實(shí)用Excel技巧分享：制作動(dòng)態(tài)的甘特圖（excel甘特圖制作教程）

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甘特圖主要用于展示工作進(jìn)度狀態(tài)。以可視化方式，顯示階段列表、階段在時(shí)間上的先后順序和階段持續(xù)時(shí)間。這樣可以直觀地看出某一階段何時(shí)進(jìn)行、進(jìn)展和預(yù)期的對(duì)比，便于項(xiàng)目管理者實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展。甘特圖用途廣泛，在建筑、汽車、IT、化工、機(jī)械等領(lǐng)域都有應(yīng)用。

制作甘特圖的軟件很多，如Visio、Project等專業(yè)軟件。其實(shí)用Excel也可以制作出一個(gè)帶有濃郁商務(wù)風(fēng)格的動(dòng)態(tài)甘特圖，先看看最終的效果吧：

下面用2010版本講解主要步驟。

一、數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)備

在制作甘特圖之前，需要確定一些基本信息：階段任務(wù)、開始日期、每個(gè)階段需要的天數(shù)，如上圖所示，其他空白處均由公式計(jì)算得出。

1、開始日期

公式很簡單，在B4單元格輸入=B3+C3，下拉即可：

2、累計(jì)天數(shù)

這里是SUM函數(shù)的一個(gè)經(jīng)典用法，累計(jì)求和的公式運(yùn)用，在D3單元格輸入公式

=SUM($C:C3)，下拉。

注意求和范圍的起點(diǎn)（第一個(gè)C3）使用了絕對(duì)引用，終點(diǎn)沒有使用絕對(duì)引用，這樣在公式下拉的時(shí)候，求和范圍就會(huì)依次遞增。

3、完成時(shí)間

這個(gè)公式也很簡單，在E3單元格輸入=B3+C3下拉即可。

以上是基本數(shù)據(jù)的做法，要做出一個(gè)動(dòng)態(tài)的甘特圖，還需要一些輔助數(shù)據(jù)，如下圖所示：

A12單元格是一個(gè)手動(dòng)輸入的數(shù)字，根據(jù)這個(gè)數(shù)字，利用公式計(jì)算出“已完成天數(shù)”和“未完成天數(shù)”，來看看這兩個(gè)地方的公式：

4、各階段已完成天數(shù)

H2單元格輸入公式:

然后向下填充。

簡單解釋一下這個(gè)公式的作用。

首先，計(jì)算各階段已完成天數(shù)，是固定與進(jìn)行天數(shù)A12進(jìn)行比較計(jì)算，所以公式中A12采用了絕對(duì)引用$A。

其次，公式主要用到了IF函數(shù)，通過比較某階段的累計(jì)天數(shù)（如市場調(diào)研階段累計(jì)天數(shù)D5）與A12單元格的大小來確定該階段的完成天數(shù)。如果D5<=A12，則返回第二參數(shù)C5也就是所需天數(shù)；如果D5>A12，則繼續(xù)判斷D5與A12的差是否小于需要天數(shù)C5，若小于，返回第二參數(shù)A12- N(D4)，若大于則返回0。在表格中可以看到，如果進(jìn)行天數(shù)為10，D5>10,并且D5-10=1，小于C5，所以完成天數(shù)等于A12-N(D4)=10-D4=10-8=2，也就是市場調(diào)研項(xiàng)目只進(jìn)行了2天。

這個(gè)公式是整個(gè)圖表數(shù)據(jù)中非常重要的一環(huán)，暫時(shí)不理解的話會(huì)套用即可。

5、未完成天數(shù)

這個(gè)公式就非常簡單了，I3單元格輸入=C3-H3，下拉即可。也就是未完成天數(shù)=需要天數(shù)-已完成天數(shù)。

至此，動(dòng)態(tài)甘特圖的數(shù)據(jù)源就構(gòu)造完成了。下面進(jìn)入作圖環(huán)節(jié)，各個(gè)版本的界面可能會(huì)有所不同，我們以Excel2010版進(jìn)行截圖演示。

二、基本圖表的制作

選擇A2:B9區(qū)域，按住Ctrl鍵再選擇H2:I9區(qū)域，然后插入條形圖下的堆積條形圖：

完成后效果為：

點(diǎn)擊圖表工具下的設(shè)計(jì)-選擇數(shù)據(jù)（如果沒有看到圖表工具，單擊剛才插入的圖就有了）：

在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中點(diǎn)擊“添加”按鈕：

在彈出的“編輯數(shù)據(jù)系列”對(duì)話框中，系列名稱處選擇B2單元格，系列值處將原有的內(nèi)容刪除后選擇B3:B9單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“確定”：

在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選中“開始日期”單擊“上移”按鈕將開始日期移到最上面：

接下來點(diǎn)擊“水平（分類）軸標(biāo)簽”選項(xiàng)區(qū)里的“編輯”按鈕：

軸標(biāo)簽區(qū)域選擇A3:A9單元格區(qū)域，然后單擊“確定”：

點(diǎn)擊“確定”關(guān)閉“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框：

完成后效果是這樣的：

選擇一個(gè)喜歡的圖表樣式：

比如我選擇了這個(gè)：

有些朋友可能發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，這個(gè)圖出來的順序與我們希望的正好相反，確定項(xiàng)目是第一步應(yīng)該在最上面，最終方案是最后一步，應(yīng)該在最下面。因此需要繼續(xù)進(jìn)行調(diào)整，右擊縱坐標(biāo)，從彈出的快捷菜單里選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”：

勾選“逆序類別”復(fù)選項(xiàng)，然后點(diǎn)“關(guān)閉”：

在系列“開始日期”上單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”：

填充類型選擇“無填充”：

邊框顏色選擇“無線條”：

不要關(guān)閉這個(gè)窗口，直接選擇下一個(gè)系列（已完成天數(shù)），從數(shù)據(jù)中也可以看到選中的內(nèi)容發(fā)生了變化：

對(duì)這個(gè)系列填充類型設(shè)置為“純色填充”，并設(shè)置一種喜歡的顏色：

選擇適當(dāng)?shù)念伾螅趫D中就能看到兩種顏色。如果需要對(duì)第三個(gè)系列設(shè)置顏色的話也是同樣的方法。

接下來需要設(shè)置時(shí)間軸，在圖表上方的日期那里點(diǎn)擊右鍵，選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”：

在坐標(biāo)軸選項(xiàng)中，設(shè)置最小值和最大值為固定方式，最小值輸入項(xiàng)目的開始日期，最大值輸入項(xiàng)目的結(jié)束日期：

將圖表拉寬到合適的大小，刪除右側(cè)的圖例：

我們手動(dòng)輸入這個(gè)天數(shù)，可以看到圖表會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。

至此，一個(gè)靜態(tài)的甘特圖就完成了。接下來學(xué)習(xí)如何將這個(gè)靜態(tài)的圖變成一個(gè)動(dòng)態(tài)圖表。

三、動(dòng)態(tài)圖表的完成

所謂動(dòng)態(tài)圖表，一般都使用控件按鈕來調(diào)整數(shù)據(jù)的變化，因此我們先要添加“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡。（界面中已有“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的，忽略這一步。）以2010版為例，選擇“文件”→“選項(xiàng)”命令，在“Excel選項(xiàng)”中自定義功能區(qū)，勾選右側(cè)的“開發(fā)工具”，然后單擊“確定”：

在我們的Excel工具欄中就會(huì)看到“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡的內(nèi)容了。

添加完成后，在“插入”里選擇“滾動(dòng)條（窗體控件）”按鈕：

在表格中的任意位置拖動(dòng)出一個(gè)大小適合的區(qū)域，就完成了按鈕的添加。

點(diǎn)擊右鍵，選擇“設(shè)置控件格式”：

在“控制”選項(xiàng)卡中，分別設(shè)置以下內(nèi)容：最小值1，最大值41，單元格鏈接選擇A12，點(diǎn)擊“確定”。

將這個(gè)按鈕移動(dòng)至圖表中，點(diǎn)擊按鈕就能看到效果了。

在實(shí)際應(yīng)用中，使用控件來控制甘特圖的意義并不大，更為合理的用法是使用公式=TODAY()-B3來計(jì)算進(jìn)行天數(shù)（A12）。這樣做的好處是每天打開表格看到的都是截止到當(dāng)天的進(jìn)度。

小結(jié)，通過今天的學(xué)習(xí)，我們了解到以下要點(diǎn)：

在很多圖表的制作過程中，僅僅有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要使用公式來完善輔助數(shù)據(jù)，這樣才能使圖表更加符合實(shí)際需求；

甘特圖是利用了堆積條形圖來制作的，整個(gè)過程看起來繁瑣，熟練的話也就是幾分鐘的事情，特別是其中一些常用的技巧，例如隱藏某個(gè)系列，留出空白位置，這在一些高級(jí)的圖表中是經(jīng)常用到的；

動(dòng)態(tài)按鈕的添加方法，在整個(gè)制作過程中反而是技術(shù)含量最低的，只要數(shù)據(jù)源構(gòu)建得合理，每個(gè)靜態(tài)圖都可以變成一個(gè)高大上的動(dòng)態(tài)圖表；

關(guān)于圖表的美化，這是一個(gè)最簡單也是最難的問題，因?yàn)槊總€(gè)人的審美觀都不同。筆者建議美化需把握一個(gè)基本原則：能夠有效地表達(dá)出數(shù)據(jù)的核心信息即可，不能太花哨太復(fù)雜。畢竟圖表是為了更直觀地體現(xiàn)數(shù)據(jù)，為經(jīng)營決策提供幫助，而不是電腦繪畫比賽。

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