Word2003實(shí)用技巧單欄輕松變多欄

平時(shí)我們?cè)谥谱鞅砀駮r(shí)難免會(huì)碰到一些列數(shù)特別少的表格，比如學(xué)生的單科成績(jī)列表，一般就只有3列，如果直接打印我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)表格只占了紙張左側(cè)的一部分，剩下大半頁(yè)的空間浪費(fèi)了，也很不美觀。此時(shí)若能在同一頁(yè)中分欄并排多列表格再打印，不僅可節(jié)省紙張看起來(lái)也比較美觀。下面筆者就分別介紹一下在Word和Excel中的操作。臨時(shí)抱佛腳我用Word如果我們只是臨時(shí)需要處理某個(gè)表格，那么借助Word就可以非常快捷的完成頁(yè)面調(diào)整，包括將Excel中的表格復(fù)制到Word中處理。在Word 2003中選中全部表格，單擊菜單“格式/分欄”，在彈出“分欄”對(duì)話框中選擇每頁(yè)要打印的表格分欄數(shù)，并適當(dāng)設(shè)置分欄間距（如），然后選中表格的標(biāo)題行，單擊菜單“表格/標(biāo)題行重復(fù)”，讓標(biāo)題行重復(fù)出現(xiàn)在每欄上就行了。在Word中我們還可以在最后一頁(yè)中平均分欄中表格的行數(shù)。把輸入光標(biāo)定位到最后一頁(yè)的最后，單擊菜單“插入/分隔符”，在彈出的對(duì)話框內(nèi)單擊選中“連續(xù)”單選項(xiàng)，確定退出，這樣最后一頁(yè)的內(nèi)容將自動(dòng)平均各欄高度。一勞永逸還靠ExcelWord中的操作雖然簡(jiǎn)單，但是每次修改表格數(shù)據(jù)后打印都得重復(fù)設(shè)置，對(duì)于需要經(jīng)常修改的人來(lái)講就不如Excel中的一勞永逸的設(shè)置方便了。首先用Excel 2003打開保存數(shù)據(jù)的工作表Sheet1（如），單擊“打印預(yù)覽”確認(rèn)每頁(yè)可打印的數(shù)據(jù)行數(shù)為20。按住Ctrl鍵拖動(dòng)Sheet1工作表標(biāo)簽復(fù)制出另一張工作表Sheet1（2）。此時(shí)要把工作表Sheet1（2）中的數(shù)據(jù)全部刪除，并選中第21行以下的行把邊框設(shè)置為無(wú)邊線，這樣可以得到和原表一樣的邊框、行列、字體等格式設(shè)置。適當(dāng)調(diào)整第4列寬度以設(shè)定兩欄表格的間距，然后選中1:4列復(fù)制，再選中整個(gè)表格，單擊“編輯/選擇性粘貼”，在彈出“選擇性粘貼”窗口中選中“列寬”，單擊確定把表格A:D的列寬設(shè)置復(fù)制到其它列中。以后要重新調(diào)整分欄間距時(shí)只要重復(fù)這一操作即可。接下來(lái)的工作是讓Sheet1（2）表單能自動(dòng)根據(jù)Sheet1表單的內(nèi)容生成打印表格。切換到Sheet1（2）表單中，在A1單元格中輸入公式：=IF(A2="","",Sheet1!$A)，它表示如果Sheet1表單中的A2欄有數(shù)據(jù)，那么就在此引用Sheet1中的標(biāo)題，在B1、C1也輸入同樣的公式，不過(guò)要把公式中的“$A”分別改成“$B”、“$C”以引用相應(yīng)標(biāo)題。在A2:C2中也需要輸入公式引用前一個(gè)表格中的內(nèi)容，由于篇幅有限，我們將本文的實(shí)例放入光盤中，大家只需到光盤中打開實(shí)例，然后將Sheet1（2）表單中的公式復(fù)制到本機(jī)表單中即可。然后選中A2:D2向下拖動(dòng)填充柄復(fù)制到A21:D21單元格，完成后效果如光盤中的實(shí)例所示。　　最后只需我們?cè)O(shè)置一下格式就大功告成了。選中2:21行，單擊“格式/條件格式”，設(shè)置條件為“單元格數(shù)據(jù)等于=""”時(shí)無(wú)邊框（如），這樣沒有數(shù)據(jù)的列就不會(huì)顯示邊框了。然后單擊“打印預(yù)覽”，從頁(yè)面設(shè)置中調(diào)整左右頁(yè)邊距以得到所需的每頁(yè)打印列數(shù)，在此一定要確保頁(yè)中最后一列正好是用于分欄的空列。最后選中全部含有數(shù)據(jù)的列，不妨多選中幾列以便將來(lái)增加人數(shù)時(shí)打印，單擊菜單“文件/打印區(qū)域/設(shè)置打印區(qū)域”，再來(lái)就是直接打印了。以后我們?cè)诠ぷ鞅鞸heet1修改數(shù)據(jù)后，只要打開Sheet1（2）就可以直接進(jìn)行分欄打印，無(wú)需再做修改。只有在增加人數(shù)超出打印區(qū)域時(shí)還需要再重新設(shè)置一下打印區(qū)域而已。此外，如果需要在每頁(yè)表格上再加上一個(gè)總標(biāo)題的話，可以考慮通過(guò)設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳來(lái)實(shí)現(xiàn)

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