在匯總行上方插入新行后為什么Excel不能自動更新求和公式

在匯總行上方插入新行后為什么Excel不能自動更新求和公式

想必大家在使用Excel過程中難免會遇到這種情況：在匯總行設置好SUM求和公式后，又需要添加新的記錄。不要說你沒有遇到過哦！默認情況下，在匯總行的上方插入空行并輸入數據后，Excel會自動更新求和公式，這個在以前的文章中有介紹過的，詳細參考Excel動態求和一文中的方法一。不過還是會發生Excel不能自動更新求和公式的情況，比如當數據區域中包含許多空單元格時尤為明顯。經搜索研究整理了幾種不錯的方法可解決此問題，下面以Windows7+Excel2013為例，有類似情況的朋友不妨參考下。

下圖為幾個賬戶的每日資金變動情況，當插入第13行添加“9月12日”“賬戶B”的記錄時，匯總行并未更新公式，C14單元格的公式仍然是“=SUM(C2:C12)”，Excel在選擇C14單元格時還用圖標給出了提示。

這時可用下面的幾種方法來解決，以Windows7+Excel213為例。

方法一：將數據區域轉換為表格

將區域轉換為表格后，可將表格中的數據單獨進行分析和管理，Excel2003中稱之為“列表”。步驟如下：

1.刪除原區域中的匯總行。

2.選擇數據區域中的某個單元格，選擇“插入”選項卡，在“表格”組中單擊“表格”，彈出“插入表”對話框，單擊“確定”。

3.在“表格工具-設計”選項卡的“表格樣式選項”組中勾選“匯總行”，給表格添加匯總行。

4.在匯總含的空單元格中選擇一種匯總方式，如本例為求和。

這樣，以后在插入新行添加數據后，匯總行中公式的求和范圍總能包括新插入的行。

方法二：將空單元格全部輸入數值“0”

當區域中沒有空單元格時，在匯總行的上方插入新行后，Excel會自動更新求和公式，因而可以將全部空單元格都輸入數值“0”來解決這個問題，方法是：

1.選擇數據區域，按F5鍵打開“定位”對話框，單擊“定位條件”，在彈出的對話框中選擇“空值”后確定。

2.在編輯欄中輸入數值“0”，然后按Ctrl+Enter，在所有選中的空單元格中輸入“0”即可。

方法三：定義名稱+公式

先定義一個名稱，然后在求和公式中引用。這個名稱所引用的單元格在求和公式所在單元格之上。

1.選擇非第一行的某個單元格，如B13單元格，在“公式”選項卡的“定義的名稱”組中單擊“定義名稱”，在彈出的對話框中對新建的名稱進行設置，如本例名稱為“Last”，引用位置為所選單元格上方的單元格，且為相對引用，如本例為：

=Sheet2!B12

2.修改匯總行單元格中的公式，如B列匯總行的公式為：

=SUM(INDIRECT("B2"):Last)

這樣，以后插入新行后也能自動將新增的數據納入求和范圍。

方法四：直接使用公式

除《Excel動態求和一例》方法二所介紹的公式外，還可以在匯總行使用下面的公式，以B列為例：

=SUM(INDIRECT("B2:B"&ROW()-1))

=SUM(OFFSET(B1,,,ROW()-1,))

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