng)相連。添加所有活動(dòng)關(guān)系后， 就得到了項(xiàng)目工作發(fā)生順序的邏輯序列。

4. 估算活動(dòng)資源和用時(shí)

預(yù)估所需資源（包括人員、設(shè)備和材料）的數(shù)量和類型 。然后，你可以利用對(duì)資源的預(yù)估來判斷完成這些活動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間。

5. 根據(jù)活動(dòng)順序和預(yù)估制定進(jìn)度表

可以使用多種方法，如關(guān)鍵路徑法、關(guān)鍵鏈法等。 無論使用哪種計(jì)劃方法， 最終結(jié)果是制定反映項(xiàng)目中每項(xiàng)活動(dòng)最早、 最晚的開始日期和結(jié)束日期的進(jìn)度表。 通常需要反復(fù)多次才能制定出現(xiàn)實(shí)的進(jìn)度表， 但最終你會(huì)制定出項(xiàng)目的基準(zhǔn)進(jìn)度表。

6. 控制進(jìn)度

項(xiàng)目工作開始后， 你需要監(jiān)督進(jìn)度及進(jìn)度表的變化， 從而發(fā)現(xiàn)針對(duì)基準(zhǔn)的偏差。 然后你可以采取糾正措施， 將進(jìn)度重新拉回正軌。

進(jìn)行進(jìn)度控制的依據(jù)有： 工期管理計(jì)劃、進(jìn)度績(jī)效報(bào)告、變更申請(qǐng)批準(zhǔn)、工作制度安排等。

三、教你5分鐘繪制一張有逼格的甘特圖

相信大多數(shù)人有用Excel繪制甘特圖的習(xí)慣，不過它的缺點(diǎn)也很明顯，不能實(shí)時(shí)同步，比較適合小型項(xiàng)目，且成員較少的情況。

所以，是時(shí)候給你安利下伙伴云的視圖功能之一——甘特圖！

下面這兩張是我用伙伴云制作出來的甘特圖，別的咱先不說，就這顏值也是愛了愛了！

1、甘特圖的基礎(chǔ)操作

前置條件：表格中必須要有開始日期、結(jié)束日期字段，才能使用甘特視圖。如果想在甘特圖中展示任務(wù)進(jìn)度，也需要進(jìn)度字段。

第一步，創(chuàng)建甘特視圖

點(diǎn)擊頂部視圖欄的【創(chuàng)建視圖】，選擇甘特視圖，并輸入視圖名稱。

你可以按照需要選擇個(gè)人視圖（只有個(gè)人可以查看）和公共視圖（工作區(qū)所有成員都可以查看）。

第二步，設(shè)置甘特圖

選擇要作為甘特圖中任務(wù)條開始日期、結(jié)束日期、進(jìn)度的字段。

（對(duì)于工作區(qū)管理員、表格管理員，可以在設(shè)置甘特圖時(shí)直接創(chuàng)建新的開始日期、結(jié)束日期、進(jìn)度字段）

第三步，外觀設(shè)置

點(diǎn)擊外觀設(shè)置，可以調(diào)整任務(wù)條的顯示內(nèi)容、頭像、顏色。

可讓任務(wù)條跟隨某個(gè)單選項(xiàng)字段（比如任務(wù)狀態(tài)）的顏色同步顯示，讓任務(wù)完成進(jìn)度、重要程度、優(yōu)先級(jí)等信息通過顏色來直觀呈現(xiàn)。

也可以自定義任務(wù)條顯示的標(biāo)題內(nèi)容以及用戶頭像，用于呈現(xiàn)任務(wù)的關(guān)鍵信息和執(zhí)行人。

第四步，字段設(shè)置

點(diǎn)擊字段設(shè)置，可以選擇甘特圖左側(cè)表格中需要顯示的字段。這樣，甘特圖的基本雛形就已經(jīng)有了～

2、“高逼格”進(jìn)階操作版本

任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)才能真正體現(xiàn)甘特圖項(xiàng)目進(jìn)度管理的重要性，找到項(xiàng)目執(zhí)行的最佳路徑，所以小編還準(zhǔn)備了高階教程。請(qǐng)接著往下看！！！

（1）使用甘特圖建立任務(wù)間的依賴關(guān)系

點(diǎn)擊任務(wù)條后的按鈕，拖拽連接線，可以在多個(gè)任務(wù)之間建立緊前、緊后關(guān)系，也稱為前置任務(wù)與后置任務(wù)，方便查看項(xiàng)目執(zhí)行的路徑。

（2）快速修改任務(wù)起止時(shí)間

拖拽任務(wù)條兩側(cè)即可修改任務(wù)開始、結(jié)束時(shí)間，對(duì)于日期異常的任務(wù)也會(huì)有特別提示。

（3）快速更新任務(wù)進(jìn)度

拖拽任務(wù)條下方的進(jìn)度手柄，即可快速修改任務(wù)完成進(jìn)度。同時(shí)，任務(wù)所在分組的總進(jìn)度也會(huì)實(shí)時(shí)計(jì)算更新。

（4）切換時(shí)間線維度

點(diǎn)擊右上角單位，即可在周/月/季/年間切換甘特圖時(shí)間維度，跨度再長(zhǎng)的任務(wù)也能盡收眼底。

（5）創(chuàng)建“里程碑”

在周/月維度的時(shí)間線上，點(diǎn)擊時(shí)間線上任一日期，即可創(chuàng)建“里程碑”，方便對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行把控。

幾步通關(guān)，輕松搞定，再繁雜的項(xiàng)目，也能輕松應(yīng)對(duì)！這么一款好用的甘特圖制作工具，你愛了嗎？

上述就是小編為大家整理的不用Excel也能繪制甘特圖，做項(xiàng)目管理進(jìn)度表相關(guān)內(nèi)容。

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