業(yè)務(wù)解決方案，改進(jìn)業(yè)務(wù)報(bào)告程序

業(yè)務(wù)解決方案，改進(jìn)業(yè)務(wù)報(bào)告程序

在我們的業(yè)務(wù)延遲和為企業(yè)提供的解決方案系列的第五部分中，我們將重點(diǎn)關(guān)注生成和分發(fā)報(bào)告。

注意：報(bào)告分發(fā)可以分為兩類(lèi)；計(jì)劃的報(bào)告（根據(jù)周期性定期計(jì)劃生成和分發(fā)的報(bào)告）和觸發(fā)的報(bào)告（僅在存在某些業(yè)務(wù)條件時(shí)生成和分發(fā)的報(bào)告）。

例子：

以下是組織在日常業(yè)務(wù)中通常需要的所有報(bào)告示例。如果手動(dòng)運(yùn)行（即，如果員工有責(zé)任運(yùn)行和分發(fā)報(bào)告），則該流程將包含不必要的延遲。

每天早上9點(diǎn)需要生成每日“打開(kāi)客戶(hù)服務(wù)電話(huà)”報(bào)告，并將其通過(guò)電子郵件發(fā)送給客戶(hù)服務(wù)經(jīng)理和銷(xiāo)售經(jīng)理。需要每天生成“過(guò)期活動(dòng)”報(bào)告，并每天早晨通過(guò)電子郵件發(fā)送給每個(gè)有過(guò)期活動(dòng)的銷(xiāo)售人員。每周一次，應(yīng)為管道中預(yù)期銷(xiāo)售額少于$ 50,000的任何銷(xiāo)售人員生成報(bào)告。該報(bào)告通過(guò)電子郵件發(fā)送給銷(xiāo)售經(jīng)理需要每天生成“項(xiàng)目管理”報(bào)告，并通過(guò)電子郵件發(fā)送給組織內(nèi)的100多名員工。每周一次，任何擁有逾10,000美元逾期應(yīng)收款的客戶(hù)應(yīng)收到一份匯總發(fā)票，其中列出了所有逾期付款。每當(dāng)將新訂單輸入到系統(tǒng)中時(shí)，都應(yīng)將“訂單確認(rèn)”報(bào)告發(fā)送給相應(yīng)的客戶(hù)。

業(yè)務(wù)影響：

一個(gè)組織有一個(gè)或多個(gè)人的工作（很幸運(yùn)）主要是在這個(gè)時(shí)候，他們的工作包括為經(jīng)理或主管運(yùn)行無(wú)數(shù)報(bào)告。專(zhuān)門(mén)的商業(yè)軟件，自動(dòng)報(bào)告分發(fā)應(yīng)用程序（和/或商業(yè)報(bào)告應(yīng)用程序的附加模塊）相當(dāng)廣泛，并且通常價(jià)格很便宜。但是，標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表分發(fā)應(yīng)用程序失敗的地方在于無(wú)法自行確定是否應(yīng)生成報(bào)告，以及（如果需要）自定義報(bào)告應(yīng)查找的數(shù)據(jù)以及應(yīng)將報(bào)告發(fā)送給誰(shuí)。

但是，讓我們從上一個(gè)列表的第一個(gè)示例“ Open Service Calls”報(bào)告開(kāi)始。顯然，運(yùn)行此類(lèi)報(bào)告并交付給適當(dāng)?shù)氖占说娜蝿?wù)不是對(duì)“人力”的充分利用。因此，人們希望大多數(shù)需要運(yùn)行此類(lèi)報(bào)告的組織都可以自動(dòng)生成和分發(fā)報(bào)告。即使這樣，仍然存在一些隱藏的延遲。

例如，如果沒(méi)有未接電話(huà)怎么辦？結(jié)果通常是空白報(bào)告，該報(bào)告將發(fā)送給適當(dāng)?shù)氖占恕＿@對(duì)于生成空白報(bào)告的人和該報(bào)告的接收者來(lái)說(shuō)都是一個(gè)小麻煩和浪費(fèi)時(shí)間。

但是“人力”并不是唯一受到報(bào)告延遲影響的資源。系統(tǒng)處理時(shí)間也是如此。考慮需要通過(guò)電子郵件發(fā)送給100個(gè)人的“項(xiàng)目管理”報(bào)告。確實(shí)可以很好地利用系統(tǒng)資源來(lái)生成和通過(guò)電子郵件發(fā)送100個(gè)相同的報(bào)告嗎？這些報(bào)告將如何影響組織的電子郵件服務(wù)器的處理速度？眾所周知，報(bào)告非常“耗費(fèi)資源”，運(yùn)行（和/或通過(guò)電子郵件發(fā)送）100個(gè)報(bào)告的結(jié)果無(wú)疑會(huì)對(duì)系統(tǒng)性能產(chǎn)生不利影響。

但是，報(bào)表生成和分發(fā)的最大延遲是無(wú)法自發(fā)的。根據(jù)定義，“報(bào)告分發(fā)”受時(shí)間表的約束；報(bào)告可能安排為每隔幾個(gè)小時(shí)運(yùn)行一次，每天一次，甚至每周一次。不幸的是，保證創(chuàng)建報(bào)告的業(yè)務(wù)條件可以隨時(shí)發(fā)生。

例如，銷(xiāo)售經(jīng)理可能會(huì)在每個(gè)星期一上午9點(diǎn)收到一份名為“過(guò)期報(bào)價(jià)”的報(bào)告。如果機(jī)會(huì)要在星期二關(guān)閉，但不是這樣，則銷(xiāo)售經(jīng)理要到下星期一才知道；六天后。到了發(fā)現(xiàn)逾期銷(xiāo)售的時(shí)間時(shí)，現(xiàn)在做任何事情都為時(shí)已晚。

除非有人積極關(guān)注業(yè)務(wù)狀況，否則保證報(bào)告的條件和該報(bào)告的計(jì)劃運(yùn)行可能相隔數(shù)小時(shí)，數(shù)天甚至數(shù)周。這是報(bào)告的主要延遲。在生成和審閱報(bào)告時(shí)，導(dǎo)致信息出現(xiàn)在報(bào)告上的條件可能早就發(fā)生了，以至于組織無(wú)法（或至少非常困難）明智地采取行動(dòng)并做出響應(yīng)在這種情況下。

必須檢測(cè)關(guān)鍵信息并盡快采取措施。

一些組織嘗試通過(guò)非常頻繁地運(yùn)行報(bào)告（例如每10或20分鐘）來(lái)解決此延遲問(wèn)題。但是，誰(shuí)能負(fù)擔(dān)得起如此頻繁運(yùn)行報(bào)表對(duì)系統(tǒng)處理的影響呢？而且（更重要的是），誰(shuí)想向銷(xiāo)售經(jīng)理解釋說(shuō)，以防萬(wàn)一最近有一些業(yè)務(wù)活動(dòng)需要他們注意，他們今天已經(jīng)收到24份空白報(bào)告？

當(dāng)今的部門(mén)經(jīng)理和行政人員不想收到更多報(bào)告，他們希望收到更有意義的報(bào)告。那就是“異常管理報(bào)告”起作用的地方。

異常管理報(bào)告是一種方法，可以經(jīng)常監(jiān)視需要報(bào)告的條件。當(dāng)確實(shí)存在這些條件時(shí)（直到那時(shí)），才會(huì)生成并傳遞包含相關(guān)信息的相應(yīng)報(bào)告。這種方法結(jié)合了異常管理（請(qǐng)參閱延遲＃2）和冗余任務(wù)執(zhí)行（請(qǐng)參閱延遲＃1）的優(yōu)點(diǎn)。

這種方法不僅大大減少了關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)和響應(yīng)之間的等待時(shí)間，而且還釋放了組織的“人力”資源來(lái)執(zhí)行更重要的任務(wù)。

減少生成和分發(fā)報(bào)告的延遲：

減少生成和分發(fā)報(bào)告中的延遲的最佳方法是通過(guò)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，但是有許多不同的業(yè)務(wù)解決方案可用。因此，第一步是確定您要解決的延遲。您可以減少以下原因?qū)е碌难舆t：

手動(dòng)提交的報(bào)告分發(fā)同一報(bào)告的多個(gè)副本（影響服務(wù)器性能）分發(fā)沒(méi)有數(shù)據(jù)的報(bào)告分發(fā)不及時(shí)的報(bào)告根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)條件觸發(fā)報(bào)告

您會(huì)注意到，前面的延遲被分為三組。每個(gè)小組可以通過(guò)不同類(lèi)型的自動(dòng)化解決。（某些自動(dòng)化解決方案可解決所有三種延遲。）

實(shí)施解決方案以解決手動(dòng)提交的報(bào)告的延遲非常簡(jiǎn)單，因?yàn)樽畛跛璧闹皇且粋€(gè)報(bào)告分發(fā)系統(tǒng)。此類(lèi)系統(tǒng)允許按定期計(jì)劃（例如每天或每周）計(jì)劃生成和分發(fā)報(bào)告。提供報(bào)告軟件的供應(yīng)商通常會(huì)提供附加模塊，這些模塊可自動(dòng)安排報(bào)告的計(jì)劃和分發(fā)。

減少與生成和分發(fā)同一份報(bào)告的多個(gè)副本相關(guān)的延遲的能力更具挑戰(zhàn)性。大多數(shù)人認(rèn)為，如果25個(gè)人需要接收同一份報(bào)告，則該報(bào)告需要生成和分發(fā)25次。不必一定如此。

有兩種非常有效的方法可以將同一份報(bào)告分發(fā)給多個(gè)人。通過(guò)Internet（Web瀏覽器）和FTP（文件傳輸協(xié)議）。一些報(bào)表分發(fā)自動(dòng)化系統(tǒng)具有將報(bào)表發(fā)布（或“推送”）到網(wǎng)站的能力。因此，如果您有25個(gè)人需要接收相同的報(bào)告，則可以讓自動(dòng)化解決方案將該報(bào)告的一份副本發(fā)布到一個(gè)集中的網(wǎng)站，并將所有25個(gè)人引導(dǎo)到該網(wǎng)站以查看（并選擇下載）相應(yīng)的報(bào)告。

FTP'ing也可以類(lèi)似的方式使用。自動(dòng)化可以將報(bào)告的一份副本通過(guò)FTP發(fā)送到集中式服務(wù)器，適當(dāng)?shù)慕邮照呖梢栽谠摲?wù)器上下載它。另一種選擇是使Automation FTP將報(bào)告的單獨(dú)副本復(fù)制到每個(gè)收件人的首選位置。無(wú)論使用Internet還是FTP，電子郵件也可以用于通知報(bào)告收件人其報(bào)告可用-甚至提供URL鏈接，指導(dǎo)收件人在何處訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的報(bào)告。

通過(guò)Internet或FTP分發(fā)報(bào)告的優(yōu)點(diǎn)之一是，它們使報(bào)告接收者可以在線(xiàn)查看報(bào)告。在許多情況下，完全減少或消除了收件人實(shí)際打印報(bào)告的需求。

報(bào)告延遲的最后一個(gè)區(qū)域是最難實(shí)現(xiàn)的，但同時(shí)它也提供了最大的價(jià)值，因?yàn)樗鼧O大地提高了所報(bào)告數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這種情況下的延遲源于組織無(wú)法在需要時(shí)僅根據(jù)需要關(guān)注的信息來(lái)生成報(bào)告。稱(chēng)為“觸發(fā)報(bào)告”或“自動(dòng)異常報(bào)告”，這是基于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)某些條件存在而生成和分發(fā)報(bào)告的能力。

提供此功能的自動(dòng)化消除了空白報(bào)告的問(wèn)題，因?yàn)橹挥性谶m當(dāng)條件下才可以生成報(bào)告。提供此功能的自動(dòng)化還消除了“可報(bào)告數(shù)據(jù)”的存在與相應(yīng)報(bào)告的生成和分發(fā)之間的大部分滯后時(shí)間。

而且，提供此功能的自動(dòng)化可以?xún)H限于根據(jù)非常具體的數(shù)據(jù)（例如，在其重新訂購(gòu)級(jí)別的10％之內(nèi)的庫(kù)存項(xiàng)目）或非常具體的閾值（例如，支持代表超過(guò)6個(gè)的支持代表）生成報(bào)告高優(yōu)先級(jí)通話(huà)）。

但是請(qǐng)記住，支持此類(lèi)方案的自動(dòng)化僅與組織識(shí)別這些方案的能力一樣有價(jià)值。

在考慮使用觸發(fā)報(bào)告時(shí)，組織必須首先考慮哪些報(bào)告將從更敏感的時(shí)間中受益，然后考慮哪些業(yè)務(wù)條件應(yīng)觸發(fā)相應(yīng)的報(bào)告。一旦組織確定了這些項(xiàng)目，就很容易證明觸發(fā)式報(bào)告自動(dòng)化解決方案的投資回報(bào)。

版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)投稿，版權(quán)歸原作者所有，本站不擁有其著作權(quán)，亦不承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。如果您發(fā)現(xiàn)本站中有涉嫌抄襲或描述失實(shí)的內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實(shí)后本網(wǎng)站將在24小時(shí)內(nèi)刪除侵權(quán)內(nèi)容。

版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)投稿，版權(quán)歸原作者所有，本站不擁有其著作權(quán)，亦不承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。如果您發(fā)現(xiàn)本站中有涉嫌抄襲或描述失實(shí)的內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實(shí)后本網(wǎng)站將在24小時(shí)內(nèi)刪除侵權(quán)內(nèi)容。