從Excel切換到ERP系統

從Excel切換到ERP系統

Excel通常是災難性錯誤的原因，而ERP系統根本不會發生這種錯誤。切換到ERP提供了一個完全集成的系統，該系統可以自動化業務流程并可以分析您的數據。但是，從Excel切換到ERP時，要考慮許多不同的方面。

對于新企業來說，開始使用Excel之類的軟件是很常見的。除此之外，我們經常看到制造商經常擁有一個ERP系統，但仍使用Excel來覆蓋他們的ERP系統沒有的領域。Excel曾經一度是手動編寫信息的最佳選擇，但它卻獲得了極大的普及，但它仍然被廣泛使用，即使是那些將從Excel轉換為ERP受益的組織也是如此。

不幸的是，許多公司在真正應該做的時候都沒有做出改變。當然，Excel是熟悉且簡單的，但是它附帶了許多問題。首先，電子表格往往無法避免人類的愚蠢，因此電子表格中的錯誤非常普遍。根據報告，88％的電子表格包含錯誤。這種錯誤大流行的證據已在其他地方重現；同時也發現，在具有150行或更多行的所有電子表格中，有90％包含錯誤。

當您考慮到據Microsoft稱，全球有近十億Office用戶，并且2019年幾乎所有財務報告中都使用Excel時，這尤其令人震驚。這些錯誤不僅會導致預算計算錯誤和資產負債表不正確，還會導致財務決策不力。在摩根大通倫敦鯨魚交易丑聞中，一個結構不良的電子表格被引述為造成其60億美元交易損失的原因。這個問題如此普遍，以至于建立了諸如歐洲電子表格風險利益集團這樣的組織來防止此類錯誤。

更不用說頑固地承受Excel帶來的效率不足。如果要在Excel中編寫所有報價，則可能必須根據這些報價手動創建銷售訂單。必須逐張創建每個報告，而管理庫存的唯一方法是如果有人進入并每次手動更新您的信息。電子表格的問題在于它們與組織的其余部分隔離，這使得協作變得困難。數據無法輕松地整合到系統中，即使存在，仍然存在重復輸入數據，扭曲結果的風險。使用Excel之類的程序，還會因意外刪除文件或系統崩潰而丟失文件的風險。

為什么要考慮從Excel切換到ERP？

ERP系統使您可以實時跟蹤信息，而無需多個電子表格。這使您可以自動創建銷售訂單。現在，您可以輕松地搜索數據，并在部門之間高效共享數據。您也不必再因浪費時間而犯錯，例如重復輸入或丟失數據。ERP使您可以通過實時儀表板全面了解業務流程。

大多數企業每天都會獲取大量與業務相關的數據。ERP系統可以有效地使用這些數據來提供對公司績效的關鍵見解，并改善您的決策能力，從而改善您的業務流程。

公司還必須確保其利潤不會受到其財務流程的危害。ERP可以提供集成的財務工作流，該工作流可以自動從組織的各個領域收集賬單數據。這保證了所有財務活動的集中流程，包括月末，發票，供應商付款和薪資。

ERP還可以將您的員工績效與項目成本和時間表進行比較。這是通過一個全面的工作流系統完成的，該系統可為您的團隊隨時提供所需的信息，以確保他們從事的任何項目都按目標完成，包括資源帶寬和可計費費用。此信息使您知道合適的人在正確的時間進行正確的項目。

從Excel到ERP：遷移過程

選擇供應商是遷移過程的第一步。但是，也許最困難的部分是準備組織遷移到新系統。如此巨大的變化需要對現有數據流程進行大量重新評估。考慮一下您公司當前收集的信息，如何使用該信息以及哪些其他有價值的信息。

在檢查數據過程的同時，還應考慮歷史數據并考慮其使用方式。您多久使用一次？有什么可以擺脫的嗎？如果選擇某個日期，并且僅從該日期之后開始傳輸文件，則可以簡化流程，節省時間和精力。如有必要，您始終可以選擇稍后再添加數據。

在過渡階段需要做出的另一項重大決定是，發送給新財務系統的數據是否應該一次全部轉移，還是應該進行更逐步的過渡。在大多數情況下，企業會從穩定的過程中獲利，但有時需要快速過渡。例如，有時數據會定期使用，即使在過渡期間也需要整體訪問。

最終，必須考慮您的特定業務流程。這是重要的一步，因為它使您了解組織實際需要哪種系統。這將幫助您評估安裝ERP時必須考慮的選項，包括開箱即用和自定義功能。例如，某些ERP系統優先考慮某些功能（例如營銷），這可能不適用于已經外包其營銷任務的公司。針對許多不同類型的組織量身定制了許多不同的ERP系統，因此這只是尋找適合您的系統的一種情況。

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