使用Excel的“數據有效性”功能檢查數據錄入錯誤的方法

在Excel工作表中記錄數據時，難免會出現錄入上的錯誤，而這樣的錯誤有時會給后續工作帶來相當大的麻煩，甚至給公司帶來巨大損失。為此，許多工作人員都在尋找一種能夠使錄入上錯誤降至最少的有效途徑，其實，Excel本身所提供的“數據有效性”功能，就是解決這一問題的最佳手段。

(1)使用Excel 2010打開工資表，選中“基本工資”列中的數據，然后在“數據”選項卡的“數據工具”選項組中單擊【數據有效性】按鈕，打開“數據有效性”對話框。首先在“允許”下拉列表框中選擇“整數”，設置“最小值”為“2000”，最大值為“5000”(假設，公司規定基本工資在2000元至5000元之間)。

(2)在“出錯警告”選項卡中，將“樣式”設置為“警告”，“標題”為“數據輸入有誤”，“錯誤信息”為“基本工資應在‘2000至5000元’之間，請檢查數據，重新輸入!”。

(3)單擊【確定】按鈕關閉對話框，數據有效性設置完畢。此時，可在“數據工具”選項組中，單擊【數據有效性】按鈕旁的下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執行【圈釋無效數據】命令，系統即可將“基本工資”中錯誤的數據快速地標記出來。

(4)修改錯誤數據，若輸入的數據小于2000或大于5000，則會彈出警告對話框，提示您輸入數據無效，從而避免再次輸入錯誤數據。

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