還在用Excel規(guī)劃管理項(xiàng)目？推薦伙伴云項(xiàng)目管理神器

著名的布里斯定理說過：“用較多時(shí)間為一項(xiàng)工作做計(jì)劃，做這項(xiàng)工作總用時(shí)會(huì)減少。”

相信這是任何一個(gè)資深項(xiàng)目經(jīng)理，都會(huì)認(rèn)同的一句話。

項(xiàng)目規(guī)劃是一個(gè)項(xiàng)目中的重要階段，尤其是在存量市場(chǎng)的當(dāng)下，需要更多有效的項(xiàng)目規(guī)劃，讓項(xiàng)目從一開始就有數(shù)，“快速迭代，小步快跑”的互聯(lián)網(wǎng)方法論已經(jīng)過時(shí)了。

項(xiàng)目規(guī)劃過程中，看似要花很多時(shí)間在細(xì)節(jié)拆解、預(yù)演和鋪排上，但實(shí)際上項(xiàng)目總時(shí)間卻減少了，靠譜程度也增加了。

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一、項(xiàng)目管理規(guī)劃中常遇到的問題

1、團(tuán)隊(duì)成員不到位的的協(xié)同和溝通。

團(tuán)隊(duì)的主要工具是微信群+Excel，不停發(fā)更新版本的Excel項(xiàng)目管理文檔。如果沒能下載最新版本或者中間有版本的混亂，項(xiàng)目進(jìn)度或知情和溝通會(huì)受到很大影響；

像Excel的條件樣式、迷你圖等項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)起來復(fù)雜麻煩，即使厲害的 Excel 高手也要費(fèi)時(shí)費(fèi)力地添加大量冗余字段，用復(fù)雜公式。

2、缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不清，不了解用什么思路、工具、方式規(guī)劃。

規(guī)劃調(diào)整后，每個(gè)相關(guān)的項(xiàng)目參與方是否能得到最新的信息，都是影響我們項(xiàng)目能否成功的最主要因素。

二、項(xiàng)目規(guī)劃的“二重奏”：拆任務(wù)+排計(jì)劃

1、拆任務(wù)：把項(xiàng)目化大為小，化難為易，化繁為簡(jiǎn)

任何一個(gè)項(xiàng)目過程中都會(huì)有4個(gè)以上的維度實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的交付。

比如做研發(fā)管理，包括前端開發(fā)、后端開發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、運(yùn)維開發(fā)、測(cè)試開發(fā)等，不同的同事需融入到一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，所以任務(wù)拆解很重要。

項(xiàng)目管理中，有一個(gè)專業(yè)的名詞叫WBS，即“工作分解結(jié)構(gòu)”法，你可以將之理解為切西瓜的刀，而拆解任務(wù)的過程就是將“西瓜”切成小塊吃。

任務(wù)拆解是否足夠清晰、細(xì)節(jié)、符合SMART目標(biāo)原則，是項(xiàng)目能否成功落地的重要因素。

任務(wù)拆解的過程，有大量因素需要考慮。比如地域和團(tuán)隊(duì)的分工，整體的生命周期/項(xiàng)目流程，代表專業(yè)度的功能，專家及團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成，和整個(gè)項(xiàng)目本身的架構(gòu)設(shè)計(jì)等等。

以自行車開發(fā)項(xiàng)目為例，我們可以試著用不同的維度拆解任務(wù)。

• 按照組成來拆：一輛自行車可分為輪子、加速器、變速器、車架，和整體項(xiàng)目管理。

• 按照功能來拆：一輛共享單車有電氣系統(tǒng)的太陽能充電、照明、解鎖，有機(jī)械系統(tǒng)的輪子、車架、加速器等，以及控制系統(tǒng)，和整個(gè)功能拆解項(xiàng)目管理。

• 按照生命周期來拆：做一個(gè)自行車的流程有需求收集、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成等。每一個(gè)過程下仍有可拆解的詳細(xì)步驟。

• 按照地域或部門來拆：真正做這輛自行車時(shí)，可能由不同部門、跨地域的同事去做。在上海、北京、西安等地的不同組如何去并行地實(shí)現(xiàn)任務(wù)是要考慮的因素。

2、排計(jì)劃：制定項(xiàng)目進(jìn)度表并不斷優(yōu)化流程

任務(wù)拆解出來了，接下來的重點(diǎn)就是如何將這些任務(wù)按照?qǐng)?zhí)行負(fù)責(zé)人以及在某一計(jì)劃周期進(jìn)行合理的安排，也就是所謂的“排計(jì)劃”。一般需要以下三個(gè)步驟：

a. 規(guī)劃關(guān)鍵路徑

首先要規(guī)劃進(jìn)度的網(wǎng)絡(luò)圖，確定里面的關(guān)鍵路徑。

關(guān)鍵路徑?jīng)Q定了在項(xiàng)目排期和布局時(shí)，需要群體的溝通和協(xié)調(diào)。每個(gè)部門和參與者要從其專業(yè)角度指導(dǎo)拆解項(xiàng)目任務(wù)的合理方式。

b.把路徑排進(jìn)甘特圖

當(dāng)我們把不同的工作排布到甘特圖上時(shí)，能明確發(fā)現(xiàn)甘特圖是否符合之前關(guān)鍵路徑的拆解，以及是否符合四個(gè)不同維度對(duì)項(xiàng)目的拆解。

當(dāng)甘特圖直觀呈現(xiàn)在屏幕上，每人都能在電腦上看到時(shí)，以及任務(wù)間建立了依賴關(guān)系，一個(gè)任務(wù)改變其他項(xiàng)目參與者都能收到及時(shí)的通知時(shí)，項(xiàng)目協(xié)作的效率會(huì)極大提高。

這是項(xiàng)目協(xié)作里最重要的“有圖有真相”的過程。

伙伴云甘特圖模板合集

當(dāng)某項(xiàng)任務(wù)起步很早，過程不長(zhǎng)，但完成后團(tuán)隊(duì)也不急于后邊的任務(wù)。這時(shí)，就可以優(yōu)化流程，將完成任務(wù)時(shí)間從1-2周改到2-3周。

此處優(yōu)化代表著流程結(jié)束時(shí)，團(tuán)隊(duì)共同實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目協(xié)作。而不是一個(gè)團(tuán)隊(duì)做完后一直等待，別人完成后才開始，使得工作負(fù)載不均。

同時(shí)也可從圖上任務(wù)間的依賴關(guān)系，觀察是否能充分展示規(guī)劃的關(guān)鍵路徑等。

伙伴云甘特圖：跟蹤和管理項(xiàng)目進(jìn)展，把控項(xiàng)目健康度

在排任務(wù)和計(jì)劃的過程中，使用伙伴云甘特圖工具，只需5 秒就能通過拖拉拽的方式完成搭建，無需懂Excel 知識(shí)或代碼，也不用寫 VBA或公式，一步就能完成項(xiàng)目創(chuàng)建。

操作時(shí)的每個(gè)變化，比如折疊和收起分組的過程，其他的同事、項(xiàng)目成員都能在電腦上實(shí)時(shí)看到。

各個(gè)部門、業(yè)務(wù)間的任務(wù)是否沖突，時(shí)間分配是否合理，都能在界面上完整呈現(xiàn)。

對(duì)軟件開發(fā)來說，產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、聯(lián)調(diào)、測(cè)試、上線是里程碑。鼠標(biāo)點(diǎn)擊時(shí)間節(jié)點(diǎn)，即可為項(xiàng)目創(chuàng)建里程碑。

通過紅色的旗幟清晰地標(biāo)記項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑和關(guān)鍵路徑，了解延期與否。看到頁面，猶如看到項(xiàng)目中不同團(tuán)隊(duì)通過辛勤工作達(dá)成一個(gè)又一個(gè)里程碑的過程。

在復(fù)雜的任務(wù)中，一個(gè)主任務(wù)下關(guān)聯(lián)大量的子任務(wù)，一個(gè)個(gè)調(diào)很麻煩，如果用 Excel 基本是不能完成的任務(wù)，伙伴云則可以把整個(gè)項(xiàng)目排期變得井井有條。

一旦建好關(guān)鍵路徑，任何一個(gè)項(xiàng)目的變化都可以通過“拖拽”及時(shí)更新后續(xù)的變動(dòng)。如果一個(gè)任務(wù)延期，后面所有與他關(guān)聯(lián)的任務(wù)會(huì)一起變，任務(wù)排布狀態(tài)實(shí)時(shí)更新。

三、伙伴云多視圖組合，一個(gè)工具滿足新項(xiàng)目管理所需

在伙伴云，任務(wù)數(shù)據(jù)除了甘特圖以外，還可以用其它的視圖承載，如看板視圖、日歷視圖、卡片視圖等。所以，我們可以用不同維度去查看了解任務(wù)和項(xiàng)目是否在如期推進(jìn)。

1、看板視圖：一目了然看到項(xiàng)目的不同狀態(tài)

任務(wù)內(nèi)容和計(jì)劃往往不會(huì)如你所愿一直不變，項(xiàng)目管理中各種突發(fā)的事務(wù)、客戶的需求，任務(wù)的時(shí)間、優(yōu)先級(jí)安排要靈活調(diào)整。

因此，對(duì)于管理者，對(duì)任務(wù)優(yōu)先級(jí)的輕重緩急的排序管理能力。

當(dāng)我們用伙伴云看板視圖管理研發(fā)任務(wù)時(shí)，只需按任務(wù)的完成狀態(tài)對(duì)其進(jìn)行分組，每種狀態(tài)下的任務(wù)一目了然，改變?nèi)蝿?wù)狀態(tài)也變得靈活輕松。

拖拉拽即可靈活排序看板卡片，完全適配團(tuán)隊(duì)實(shí)際工作中項(xiàng)目總變化的情況；而且可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)的角色設(shè)置操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)多人的有序協(xié)作。

如果添加排序條件，會(huì)根據(jù)條件實(shí)時(shí)改變卡片的排序結(jié)果，取消排序后會(huì)恢復(fù)之前手動(dòng)拖拽后的順序

于此同時(shí)，它還能一邊把任務(wù)從 todo 變成 done，另外一臺(tái)電腦上立刻能看見，所有人都能實(shí)時(shí)知道任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。

2、日歷視圖：方便查看各子項(xiàng)目上線時(shí)間，以及子項(xiàng)目健康度

如果我們想一目了然的了解該項(xiàng)目每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間、項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、完成進(jìn)度等，只需將剛才看板視圖，一鍵切換到日歷視圖就可以了。

在日歷上，可以看到每個(gè)負(fù)責(zé)人每個(gè)月、每一周有哪些項(xiàng)目的任務(wù)進(jìn)度。

鼠標(biāo)懸浮任務(wù)條上，還會(huì)顯示項(xiàng)目的起止時(shí)間、持續(xù)時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人等信息。

如果項(xiàng)目規(guī)劃的日期不是很合理，拖拽任務(wù)條兩側(cè)或者整個(gè)任務(wù)條，還可以直接更改項(xiàng)目的起止時(shí)間，拖拽后，表格里的日期也會(huì)一同更改。

3、卡片視圖：項(xiàng)目資料大圖實(shí)時(shí)同步，展示更清晰

在產(chǎn)品研發(fā)過程中，會(huì)碰到很多項(xiàng)目資料需要和同事同步的情況，這時(shí)就可以將項(xiàng)目資料上傳于表格中，然后生成卡片視圖。

除了高清大圖外，伙伴云卡片視圖還支持gif、視頻、Office文檔、PDF等文件作為封面，點(diǎn)擊封面即可預(yù)覽。

如果項(xiàng)目圖片太多，查找起來太費(fèi)力，我們還可以將它進(jìn)行分組展示。點(diǎn)擊分組——以某個(gè)字段作為分組依據(jù)，即可分組展示項(xiàng)目資料圖了，每個(gè)分組可展開或折疊。

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