滿足常用財(cái)務(wù)工作需要的Excel表格數(shù)字格式設(shè)置

在公司日常的財(cái)務(wù)管理中，主要處理的數(shù)據(jù)類型就應(yīng)該是數(shù)字，通常包括產(chǎn)品數(shù)量和貨幣數(shù)量這兩個(gè)大類。這些作為財(cái)務(wù)語言的數(shù)字通常需要某種特定的表示方法，或者說是格式化形式。Excel充分考慮到財(cái)務(wù)工作者在這方面的需要，提供了多種面向財(cái)務(wù)數(shù)字的格式化設(shè)置方案。

現(xiàn)在，就將向用戶介紹3種最常用的財(cái)務(wù)數(shù)字格式化如何應(yīng)用，包括設(shè)置貨幣符號(hào)、針對(duì)計(jì)件產(chǎn)品的特點(diǎn)設(shè)置整數(shù)格式以及將阿拉伯?dāng)?shù)字表示的貨幣數(shù)量轉(zhuǎn)換為漢字大寫形式。

設(shè)置貨幣符號(hào)

不同國家的貨幣都有其特定的貨幣符號(hào)，其作用是讓人一見就看出當(dāng)前的數(shù)字是代表哪國的貨幣，而無需進(jìn)一步文字注釋。例如，當(dāng)前工作表中同時(shí)包含人民幣和美元，那么，就可以通過如下操作步驟為其匹配相應(yīng)的貨幣符號(hào)。

1、選擇人民幣數(shù)值所在的單元格，并在“開始”選項(xiàng)卡的“數(shù)字”選項(xiàng)卡中，通過“數(shù)字格式”下拉列表框來選擇“會(huì)計(jì)專用”數(shù)字格式，如圖1所示。

圖1 默認(rèn)貨幣為人民幣

2、選擇美元數(shù)值所在的單元格，單擊【會(huì)計(jì)數(shù)字格式】按鈕右側(cè)的下三角按鈕，并從下拉列表中執(zhí)行【其他會(huì)計(jì)格式】命令。然后，在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中，“分類”列表框中的“會(huì)計(jì)專用”項(xiàng)默認(rèn)已被選中，用戶只需在“貨幣符號(hào)”下拉列表框中選擇“US$”即可，并單擊【確定】按鈕，當(dāng)前單元格的貨幣符號(hào)即可變?yōu)槊涝?，如圖2所示。

圖2 為數(shù)字應(yīng)用美元貨幣符號(hào)

去掉數(shù)字格式的小數(shù)位

在統(tǒng)計(jì)可獨(dú)立成件的產(chǎn)品時(shí)，通常會(huì)使用數(shù)字格式，而且所使用的數(shù)字不應(yīng)該包含小數(shù)，要為此類數(shù)值應(yīng)用不包含小數(shù)位的數(shù)字格式，可以執(zhí)行如下操作步驟。

1、選擇包含產(chǎn)品計(jì)件統(tǒng)計(jì)數(shù)字的單元格區(qū)域，并在“數(shù)字格式”下拉列表框中選擇“數(shù)字”數(shù)字格式，該格式默認(rèn)包含2位小數(shù)，如圖3所示。

圖3 應(yīng)用“數(shù)字”數(shù)字格式

2、在“數(shù)字”選項(xiàng)組中，單擊【對(duì)話框啟動(dòng)器】按鈕，并在隨即打開的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中，將“小數(shù)位數(shù)”設(shè)置為“0”，然后，選中“使用千位分隔符”復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，完成不帶小數(shù)位的數(shù)值格式設(shè)置，如圖4所示。

圖4 去掉“數(shù)字”數(shù)字格式中的小數(shù)位

將貨幣數(shù)字轉(zhuǎn)換為大寫形式

在一些重要的會(huì)計(jì)憑證中，會(huì)要求將阿拉伯?dāng)?shù)字表示的貨幣數(shù)量轉(zhuǎn)換為大寫漢字形式，這種方式可以有效保證貨幣數(shù)值不會(huì)被惡意篡改。要將某個(gè)現(xiàn)有的貨幣數(shù)字轉(zhuǎn)換為大寫中文形式，可以選中目標(biāo)單元格，并打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。然后，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中，選擇“特殊”項(xiàng)，并在右側(cè)的“類型”列表框中，選擇“中文大寫數(shù)字”項(xiàng)，如圖5所示。

圖5 選擇“中文大寫數(shù)字”項(xiàng)

單擊【確定】按鈕，原先的阿拉伯?dāng)?shù)字就會(huì)立刻轉(zhuǎn)換為中文大寫數(shù)字格式，如圖6所示。

圖6 從阿拉伯?dāng)?shù)字到中文大寫數(shù)字

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