想成為時間管理大師？GTD時間管理法了解下

本文關于想成為時間管理大師？GTD時間管理法了解下。

人的記憶和注意力集中是很有限的，沒法同時記著和做著很多事情。工作拖延低效、繁瑣無序，很大部分原因在于不懂得時間管理。

時間管理中有一個重要的方法，即GTD時間管理法。

GTD即Getting Things Done，大白話就是：把事兒做完。它的核心在于按個人需要順暢而不失靈活地處理待辦事項，讓你既能順利完成，同時游刃有余。

GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。為了方便記憶，我把五個核心原則歸納為GTD三步法。

第一步：清空你的大腦內存（收集、整理）
第二步：把任何任務和項目具體成行動（組織）
第三步：執行并且回顧（回顧、執行）

第一步：清空你的大腦內存

為什么要清空你的大腦內存？這就提到蔡加尼克效應了。

蔡格尼克記憶效應（Zeigarnik effect），指人們對于尚未處理完的事情，比已處理完成的事情印象更加深刻。

比如你有一件今天必須完成的任務，同時又有個想看的電影，正常應該先完成任務再看電影。否則，這個“未完成的任務”就會一直困擾你，讓你看電影也不痛快。

因為蔡加尼克效應的存在，大腦更容易記住那些未完成的任務，并且牽扯著我們的注意力。

GTD的第一件事，是收集。把任何需要跟蹤處理的事情都放在“收集箱”，用外接硬盤去處理，而不是用自己的大腦去處理信息。

我們要養成日常收集記錄的好習慣，逐一清點大腦里的這些事務，把想到的所有事情，全部列舉出來，并記錄下來。這里，推薦你利用一些高效的辦公工具。比如伙伴云表格、one note、印象筆記、電子便簽等。

注：以上表格圖均來自伙伴云表格。

把所有事件收集起來后，接下來就是整理了。你需要對這上面的每一個事情，進行五個判斷，并根據情況把任務進行細分。

以下是信息判斷和整理的流程圖：

綜合概括下重要知識點：

最開始的清單，收集了你腦海中的所有任務，叫做收集箱
可能要做的事，愿望清單
無法一步搞定的事，項目清單
需要別人去做的事，等待清單
沒有特定時間的事，執行清單
你可能去做的事，任務清單
有特定時間的事，日歷

整理過程中，最好需要堅持三個原則：兩分鐘原則、四象限整理法、每日事物處理的1-3-5規則。

1、兩分鐘原則

任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

2、艾森豪威爾定律

我們把每天要做的事情根據重要和緊急程度分成四個象限，這種分類方式被稱為艾森豪威爾矩陣。
它依據“重要”和“緊急”程度，將任務分為四類：

第一象限的任務毋庸置疑很重要，而且有明確的臨近期限，理所當然應該獲得最高優先級，立刻著手行動；

第二象限的事由于不緊急，就容易被忽略，因為總有那些“重要而緊急”的事情占據了我們的注意力—直到把它們拖成了“重要且緊急”，因此應當重點關注。

第三象限的事項無關緊要，完全可以忽略。如果真的安排了時間優先做這一部分，很可能是在避重就輕，陷入拖延；

第四象限是讓我們看起來碌碌無為的罪魁禍首，所以要盡可能少做，或安排別人去做，把時間留給重要的事情。

落實到操作層面，我們可以利用多人協同工具——伙伴云表格進行多任務管理。

如下圖所示，我們可以將任務的優先級別按照四象限方式進行區分；或者通過P0、P1、P2、P3...進行劃分；再簡單點的話，還可以直接用高、中、低來區別，最后再用不同的顏色進行標記。

圖片來源：伙伴云表格

3、1-3-5規則

在使用2分鐘法則和四象限法則后，做每日計劃時，可以遵循1-3-5規則。

每天列出所有你需要做的事，然后，你每天的目標就是完成1件大事，3件不大不小的事，以及5件小事。千萬不要高估自己的能力，根據數據統計，人每天處理三件重要的事，已經可以稱之為高效了。

在結束一天的工作時，你要界定好第二天的1-3-5，這樣你就做好了準備，第二天早上可以立即可以進入工作狀態。

第二步：把任何任務和項目具體成行動

在把事件做了初步整理后（處理完2分鐘搞定的項目，刪除不需要做的項目；委派別人可以代為處理的項目和事件后），我們可以把項目根據分類放入以下三個清單。

1.下一步行動清單：單一事件可以直接列入行動清單；如果一個事件可能涉及很多的步驟和行動，我們稱之為“項目”。雖然步驟很多，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”列表上。然后我們使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個項目都有一個下一步的行動進行下去。

2.等待清單：等待清單的事件指，現有資源不足以支持采取下一步行動，事件要不需要他人協助，要不需要等待外部事件和資源。針對等待清單事件，應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經可以采取行動或者需要發出一個提醒。

3.將來/可能清單：這些事情你需要在某個點去做，但是不是馬上。例如：“學習英文”，或者“出國旅游”等；可以在你的清單賬戶中，設定一個愿望清單，把你所有想實現的愿望都記錄下來，放到愿望清單里。適時回顧并且完成。

第三步：執行并且回顧

如果你把你的時間都花在組織工作，而不去執行它們，那么所有的GTD系統都是不好用的！

做比想重要，先完成再完美 ！！

在執行過程中，如果遇到多任務管理等諸多繁瑣的事情，也可以交給工具做。

1、日歷視圖：隨時調整日程安排，節點清晰、任務進度全掌握

如果你有很多尚未確定時間的任務需要安排，那么嘗試在日歷視圖下完成這項工作吧。直面日歷，可以最為直觀的看到一周或者一月內所有已創建日期的任務，幫助你更好地統攬全局、合理規劃。

伙伴云日歷視圖功能，可以把工作寫進“日歷”，按天、周、月安排日程；點擊事項即可查看詳情，一眼get待辦清單。還可以通過看頭像確認負責人，進度流程人人有數，任務安排有條不紊！

圖片來源：伙伴云-日歷視圖

2、看板視圖：可視化看板，把控任務整體進度

對于一些需要輕度團隊協作的項目清單，通過項目進度表或者項目看板的形式，將任務指定給小伙伴，就比較輕便。

伙伴云看板視圖，就可以很好的做到這一點。

更多維度的任務分解：看板新增了一個分類層級——分組，你可以借此優化你的清單管理結構。

更加直觀的信息展示：在看板上，工作項的進展、優先級和交付日期等信息一目了然，管理人員能夠更科學地組織和調配工作流中的人、事、物。

更具象化的進度監控：看板有利于使用者及時檢視與跟蹤復雜項目的各個環節。推薦你優先展示核心內容，集中精力先處理這些部分。

圖片來源：伙伴云-看板視圖

打開【側邊欄打開】設置，一旦選中xx狀態下的xx任務，右側會自動顯示該xx任務的詳細信息，不用返回到原表格了，省時省力。

圖片來源：伙伴云-看板視圖

3、卡片視圖：項目資料大圖更清晰

高清圖片分組展現，在卡片視圖下，你可以自行設置卡片封面上所展示的信息，點擊封面即可預覽or編輯內容，用來做重點任務的呈現，是非常不錯的選擇。

4、數據分析圖表，輔助復盤回顧

最后，我們需要按日回顧、周回顧、月回顧來總結GTD系統。

一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

如果你不至少每天或者只要你有時間就回顧檢查，那么你的行動和提醒的列表將會變的毫無用處。
這里，可以利用伙伴云儀表盤進行輔助復盤總結。

儀表盤中的篩選組件，可以動態篩選相關數據。比如我們可以統計下xx部門xx時間內的任務整體完成情況、個人任務的完成情況、任務完成進度...

圖片來源：伙伴云-儀表盤

總之，能堅持用GTD時間管理法的人，能力都不會太差。

上述就是小編為大家整理的想成為時間管理大師？GTD時間管理法了解下相關內容。

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