使用Excel表格的記錄單功能輕松處理工作表中數據的方法

記錄單是將一條記錄分別存儲在同一行的幾個單元格中，在同一列中分別存儲所有記錄的相似信息段。使用記錄單功能可以輕松地對工作表中的數據進行查看、查找、新建、刪除等操作。下面就利用記錄單的功能填寫“考試成績”表中的數據，其具體操作步驟如下。

1、打開Excel工作簿，單擊【Office按鈕】，在隨即打開的下拉菜單中單擊【Excel選項】按鈕，打開“Excel選項”對話框。單擊左側導航欄中的【自定義】按鈕，在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中，選擇“不在功能區中的命令”，在左側列表框中選擇“記錄單”，然后單擊【添加】按鈕，將其添加到右側列表框中，單擊【確定】按鈕關閉對話框，此時，【記錄單】命令就被添加到快速訪問工具欄中了，如圖1所示。

圖1 將“記錄單”命令添加到快速訪問工具欄

2、選中“考試成績”表中的任意單元格，單擊快速訪問工具欄中的【記錄單】按鈕，打開“成績表”記錄單，如圖2所示。在該對話框中將自動把數據清單的列標題作為字段名，用戶可以逐條地輸入記錄，按【Tab】鍵或是【Shift】+【Tab】組合鍵可以在字段之間向后或向前切換。每輸入一條記錄，單擊【新建】按鈕可將記錄寫入工作表中。

圖2 打開“成績表”記錄單

3、單擊【上一條】或【下一條】按鈕，可以查看工作表中的上一條或下一條信息。

4、單擊【刪除】按鈕，可刪除某條記錄。

圖3 利用記錄單刪除數據

5、單擊【條件】按鈕，將自動清空記錄，同時【條件】按鈕變為【表單】按鈕，此時用戶輸入某一條件，記錄單將自動定位至包含該條件的記錄，并顯示記錄的詳細信息。例如，在“姓名”文本框中輸入“李江”，按【Enter】鍵，“成績表”記錄單將顯示“李江”所有成績的詳細信息，如圖4所示。

圖4 輸入條件查找記錄

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