Excel分類匯總怎么用的6個操作，含兩個字段匯總與匯總結(jié)果的復(fù)制、排序和刪除及排序與篩選為什么呈灰色

在 excel 中，分類匯總可用分類匯總功能、數(shù)據(jù)透視表和公式。其中分類匯總功能可以在原表匯總，它可完成一個字段、兩個字段或兩個以上字段的匯總，但匯總前要排序、匯總沒有后面兩個靈活與不能完成復(fù)雜的匯總。數(shù)據(jù)透視表匯總需要把表格創(chuàng)建到數(shù)據(jù)透視表，它功能強大、匯總簡單方便，能完成滿足各種要求的匯總。公式匯總靈活，能按照各種條件匯總且可把匯總結(jié)果提取出來，但寫公式復(fù)雜。本篇將先介紹用Excel分類匯總功能匯總，另外兩種匯總方法在下一篇介紹。

用Excel分類匯總功能操作分為對選定字段匯總，復(fù)制匯總結(jié)果，對匯總結(jié)果排序及刪除。有時分類匯總會遇到，排序和分類匯總都呈灰色不可用，這是什么原因？下面從此問題開始進行分類匯總的探討。

一、Excel分類匯總、排序與篩選為什么呈灰色不可用

1、單擊列號 H，選中 H 列，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，排序、篩選和分類匯總都呈灰色不可用；框選 H 列有內(nèi)容的區(qū)域，排序和篩選都可用了，但分類匯總?cè)匀徊豢捎茫谎菔救鐖D1所示：

圖1

2、解決方法。右鍵表格其中一個單元格，在彈出的菜單中依次選擇“表格”→ 轉(zhuǎn)換為區(qū)域，彈出一個詢問“是否將表格轉(zhuǎn)為普通區(qū)域”，單擊“是”，則表格轉(zhuǎn)為區(qū)域，排序、篩選和分類匯總都可用了；操作過程步驟，如圖2所示：

圖2

二、Excel分類匯總怎么用

（一）按一個字段匯總

假如要按部門分類匯總，統(tǒng)計每個部門的應(yīng)發(fā)工資，操作方法如下：

1、排序。單擊列號 B，選中 B 列，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“升序（A→Z）”圖標，打開“排序提醒”窗口，選擇“擴展選定區(qū)域”，單擊“排序”，則 B 列按升序排列，相同的部門都連在了一起，這樣便于匯總同一部門；操作過程步驟，如圖3所示：

圖3

2、分類匯總。選中表格任意一個單元格，按住 Alt，依次按一次 A 和 B（或選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊屏幕右上角的“分類匯總”），打開“分類匯總”窗口，“分類字段”選擇“部門”，“匯總方式”選擇“求和”，勾選要匯總的項“應(yīng)發(fā)工資”，其它的保持默認設(shè)置，單擊“確定”，則匯總出各部門的“應(yīng)發(fā)工資”；操作過程步驟，如圖4所示：

圖4

“替換當前分類匯總”用于已經(jīng)分類匯總過再次分類匯總把之前的分類匯總替換為當前分類匯總。

“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”指把匯總結(jié)果顯示在每類數(shù)據(jù)的下方，如演示中把匯總結(jié)果顯示在每個部門下方；如果不勾選，則匯總結(jié)果顯示在每類數(shù)據(jù)的上方。

“每組數(shù)據(jù)分頁”指把每組數(shù)據(jù)顯示在一頁；例如按“部門”分類匯總，把每個部門的數(shù)據(jù)顯示在一頁，演示如圖5所示：

圖5

提示：如果分類匯總時提示“Microsoft Office Excel 無法確定當前列表或選定區(qū)域的哪一行包含列標簽，因此不能執(zhí)行此命令。”，是因為表格標題行有合并單元格，把合并的單元格拆分即可。

（二）按兩個字段匯總

假如要按“服裝名稱和銷售地區(qū)”兩個字段分類匯總，統(tǒng)計每種服裝和每個地區(qū)的銷量，操作方法如下：

1、把要分類匯總的兩個字段“服裝名稱和地區(qū)”分別作為“主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字”排序。選中表格其中一個單元格，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“排序”，打開“排序”窗口，“主要關(guān)鍵字”選擇“服裝名稱”，單擊“添加條件”添加一個條件，“次要關(guān)鍵字”選擇“地區(qū)”，單擊“確定”，則分別按“服裝名稱和地區(qū)”升序排序；操作過程步驟，如圖6所示：

圖6

2、分類匯總。選中表格其中一個單元格，按住 Alt，依次按一次 A 和 B，打開“分類匯總”窗口，“分類字段”選擇“服裝名稱”，其它的保持默認設(shè)置，單擊“確定”，則匯總出每種服裝的“銷量”；再次按住 Alt，分別按一次 A 和 B，打開“分類匯總”窗口，“分類字段”選擇“地區(qū)”，不勾選擇“替換當前分類匯總”，單擊“確定”，則匯總出每個地區(qū)的銷量；操作過程步驟，如圖7所示：

圖7

3、分組瀏覽。單擊屏幕左上角的 3，顯示按“服裝名稱和地區(qū)”的分類匯總結(jié)果，再單擊 2，只顯示按“服裝名稱”的匯總結(jié)果；操作過程步驟，如圖8所示：

圖8

三、Excel分類匯總結(jié)果的復(fù)制

1、單擊屏幕左上角的 2，只顯示匯總結(jié)果，單擊 A1 選中它，按住 Shift，再單擊數(shù)據(jù)區(qū)右下角最后一個單元格 D5，選中數(shù)據(jù)區(qū)；按 F5，打開“定位”窗口，單擊“定位條件”，在打開的窗口中，選擇“可見單元格”，單擊“確定”，則選中數(shù)據(jù)區(qū)的所有可見單元格，按 Ctrl + C 復(fù)制；

2、單擊工作表標簽“匯總結(jié)果”切換到該工作表，按 Ctrl + V，則僅有匯總結(jié)果被復(fù)制到新表；操作過程步驟，如圖9所示：

圖9

四、Excel分類匯總結(jié)果如何排序

1、單擊屏幕左上角的 2，只顯示按部門匯總的結(jié)果，單擊列號 D 選中 D 列，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“升序（A→Z）”圖標，打開“排序提醒”窗口，選擇“擴展選定區(qū)域”，單擊“排序”，則匯總結(jié)果按“應(yīng)發(fā)工資”升序排序，單擊屏幕左上角的 3，顯示所有內(nèi)容，每行數(shù)據(jù)也隨著匯總結(jié)果排序了；操作過程步驟，如圖10所示：

圖10

2、如果按兩個字段分類匯總，也只能對第一個字段（即分組的 2 級）的匯總結(jié)果排序。

五、Excel分類匯總結(jié)果的刪除

1、選中表格任意一個單元格，按住 Alt，分別按一次 A 和 B，打開“分類匯總”窗口，單擊“全部刪除”，則分類匯總結(jié)果被刪除；操作過程步驟，如圖11所示：

圖11

2、提示：如果用“全部刪除”無法刪除，把 Excel 關(guān)閉再重新打開再次刪除；如果仍然無法刪除，把所有打開的 Excel 都關(guān)閉，然后再重新打開；如果還不行，重啟系統(tǒng)再嘗試刪除；如果還不行，用上面的“分組瀏覽”方法只顯示分類匯總結(jié)果，然后按住 Alt，一行行的選中匯總結(jié)果，注意不要選中收縮隱藏的行，全部選中后，右鍵它們，在彈出的菜單中選擇“刪除”。

以上介紹的是用Excel分類匯總功能匯總，如果不能完成所需的匯總，可以用數(shù)據(jù)透視表和公式匯總，具體參考《Excel 分類匯總按年、月和周且用數(shù)據(jù)透視表與公式實現(xiàn)，并把匯總結(jié)果提取出來》一文。

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