確保順利實施企業(yè)ERP軟件的5種最佳做法

確保順利實施企業(yè)ERP軟件的5種最佳做法

您的組織已經(jīng)進(jìn)行了幾個月（可能是幾年）的準(zhǔn)備，現(xiàn)在您已進(jìn)入企業(yè)軟件選擇和實施項目的最后階段。到目前為止，無論軟件選擇團(tuán)隊執(zhí)行項目的成功程度如何，如果您組織的服務(wù)提供商不能正確執(zhí)行工作，項目都可能崩潰！

作為參與公司IT采購決策的利益相關(guān)者，您需要確保所選的服務(wù)提供商將是適合您公司需求的服務(wù)提供商。進(jìn)行這項工作會花費大量時間和金錢，這已經(jīng)不是什么秘密了，您將想盡一切可能確保從舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡。您將如何管理變更，解決沖突并保持實施與評估和選擇一樣順利？除了選擇合適的服務(wù)提供商之外，這里還有五個最佳實踐，它們將有助于確保成功且無縫地實施。

企業(yè)ERP軟件實施最佳實踐＃1：正確規(guī)劃

軟件實施計劃應(yīng)涵蓋實施的所有步驟，其中包括使軟件在組織環(huán)境中正常運行所涉及的所有過程。實施項目計劃通常包括以下基本步驟：?????進(jìn)行業(yè)務(wù)需求評估，以確保滿足您的所有業(yè)務(wù)需求?????將您的業(yè)務(wù)流程映射到系統(tǒng)的功能和技術(shù)要求?????分析正確安裝軟件的要求?? ? 實際軟件安裝?????配置和定制安裝后對軟件的維護(hù)?????運行和測試軟件以確保其正常運行?????進(jìn)行必要的更改以糾正在測試階段發(fā)現(xiàn)的所有問題?????與組織內(nèi)必要的軟件/系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成?????用戶培訓(xùn)以獲得新的系統(tǒng)啟動的所有用戶的速度?????交付的軟件，也被稱為“上線”階段?????變化隨著時間的推移，以反映該公司的過程中的變化 ?確保您的實施計劃包括每個里程碑的特定交付物，每個步驟的范圍的明確定義，每個步驟所需的資源以及在計劃開始拖延后可以采取的應(yīng)急計劃。請記住，您的實施計劃必須超出上線日期。隨著組織的不斷變化，流程必須隨之發(fā)展。以下是實施計劃中需要仔細(xì)考慮的一些方面：

資料轉(zhuǎn)換

優(yōu)先考慮數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換并正確進(jìn)行轉(zhuǎn)換是任何企業(yè)軟件實施中最重要的部分。因此，應(yīng)在實施過程的早期開始將數(shù)據(jù)從舊軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為新軟件系統(tǒng)。如果要使用良好，干凈的數(shù)據(jù)啟動新系統(tǒng)，則應(yīng)盡早開始清理和修復(fù)數(shù)據(jù)的過程。如果轉(zhuǎn)換了不正確的數(shù)據(jù)，則錯誤的數(shù)據(jù)可能會對整個組織產(chǎn)生負(fù)面的多米諾骨牌效應(yīng)。應(yīng)該進(jìn)行測試以確保將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)傳輸?shù)叫孪到y(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。在這里擁有真實的組織數(shù)據(jù)非常重要，而不是僅用于測試的虛假數(shù)據(jù)，以確保新系統(tǒng)流程的正常運行。結(jié)構(gòu)化的轉(zhuǎn)化過程也很重要，

業(yè)務(wù)中斷

即使是最成功的實施方案，也可能會破壞公司的業(yè)務(wù)并導(dǎo)致生產(chǎn)率下降，從而暫時影響利潤。而且許多組織沒有內(nèi)部資源或帶寬來自行處理ERP實施的復(fù)雜性，因此僅靠手頭的資源嘗試實施會導(dǎo)致嚴(yán)重的運營中斷，從而對底線產(chǎn)生重大影響。在開始之前，請確保您的實施計劃切合實際，并且已對分配的資源進(jìn)行了適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。另外，請確保已為實施所影響的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程制定了應(yīng)急計劃。

訓(xùn)練

培訓(xùn)對于組織軟件實施的成功至關(guān)重要。每個系統(tǒng)用戶都必須接受充分的教育，以便他們了解如何將新系統(tǒng)集成到公司的整體運營中。必須培訓(xùn)所有用戶以充分利用系統(tǒng)的功能-否則，首先獲得所有新功能的目的是什么？適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)可確保順利實施并從您的新系統(tǒng)中獲得最大收益，而隨之而來的事實是，不對所有相關(guān)人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)將保證實施方面的問題。

企業(yè)ERP軟件實施最佳實踐2：持續(xù)監(jiān)控

監(jiān)測應(yīng)納入實施項目的所有階段。隨著實施的進(jìn)行，對每個里程碑進(jìn)行仔細(xì)的審核將幫助您確保服務(wù)提供商提供合同中指定的所有產(chǎn)品和服務(wù)，并且實施按預(yù)期進(jìn)行。服務(wù)提供商應(yīng)與您的IT人員和系統(tǒng)管理員緊密合作，以確?？焖偬幚砑夹g(shù)問題，并與您的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員或系統(tǒng)的主要或“超級”用戶緊密合作，以確保功能和用戶體驗符合預(yù)期。您也可以從第三方中尋求實施監(jiān)控服務(wù)。從實施開始到新系統(tǒng)100％投入運行之前，您的組織應(yīng)監(jiān)視實施并評估其結(jié)果以提高效率和盈利能力。在其他問題中，如果無法正確監(jiān)控實施進(jìn)度，也可能導(dǎo)致范圍爬行（請參閱最佳實踐＃4）。另一個監(jiān)視最佳實踐是分階段部署組織的新軟件系統(tǒng)，以便檢查系統(tǒng)和使用該系統(tǒng)的員工的性能，最重要的是，檢查兩者的協(xié)作方式。

企業(yè)ERP軟件實施最佳實踐3：更新利益相關(guān)者

自從項目開始（幾個月前）以來，您的利益相關(guān)者就已經(jīng)參與了該項目，因此在實施階段不要讓他們陷入困境。確保您的項目發(fā)起人和擁護(hù)者，利益相關(guān)者（例如主題專家（SME）和意見領(lǐng)袖）以及服務(wù)提供商在整個實施過程中密切合作，以使每個人都在同一頁面上。管理和維護(hù)不善的項目通常是實施失敗的一個因素-通信對于軟件實施項目的成功至關(guān)重要。因此，有必要在整個實施過程中定期向利益相關(guān)者提供詳細(xì)的情況介紹和進(jìn)度報告。

企業(yè)ERP軟件實施最佳實踐4：防止示波器蠕變

當(dāng)對實現(xiàn)范圍的更改無法控制時，突然該項目花費的時間更長，所涉及的工作和資源比您最初計劃的要多得多，那么您就在應(yīng)對范圍的蔓延。如果在您的軟件實施過程中發(fā)生范圍蠕變，通常是因為未正確定義，記錄或控制實施項目。這很容易發(fā)生-任務(wù)更改，未實現(xiàn)可交付成果，并且在我們不知道之前，我們上線的時間表就落地了。范圍的蔓延可能是不可避免的，因為事情永遠(yuǎn)不會完全按計劃進(jìn)行（時間框架是企業(yè)軟件實現(xiàn)中最常提及的挑戰(zhàn)之一）；但是，提供集中且定義明確的范圍并包括適當(dāng)資源（人力和預(yù)算資源）的項目計劃將有助于使您的實施項目保持正軌，并減少范圍變更的數(shù)量。

企業(yè)ERP軟件實施最佳實踐5：協(xié)商其他產(chǎn)品或服務(wù)

切記：在軟件選擇過程中，參與原始談判的人員與實施該軟件的人員不同。理想情況下，您的目標(biāo)應(yīng)該是將付款與實現(xiàn)過程中的里程碑聯(lián)系在一起；但是，準(zhǔn)備在需要時就附加產(chǎn)品或服務(wù)的成本進(jìn)行談判。盡管大多數(shù)合同在許可協(xié)議以及持續(xù)的支持和維護(hù)要求方面都表述得很明顯，但他們通常很少說要滿足什么服務(wù)水平才能完成實施。如果您不確定，請讓服務(wù)提供商草擬一份服務(wù)水平協(xié)議（SLA）或工作說明書（SOW），并將其作為附錄附在合同中。

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