快速搭建項(xiàng)目管理

      網(wǎng)友投稿 609 2025-04-01

      快速搭建項(xiàng)目管理

      本文目錄一覽:

      如何做好大型OA系統(tǒng)的項(xiàng)目管理

      可以通過下面這個(gè)案例來看一下大型OA系統(tǒng)的項(xiàng)目管理是如何實(shí)施的:

      以專業(yè)優(yōu)勢(shì)占據(jù)行業(yè)鏈頂端的設(shè)計(jì)研究院,一直在創(chuàng)新:三十年前,他們用手工畫圖,靠設(shè)計(jì)立身市場(chǎng);二十年前,他們用電腦繪圖,靠技術(shù)占據(jù)頂端;現(xiàn)在,他們引入OA辦公系統(tǒng)從強(qiáng)化管理入手,借力泛微OA系統(tǒng)進(jìn)行工程項(xiàng)目統(tǒng)籌管理,實(shí)現(xiàn)組織價(jià)值最大化…

      需求分析:

      在國家EPC項(xiàng)目大力推行的背景下,專注交通、建筑、市政工程等領(lǐng)域的設(shè)計(jì)研究院,業(yè)務(wù)逐漸向上下游延伸;承接的項(xiàng)目金額大、周期長(zhǎng)、審批嚴(yán),這讓設(shè)計(jì)研究院實(shí)現(xiàn)組織規(guī)范化管理之路問題重重:

      時(shí)間進(jìn)度問題:出圖時(shí)間、實(shí)施進(jìn)度難把控

      財(cái)務(wù)收支問題:項(xiàng)目收支、合同信息查閱難

      質(zhì)量檢測(cè)問題:技術(shù)文檔、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)難貫徹

      信息共享問題:技術(shù)圖紙、工程方案共享難

      (設(shè)計(jì)研究院“項(xiàng)目-合同-技術(shù)文檔”管理思路)

      OA系統(tǒng)為設(shè)計(jì)研究院打造規(guī)范化項(xiàng)目管理平臺(tái),打通設(shè)計(jì)人員、施工人員、管理人員之間的信息通道,讓項(xiàng)目、合同、文檔的審批符合國檢要求、過程可追溯。

      一、設(shè)計(jì)研究院項(xiàng)目亮點(diǎn)

      1、項(xiàng)目統(tǒng)籌管理,策劃、校審標(biāo)準(zhǔn)化

      設(shè)計(jì)研究院每年大大小小的工程不僅要考慮行業(yè)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)、工程質(zhì)量,還要規(guī)范合同、進(jìn)度、審批的管理過程,加強(qiáng)項(xiàng)目管控。

      泛微OA圍繞“立項(xiàng)、策劃書、圖紙”三大因素,讓設(shè)計(jì)研究院在守規(guī)范、重標(biāo)準(zhǔn)的前提下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目統(tǒng)籌管理。

      搭建項(xiàng)目庫形成項(xiàng)目臺(tái)帳

      項(xiàng)目立項(xiàng)后,通過表單建模功能結(jié)合項(xiàng)目類型對(duì)設(shè)計(jì)研究院的大小項(xiàng)目進(jìn)行分類,形成專屬項(xiàng)目庫;在OA系統(tǒng)的流程功能作用下,關(guān)聯(lián)合同信息、項(xiàng)目過程信息,確保項(xiàng)目信息記錄準(zhǔn)確、高效。

      同時(shí),相關(guān)人員在OA系統(tǒng)的項(xiàng)目臺(tái)賬內(nèi),根據(jù)項(xiàng)目分類就能快速查閱具體項(xiàng)目的基本信息、進(jìn)度安排、負(fù)責(zé)人等信息,方便及時(shí)對(duì)項(xiàng)目情況做出判斷。

      項(xiàng)目策劃書評(píng)審

      立項(xiàng)后的項(xiàng)目,相關(guān)人員依照制度和現(xiàn)場(chǎng)勘察情況,在系統(tǒng)提交項(xiàng)目策劃書,填寫項(xiàng)目策劃詳情、明確項(xiàng)目產(chǎn)值分配、制定工程進(jìn)度及項(xiàng)目具體組成人員。

      (工程項(xiàng)目策劃書)

      一旦審核通過,項(xiàng)目經(jīng)理嚴(yán)格按進(jìn)度開始執(zhí)行,流程執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任落實(shí)到人、保證工程進(jìn)度。

      圖紙三級(jí)校審

      設(shè)計(jì)研究院的圖紙審核嚴(yán),泛微OA結(jié)合行業(yè)要求落實(shí)“圖紙校核、圖紙審核、圖紙審定”三級(jí)校審流程,形成出圖審批單,不僅提高了校審效率,還能便捷查閱圖紙。

      小結(jié):OA系統(tǒng)以流程規(guī)范項(xiàng)目審批,詳細(xì)記錄過程信息,不僅提高各節(jié)點(diǎn)執(zhí)行效率,還能讓信息有效共享,讓工程保質(zhì)增效。

      2、合同管理分類全,收支明細(xì)隨時(shí)查

      多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行很難保證合同執(zhí)行進(jìn)度,有時(shí)項(xiàng)目執(zhí)行到一半首款還沒到、想查看具體項(xiàng)目的合同,又無從獲取…

      泛微OA結(jié)合合同會(huì)簽流程、表單建模等功能規(guī)范合同審批流程,形成詳細(xì)的合同臺(tái)賬,信息查詢方便,審核標(biāo)準(zhǔn)化。

      合同會(huì)簽審批

      提交合同基本信息,經(jīng)相關(guān)人員會(huì)簽審批后歸檔形成合同記錄。

      合同臺(tái)賬

      合同流程歸檔,信息自動(dòng)錄入系統(tǒng)形成合同卡片,金額、編號(hào)、項(xiàng)目經(jīng)理、客戶信息一目了然。

      小結(jié):泛微OA通過信息準(zhǔn)確、分類清晰的合同管理功能,幫助管理層隨時(shí)獲悉項(xiàng)目具體收支情況,為決策提供有利依據(jù)的同時(shí),讓合同信息透明化、規(guī)范化。

      3、技術(shù)文檔有序歸檔,質(zhì)檢、查閱有保障

      項(xiàng)目過程中的技術(shù)文檔作為設(shè)計(jì)研究院內(nèi)部有效的項(xiàng)目審查依據(jù),國檢要求極高。實(shí)現(xiàn)按標(biāo)準(zhǔn)歸類、按需求查閱,對(duì)于項(xiàng)目推進(jìn)至關(guān)重要。

      OA系統(tǒng)通過規(guī)范、清晰的流程,按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程中的所有技術(shù)文檔的全過程管理,依照項(xiàng)目需求、進(jìn)度及時(shí)變更文檔信息,防止項(xiàng)目需求、技術(shù)文檔兩張紙的現(xiàn)象。

      確保一個(gè)項(xiàng)目,一個(gè)文檔庫,項(xiàng)目相關(guān)人員只需按照項(xiàng)目維度就能查閱項(xiàng)目過程中提交的審批流程及所有文檔記錄信息,信息準(zhǔn)確、追蹤方便、責(zé)任清晰。

      小結(jié):泛微OA將項(xiàng)目過程中的策劃書、圖紙、審批單等技術(shù)性文檔形成組織特色知識(shí)文庫,實(shí)現(xiàn)信息收集、變更、分享、再應(yīng)用過程,充分發(fā)揮組織知識(shí)體系價(jià)值。

      二、設(shè)計(jì)研究院項(xiàng)目具體實(shí)施價(jià)值

      項(xiàng)目過程的標(biāo)準(zhǔn)化管理作為設(shè)計(jì)研究院創(chuàng)新升級(jí)的重要一環(huán),將從智能化管理上不斷優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施過程。

      泛微作為專業(yè)OA軟件供應(yīng)商,以高效的管理、規(guī)范的程序?qū)崿F(xiàn)設(shè)計(jì)研究院標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化的“三化”管理模式,實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化:

      標(biāo)準(zhǔn)化:遵守國家質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn),流程、審批、信息規(guī)范執(zhí)行

      流程化:流程貫穿項(xiàng)目全程,記錄、流轉(zhuǎn)、校審一套程序

      信息化:項(xiàng)目信息詳細(xì)記錄,文檔、合同、進(jìn)度隨時(shí)監(jiān)督

      用勤哲服務(wù)器搭建項(xiàng)目管理快速開發(fā)平,靠譜嗎?

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      項(xiàng)目管理平臺(tái)搭建的難點(diǎn)

      難點(diǎn)是如何開發(fā)項(xiàng)目管理軟件

      俗話說“工欲善其事必先利其器”,一款好的項(xiàng)目管理軟件對(duì)企業(yè)搭建高效的項(xiàng)目管理平臺(tái)是非常重要的,傳統(tǒng)使用EXCL或者Project進(jìn)行項(xiàng)目管理的模式效率低下,并且在多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)更加凸顯出其弊端。

      任何企業(yè)在搭建項(xiàng)目管理平臺(tái)之前,都要清楚的知道搭建項(xiàng)目管理平臺(tái)的目的。

      項(xiàng)目管理的關(guān)鍵流程

      項(xiàng)目管理的關(guān)鍵流程

      只有流程界定清晰,項(xiàng)目經(jīng)理才能保證項(xiàng)目的發(fā)展方向與最終目標(biāo)相契合。要掌控各種類型項(xiàng)目的發(fā)展,首先要關(guān)注項(xiàng)目管理的關(guān)鍵流程。那么項(xiàng)目管理的關(guān)鍵流程有哪些呢?

      一、生命周期與方法論

      項(xiàng)目的生命周期與方法論,是項(xiàng)目的紀(jì)律,為項(xiàng)目開展劃出了清晰的界限,以保證項(xiàng)目進(jìn)程。生命周期主要是協(xié)調(diào)相關(guān)項(xiàng)目,而方法論為項(xiàng)目進(jìn)程提供了持續(xù)穩(wěn)定的方式方法。

      生命周期通常由項(xiàng)目的階段組成(包括:開始、規(guī)劃、執(zhí)行/控制、完成),或由工作的重復(fù)周期構(gòu)成。項(xiàng)目生命周期的細(xì)節(jié)一般都會(huì)隨具體業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、客戶要求而改變。因此即使在同一個(gè)項(xiàng)目中,周期也會(huì)有多種可能的變化。對(duì)工作細(xì)致度、文件管理、項(xiàng)目交付、項(xiàng)目溝通的要求體現(xiàn)在生命周期標(biāo)準(zhǔn)和考核的方方面面。大項(xiàng)目的階段一般更多更長(zhǎng),而小項(xiàng)目的階段少,考核點(diǎn)也少。

      與生命周期類似,項(xiàng)目方法也因項(xiàng)目而易,細(xì)節(jié)關(guān)注程度高。產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統(tǒng),以及如何使用。信息技術(shù)項(xiàng)目的方法包括版本控制標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)開發(fā)的各個(gè)方面。

      項(xiàng)目方法往往不是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行確定,而由公司為所有項(xiàng)目設(shè)定。采用與否,其實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒有太多選擇。公司管理層設(shè)定的方法本身代表權(quán)威,也是你作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)獲得項(xiàng)目控制權(quán)的一個(gè)途徑。考慮項(xiàng)目方法某方面的作用時(shí),始終要把握其對(duì)項(xiàng)目人員管理的效率,即在可能出現(xiàn)問題的地方爭(zhēng)取正面效應(yīng)。

      二、項(xiàng)目定義

      清晰的項(xiàng)目描述決定了你的項(xiàng)目控制能力,因?yàn)榻酉聛硭泄ぷ鞫荚诿枋龇懂犞畠?nèi)。不管你如何并為何要進(jìn)行描述,你要對(duì)你的項(xiàng)目進(jìn)行書面定義,讓項(xiàng)目各方和項(xiàng)目組隨時(shí)參考。

      項(xiàng)目定義的形式和名稱各式各樣,包括:項(xiàng)目章程、提案、項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、工作報(bào)告書、項(xiàng)目細(xì)則。這些名稱的共同點(diǎn)在于,項(xiàng)目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對(duì)項(xiàng)目的期待。清晰的項(xiàng)目定義還包括以下方面:

      項(xiàng)目目標(biāo)陳述(一小段文字,對(duì)項(xiàng)目交付成果、工期、預(yù)期成本或人力進(jìn)行高層次的描述)

      項(xiàng)目回報(bào)(包括商業(yè)案例或投資分析的回報(bào))

      使用中的`信息或客戶需求

      對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義,列出所有預(yù)期的項(xiàng)目成果

      快速搭建項(xiàng)目管理

      成本和時(shí)間預(yù)算目標(biāo)

      重大困難和假設(shè)

      描述該項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目的依賴

      高風(fēng)險(xiǎn)、所需的新技術(shù)、項(xiàng)目中的重大問題

      努力將盡可能多的具體信息,囊括在項(xiàng)目描述或章程中,并使其在項(xiàng)目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可,進(jìn)而生效。

      三、合同與采購管理

      不管你在你的組織內(nèi)有多大的影響力和權(quán)力,你對(duì)受雇于其他公司的項(xiàng)目成員的影響會(huì)比較小。雖然不一定普遍適用,但你可以盡量不將項(xiàng)目工作外包,這是提高項(xiàng)目控制力的一個(gè)技巧。

      在考慮啟用合同商或外部顧問之前,對(duì)整體采購流程進(jìn)行重檢。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗(yàn)并可以幫助你的人。

      建立成功的外包關(guān)系需要時(shí)間和精力,這些工作要及早著手。為了不誤項(xiàng)目工期,你要及時(shí)做到所有細(xì)節(jié)到位,所有合同及時(shí)簽訂。你打算外包哪部分項(xiàng)目交付成果,對(duì)這部分工作的細(xì)化就是你實(shí)施項(xiàng)目控制的著手點(diǎn)。記錄這些細(xì)化內(nèi)容、評(píng)估和接收標(biāo)準(zhǔn)、所有相關(guān)要求、必要時(shí)間規(guī)劃。項(xiàng)目定義信息一定要包括在合同之內(nèi),相關(guān)責(zé)任及早確定。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求,這樣你的項(xiàng)目期望才會(huì)在各方之間明晰。

      四、項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤

      作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo),通過制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程,你可以建立項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)。爭(zhēng)取各方面的支持,進(jìn)而在項(xiàng)目?jī)?nèi)全面推廣。

      讓項(xiàng)目組成員參與規(guī)劃和跟蹤活動(dòng),這可以爭(zhēng)取大家的支持并提高積極性。睿智的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵(lì)參與,并通過流程匯聚大家的力量。當(dāng)大家看到自己的努力以及對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)被肯定的時(shí)候,項(xiàng)目很快就從“他們的項(xiàng)目”變成“我們的項(xiàng)目”。當(dāng)項(xiàng)目成員視項(xiàng)目工作為己任的時(shí)候,項(xiàng)目控制就會(huì)簡(jiǎn)單得多。較之于漠不關(guān)心的團(tuán)隊(duì),此時(shí)的項(xiàng)目管理成功幾率更大。運(yùn)用項(xiàng)目管理流程也會(huì)鼓勵(lì)項(xiàng)目成員的合作,這也讓你的項(xiàng)目控制工作更加輕松。

      五、變化管理

      技術(shù)性項(xiàng)目中問題最集中的方面就是缺少對(duì)具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問題,需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。

      解決方法可以很簡(jiǎn)單,例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項(xiàng)目人員,變化在被接受之前會(huì)進(jìn)行細(xì)致地考察,并且提高了變化提案的門檻。

      審查變化提案的時(shí)候,要注意該提案是否對(duì)變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚,該提案就要打回去,并且要求對(duì)變化所帶來的益處進(jìn)行定量評(píng)估。對(duì)于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案,要多打幾個(gè)問號(hào),因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關(guān)注問題的解決,而不注重實(shí)際問題,打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢(shì)。

      最后,如果不接受某變化提案,一定要做到有理有據(jù)。而且,對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響,進(jìn)行合理的估計(jì)。

      六、風(fēng)險(xiǎn)管理

      風(fēng)險(xiǎn)管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃,找出潛在的麻煩,就風(fēng)險(xiǎn)問題的解決方法達(dá)成一致,根除嚴(yán)重的問題。

      風(fēng)險(xiǎn)管理要做到事半功倍,就要與項(xiàng)目規(guī)劃同時(shí)進(jìn)行。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解安排時(shí),注意對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的不恰當(dāng)理解;分配項(xiàng)目任務(wù)和開展評(píng)估時(shí),尋找風(fēng)險(xiǎn);資源匱乏或項(xiàng)目資源不足,或項(xiàng)目工作依賴于某一個(gè)人時(shí),要知道風(fēng)險(xiǎn)的存在。分析項(xiàng)目工作將遇到的困難,鼓勵(lì)所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過程中,設(shè)想最壞的情況和潛在困難。

      七、質(zhì)量管理

      質(zhì)量管理提供了另一套搭建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的流程,保證項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個(gè)不落地執(zhí)行到位。項(xiàng)目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類:行業(yè)內(nèi)實(shí)行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),公司或項(xiàng)目獨(dú)有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

      如果你的公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),要注意該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)你和你的團(tuán)隊(duì)有何要求。具體而言,這些標(biāo)準(zhǔn)會(huì)包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求,并將其與你的項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行整合。項(xiàng)目必須遵守的書面步驟、報(bào)告、評(píng)估,對(duì)團(tuán)隊(duì)成員是強(qiáng)有力的推動(dòng),讓大家步調(diào)一致。標(biāo)準(zhǔn)比你的臨時(shí)要求更有效。

      質(zhì)量管理流程還能將項(xiàng)目要求與客戶心聲聯(lián)系起來。不管你說什么,只要是在傳遞客戶或用戶的要求,你都要加以強(qiáng)調(diào)。市場(chǎng)調(diào)查、標(biāo)桿分析、客戶訪談都是評(píng)估和記錄用戶需求并確定項(xiàng)目要求價(jià)值的好工具。

      八、問題管理

      項(xiàng)目開展過程中問題的出現(xiàn)不可避免。在項(xiàng)目初期,在資源、工期、優(yōu)先事項(xiàng)等其他方面為項(xiàng)目的問題管理確定流程。爭(zhēng)取讓團(tuán)隊(duì)支持及時(shí)發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程,記錄當(dāng)前問題。問題記錄信息包括:?jiǎn)栴}描述、問題特征或表現(xiàn)(用于溝通)、開始時(shí)間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間。

      處理待解決問題的流程很簡(jiǎn)單,包括列出新問題的流程、定期復(fù)查待解決的問題、處理老問題的方法。對(duì)于沒有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言,問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問題責(zé)任人承諾了問題解決的時(shí)限,你可以任意公布問題解決過程中的變數(shù)。不管問題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員,還是其他項(xiàng)目或部門的成員,誰都不樂意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

      九、決策

      項(xiàng)目管理時(shí)時(shí)有決策,快速得當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán),完善的集體決策流程仍然裨益頗多,因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持,效果自然會(huì)更好。

      項(xiàng)目工作中的決策絕非易事,項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問題解決流程可以簡(jiǎn)化決策的過程,照顧各方要求。

      盡早和你的項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程,或采用現(xiàn)有流程,或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷摹:玫臎Q策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟:

      清楚地陳述必須解決的問題。

      吸納所有需要參與決策或?qū)?huì)受該決策影響的成員參與決策過程,這樣可以爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)支持。

      與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述,必要時(shí)進(jìn)行修正,讓每位成員獲得一致認(rèn)識(shí)。

      針對(duì)決策標(biāo)準(zhǔn)(如:成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性),開展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。

      與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重(所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個(gè)百分點(diǎn))。

      設(shè)定決策的時(shí)限,規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時(shí)間。

      開展頭腦風(fēng)暴,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項(xiàng)目組都能接受的想法。

      通過集體投票的方法進(jìn)行篩選,至多確定六個(gè)考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。

      理性對(duì)待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話,可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。

      根據(jù)評(píng)估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn),將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序。

      考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。如果沒有異議,則結(jié)束討論并開始實(shí)施決策。

      將決策寫入文件,并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。

      十、信息管理

      項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源,如何管理值得仔細(xì)思考。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,或信息管理系統(tǒng),進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲(chǔ)。有的項(xiàng)目則使用群件來維護(hù)項(xiàng)目文件,并提供電子郵件等服務(wù)。

      不管你用何種方式存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù),要保證所有項(xiàng)目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將最新的項(xiàng)目文件存儲(chǔ)在方便查找的位置,進(jìn)行清楚地標(biāo)記,及時(shí)刪除過時(shí)信息。

      ;

      如何做好一個(gè)項(xiàng)目的管理?

      項(xiàng)目管理工作中遇到棘手問題?個(gè)人職業(yè)發(fā)展遭遇瓶頸?也許你需要一個(gè)導(dǎo)師為你答疑解惑。

      【老邱百問】板塊就是為此而設(shè),主要關(guān)注項(xiàng)目管理和職業(yè)發(fā)展領(lǐng)域,給大家一個(gè)提問的平臺(tái),并有機(jī)會(huì)得到老邱的親自解答,同時(shí)將問答分享,以供大家交流借鑒。

      老邱百問,答你所問

      question

      提問者:卓君

      提問:互聯(lián)網(wǎng)偏技術(shù)的職位,做的較多的是公司內(nèi)部的需求或項(xiàng)目,學(xué)了pmp后如何轉(zhuǎn)到真正的項(xiàng)目經(jīng)理

      老邱解答

      如果你已經(jīng)是PMP,那么你一定對(duì)PMBOK的過程有所了解,很想把PMBOK所學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用與日常工作和日常項(xiàng)目中。項(xiàng)目管理人都是有項(xiàng)目管理思維的,比方項(xiàng)目立項(xiàng)管理、項(xiàng)目規(guī)劃管理、項(xiàng)目執(zhí)行管理、項(xiàng)目收尾管理,其實(shí)在我們?nèi)粘9ぷ髦校€有很多PMBOK中都會(huì)提到非常實(shí)用的三大工具,今天我在這一篇文章里就給大家介紹項(xiàng)目經(jīng)理的三大神器!我們也運(yùn)用場(chǎng)景給大家介紹這三大神器的使用方法。

      神器一、mindmanager

      項(xiàng)目立項(xiàng)了,我們的章程已經(jīng)發(fā)布,所有人都知道你已經(jīng)被任命為項(xiàng)目經(jīng)理了,當(dāng)你摸不清頭腦應(yīng)該如何往下做的時(shí)候,PMBOK被打開了。原來,制定項(xiàng)目章程之后,你必須要完成項(xiàng)目管理計(jì)劃了,但是該計(jì)劃中這么多子計(jì)劃讓你無從下手。。。

      不急,聽我慢慢道來!

      項(xiàng)目是由一個(gè)商業(yè)機(jī)會(huì)觸發(fā),而這些商業(yè)機(jī)會(huì)早已寫在商業(yè)論證中,也在立項(xiàng)之前明確,在你的項(xiàng)目章程中也應(yīng)該有高層級(jí)的目標(biāo)和范圍。作為項(xiàng)目經(jīng)理的你,應(yīng)該繼續(xù)觸發(fā)需求管理,項(xiàng)目管理的交付五花八門,有的是實(shí)現(xiàn)一個(gè)新產(chǎn)品,有的是為客戶部署一個(gè)產(chǎn)品功能,有的是做企業(yè)內(nèi)部交付,有的甚至只是單單一個(gè)流程優(yōu)化。此時(shí)的你,大可不必驚慌,因?yàn)槲覀冺?xiàng)目管理的方法是一樣的,我們收集需求的工具和方法其實(shí)大多相同。

      1、產(chǎn)品類項(xiàng)目。

      這類項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理需要有敏銳的用戶視角,你很清楚,你的產(chǎn)品設(shè)計(jì)的好壞會(huì)直接影響到用戶的購買。所以,獲得需求的樣本量越大,對(duì)你的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和研發(fā)越是有幫助。而這時(shí)的你要知道,產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)是王道,所以需要大量問卷調(diào)查進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,跟團(tuán)隊(duì)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,抽取樣本開焦點(diǎn)小組及引導(dǎo)式研討會(huì)等,甚至還需要考慮到發(fā)起人可能會(huì)有私人想法,然后對(duì)其運(yùn)用訪談技術(shù)。

      2、部署類產(chǎn)品。

      部署類產(chǎn)品相對(duì)來說比較成熟,客戶和用戶的定位比較明確,他們的購買或者使用思路比較清晰,如上線一個(gè)ERP,又如部署一個(gè)基站做5G的升級(jí)。那么作為部署類項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理來說,建議使用的一些需求工具如:跟客戶一起頭腦風(fēng)暴,開焦點(diǎn)小組會(huì)議,或者是引導(dǎo)式研討會(huì),然后對(duì)一些部門主管進(jìn)行訪談等。

      3、內(nèi)部交付類、流程優(yōu)化類項(xiàng)目。

      你的用戶群可能就是公司的某一些業(yè)務(wù)部門,需求樣本量相對(duì)較少,你也不一定需要類似問卷這種大樣本工具,我們建議使用:頭腦風(fēng)暴、焦點(diǎn)小組、引導(dǎo)式研討會(huì)等,去觸發(fā)用戶對(duì)于需求的表明。

      無論在哪種模式下,這時(shí)候的項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)開始頭大了,需求越來越多,也越來越搞,早知道不跟這些用戶開會(huì)了,他們又不懂,個(gè)個(gè)考慮自己的私利以自己為中心,而不是項(xiàng)目產(chǎn)品為中心了。PMBOK 又教我們我們可以用親和圖、名義小組、引導(dǎo)等方式給需求進(jìn)行排序和分類,這樣不至于使用戶們提出的各種需求都納入到我的項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目資金是有限的,項(xiàng)目經(jīng)理不可能在有限的資源做出無限的功能。

      這種類型的需求工作會(huì)議,開多了就樣樣蔓延,開少了呢又怕遺漏需求。這時(shí)候,你完全可以使用這個(gè)神器,mindmanager。它集成了頭腦風(fēng)暴、親和圖、名義小組等各個(gè)工具的優(yōu)勢(shì),當(dāng)大家在談每一個(gè)需求的時(shí)候,如果你用白板寫出來還是不夠裝逼,此時(shí)的你可以用一臺(tái)投影儀,連接著你的電腦,把大家談到的各個(gè)散亂需求寫在軟件中,這個(gè)其實(shí)是頭腦風(fēng)暴的功能,邊開會(huì)邊合并需求,這其實(shí)是親和圖的功能,最后把各種類型的需求合并到一個(gè)總的腦圖,這才是真正的需求樹。這時(shí)候,我們?cè)撚妹x小組或引導(dǎo)技術(shù)了,這么多需求畫在一個(gè)圖上的,也讓用戶們感到壓力,因?yàn)樗麄冏约阂豢催@么復(fù)雜也打了不少退堂鼓。

      原來項(xiàng)目將來做出來是這么復(fù)雜的鴨,引導(dǎo)他們,還有走名義小組路線啊,不是不讓大家暢所欲言,讓他們先刷一遍存在感,讓他們暢所欲言談需求好了,當(dāng)他們自己眼中看到是這么復(fù)雜的時(shí)候,就不太再會(huì)蔓延了。不蔓延了之后,我們就開始砍需求,讓大家用名義小組投票每一個(gè)需求的重要程度,甚至我們可以用決策的投票技術(shù)讓大家砍掉不需要的需求。這樣的你,既跟用戶們互動(dòng)比較好,也體現(xiàn)了項(xiàng)目管理精神,需求讓他們談,需求也讓他們自己去砍,砍完的就是你想要的東西了。

      這個(gè)需求會(huì)議建議從原先的頭腦風(fēng)暴匯總到思維導(dǎo)圖,到現(xiàn)在的大家最終定下要做和不要做的需求,兩個(gè)小時(shí)已經(jīng)過去了。

      現(xiàn)在社會(huì),頭腦風(fēng)暴軟件已經(jīng)非常普及,你的裝逼程度也就一般,所以應(yīng)該考慮我們的神器二。

      神器二、axure

      你讓這么多用戶參與需求會(huì)議,也通過訪談了解了老板們的私密信息,這時(shí)候你需要提升的是大家心中你的專業(yè)度了,把他們的需求迅速用原型法畫出來。如果剛才在需求會(huì)議的2小時(shí)我們定下需求后,你趁熱打鐵馬上能夠畫出原型,這會(huì)讓無數(shù)人仰視你,他們心中無數(shù)個(gè)666。這個(gè)軟件使用起來并不難,難的是你是否真的有藝術(shù)靈感和審美,你并不用把項(xiàng)目交付物全部畫出,你只要能夠畫出基本框架就好。因?yàn)檫@時(shí)候的用戶,雖然談了需求,但其實(shí)他們腦子里空空無物。只有當(dāng)你拿出一個(gè)雛形出來的時(shí)候,他們才會(huì)真的聯(lián)想到是否那就是他們想要的,甚至?xí)|發(fā)新的需求。

      在需求會(huì)的10分鐘休息后,你馬上畫出了他們想要東西的草圖,這個(gè)圖不需要非常逼真,只要有功能和框架即可。之后我們的探討才真正高效,而你的專業(yè)也將贏得用戶的信任。你相信么,從這里開始,在他們心中,你已經(jīng)是一個(gè)非常專業(yè)和優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理了。

      此時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理也心累,想想以前做了這么多年技術(shù)現(xiàn)在開始要能夠畫原型圖,沒辦法,因?yàn)槟阍絹碓劫N近用戶,沒有一技防身咋辦呢?

      接下來就要搞定團(tuán)隊(duì)的人了,我們建議使用神器三。

      神器三、wbs chart pro

      這款軟件我曾經(jīng)用過,但是貌似近幾年在國內(nèi)并無銷售,所以大家可能要花點(diǎn)心思才能找到。對(duì)外通過思維導(dǎo)圖、exure可以搞定,但是對(duì)內(nèi)就要考慮如何做出這些產(chǎn)品和功能,而我們眾所周知項(xiàng)目經(jīng)理的分工作包的工具叫做WBS,如果你再像以前一樣靠手繪或者用PPT繪制,已經(jīng)不再裝逼。另外,我們?cè)谀軌蜃詡路纸獾焦ぷ靼耐瑫r(shí),我們也可以考慮如何把進(jìn)度自上而下的粗略分解,把成本也自上而下的粗略分解了。

      對(duì)于一些小型項(xiàng)目來說,是否要畫出甘特圖其實(shí)并不是那么重要,可以用這樣子的分解,也可以對(duì)每個(gè)工作包進(jìn)行自上而下的估算,其實(shí)我們已經(jīng)可以開工和準(zhǔn)備做了。如果大家問我,讓項(xiàng)目能夠快速的運(yùn)作起來,還缺少什么,其實(shí)就少了任務(wù)分配這個(gè)維度。

      因?yàn)閣bs chart pro把任務(wù)也分解到了工作包,每個(gè)工作包也有它自己的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間,我們接下來可以用EXCEL作一個(gè)RACI模型把分工這個(gè)功能給加上去,這樣,整個(gè)項(xiàng)目的前期規(guī)劃已經(jīng)是非常完美了。我們已經(jīng)有了工作包,每個(gè)工作包的開始和結(jié)束時(shí)間,再做一個(gè)表,注明誰負(fù)責(zé)完成這些工作包即可。

      本期呢,我沒寫那么多的心理治愈類的話,也沒寫項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)觀點(diǎn),我實(shí)在一些,教大家項(xiàng)目管理里非常有用的三大神器,不知道你們用過哪一個(gè)呢?

      歡迎回復(fù)和點(diǎn)評(píng),也歡迎大家的指正。

      我們下一期見哦~~

      如何提問

      老邱百問,答你所問。

      項(xiàng)目管理的重點(diǎn)是什么?怎么才能管理好項(xiàng)目?

      項(xiàng)目管理工作中遇到棘手問題?個(gè)人職業(yè)發(fā)展遭遇瓶頸?也許你需要一個(gè)導(dǎo)師為你答疑解惑。

      【老邱百問】板塊就是為此而設(shè),主要關(guān)注項(xiàng)目管理和職業(yè)發(fā)展領(lǐng)域,給大家一個(gè)提問的平臺(tái),并有機(jī)會(huì)得到老邱的親自解答,同時(shí)將問答分享,以供大家交流借鑒。

      老邱百問,答你所問

      question

      提問者:卓君

      提問:互聯(lián)網(wǎng)偏技術(shù)的職位,做的較多的是公司內(nèi)部的需求或項(xiàng)目,學(xué)了pmp后如何轉(zhuǎn)到真正的項(xiàng)目經(jīng)理

      老邱解答

      如果你已經(jīng)是PMP,那么你一定對(duì)PMBOK的過程有所了解,很想把PMBOK所學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用與日常工作和日常項(xiàng)目中。項(xiàng)目管理人都是有項(xiàng)目管理思維的,比方項(xiàng)目立項(xiàng)管理、項(xiàng)目規(guī)劃管理、項(xiàng)目執(zhí)行管理、項(xiàng)目收尾管理,其實(shí)在我們?nèi)粘9ぷ髦校€有很多PMBOK中都會(huì)提到非常實(shí)用的三大工具,今天我在這一篇文章里就給大家介紹項(xiàng)目經(jīng)理的三大神器!我們也運(yùn)用場(chǎng)景給大家介紹這三大神器的使用方法。

      神器一、mindmanager

      項(xiàng)目立項(xiàng)了,我們的章程已經(jīng)發(fā)布,所有人都知道你已經(jīng)被任命為項(xiàng)目經(jīng)理了,當(dāng)你摸不清頭腦應(yīng)該如何往下做的時(shí)候,PMBOK被打開了。原來,制定項(xiàng)目章程之后,你必須要完成項(xiàng)目管理計(jì)劃了,但是該計(jì)劃中這么多子計(jì)劃讓你無從下手。。。

      不急,聽我慢慢道來!

      項(xiàng)目是由一個(gè)商業(yè)機(jī)會(huì)觸發(fā),而這些商業(yè)機(jī)會(huì)早已寫在商業(yè)論證中,也在立項(xiàng)之前明確,在你的項(xiàng)目章程中也應(yīng)該有高層級(jí)的目標(biāo)和范圍。作為項(xiàng)目經(jīng)理的你,應(yīng)該繼續(xù)觸發(fā)需求管理,項(xiàng)目管理的交付五花八門,有的是實(shí)現(xiàn)一個(gè)新產(chǎn)品,有的是為客戶部署一個(gè)產(chǎn)品功能,有的是做企業(yè)內(nèi)部交付,有的甚至只是單單一個(gè)流程優(yōu)化。此時(shí)的你,大可不必驚慌,因?yàn)槲覀冺?xiàng)目管理的方法是一樣的,我們收集需求的工具和方法其實(shí)大多相同。

      1、產(chǎn)品類項(xiàng)目。

      這類項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理需要有敏銳的用戶視角,你很清楚,你的產(chǎn)品設(shè)計(jì)的好壞會(huì)直接影響到用戶的購買。所以,獲得需求的樣本量越大,對(duì)你的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和研發(fā)越是有幫助。而這時(shí)的你要知道,產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)是王道,所以需要大量問卷調(diào)查進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,跟團(tuán)隊(duì)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,抽取樣本開焦點(diǎn)小組及引導(dǎo)式研討會(huì)等,甚至還需要考慮到發(fā)起人可能會(huì)有私人想法,然后對(duì)其運(yùn)用訪談技術(shù)。

      2、部署類產(chǎn)品。

      部署類產(chǎn)品相對(duì)來說比較成熟,客戶和用戶的定位比較明確,他們的購買或者使用思路比較清晰,如上線一個(gè)ERP,又如部署一個(gè)基站做5G的升級(jí)。那么作為部署類項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理來說,建議使用的一些需求工具如:跟客戶一起頭腦風(fēng)暴,開焦點(diǎn)小組會(huì)議,或者是引導(dǎo)式研討會(huì),然后對(duì)一些部門主管進(jìn)行訪談等。

      3、內(nèi)部交付類、流程優(yōu)化類項(xiàng)目。

      你的用戶群可能就是公司的某一些業(yè)務(wù)部門,需求樣本量相對(duì)較少,你也不一定需要類似問卷這種大樣本工具,我們建議使用:頭腦風(fēng)暴、焦點(diǎn)小組、引導(dǎo)式研討會(huì)等,去觸發(fā)用戶對(duì)于需求的表明。

      無論在哪種模式下,這時(shí)候的項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)開始頭大了,需求越來越多,也越來越搞,早知道不跟這些用戶開會(huì)了,他們又不懂,個(gè)個(gè)考慮自己的私利以自己為中心,而不是項(xiàng)目產(chǎn)品為中心了。PMBOK 又教我們我們可以用親和圖、名義小組、引導(dǎo)等方式給需求進(jìn)行排序和分類,這樣不至于使用戶們提出的各種需求都納入到我的項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目資金是有限的,項(xiàng)目經(jīng)理不可能在有限的資源做出無限的功能。

      這種類型的需求工作會(huì)議,開多了就樣樣蔓延,開少了呢又怕遺漏需求。這時(shí)候,你完全可以使用這個(gè)神器,mindmanager。它集成了頭腦風(fēng)暴、親和圖、名義小組等各個(gè)工具的優(yōu)勢(shì),當(dāng)大家在談每一個(gè)需求的時(shí)候,如果你用白板寫出來還是不夠裝逼,此時(shí)的你可以用一臺(tái)投影儀,連接著你的電腦,把大家談到的各個(gè)散亂需求寫在軟件中,這個(gè)其實(shí)是頭腦風(fēng)暴的功能,邊開會(huì)邊合并需求,這其實(shí)是親和圖的功能,最后把各種類型的需求合并到一個(gè)總的腦圖,這才是真正的需求樹。這時(shí)候,我們?cè)撚妹x小組或引導(dǎo)技術(shù)了,這么多需求畫在一個(gè)圖上的,也讓用戶們感到壓力,因?yàn)樗麄冏约阂豢催@么復(fù)雜也打了不少退堂鼓。

      原來項(xiàng)目將來做出來是這么復(fù)雜的鴨,引導(dǎo)他們,還有走名義小組路線啊,不是不讓大家暢所欲言,讓他們先刷一遍存在感,讓他們暢所欲言談需求好了,當(dāng)他們自己眼中看到是這么復(fù)雜的時(shí)候,就不太再會(huì)蔓延了。不蔓延了之后,我們就開始砍需求,讓大家用名義小組投票每一個(gè)需求的重要程度,甚至我們可以用決策的投票技術(shù)讓大家砍掉不需要的需求。這樣的你,既跟用戶們互動(dòng)比較好,也體現(xiàn)了項(xiàng)目管理精神,需求讓他們談,需求也讓他們自己去砍,砍完的就是你想要的東西了。

      這個(gè)需求會(huì)議建議從原先的頭腦風(fēng)暴匯總到思維導(dǎo)圖,到現(xiàn)在的大家最終定下要做和不要做的需求,兩個(gè)小時(shí)已經(jīng)過去了。

      現(xiàn)在社會(huì),頭腦風(fēng)暴軟件已經(jīng)非常普及,你的裝逼程度也就一般,所以應(yīng)該考慮我們的神器二。

      神器二、axure

      你讓這么多用戶參與需求會(huì)議,也通過訪談了解了老板們的私密信息,這時(shí)候你需要提升的是大家心中你的專業(yè)度了,把他們的需求迅速用原型法畫出來。如果剛才在需求會(huì)議的2小時(shí)我們定下需求后,你趁熱打鐵馬上能夠畫出原型,這會(huì)讓無數(shù)人仰視你,他們心中無數(shù)個(gè)666。這個(gè)軟件使用起來并不難,難的是你是否真的有藝術(shù)靈感和審美,你并不用把項(xiàng)目交付物全部畫出,你只要能夠畫出基本框架就好。因?yàn)檫@時(shí)候的用戶,雖然談了需求,但其實(shí)他們腦子里空空無物。只有當(dāng)你拿出一個(gè)雛形出來的時(shí)候,他們才會(huì)真的聯(lián)想到是否那就是他們想要的,甚至?xí)|發(fā)新的需求。

      在需求會(huì)的10分鐘休息后,你馬上畫出了他們想要東西的草圖,這個(gè)圖不需要非常逼真,只要有功能和框架即可。之后我們的探討才真正高效,而你的專業(yè)也將贏得用戶的信任。你相信么,從這里開始,在他們心中,你已經(jīng)是一個(gè)非常專業(yè)和優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理了。

      此時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理也心累,想想以前做了這么多年技術(shù)現(xiàn)在開始要能夠畫原型圖,沒辦法,因?yàn)槟阍絹碓劫N近用戶,沒有一技防身咋辦呢?

      接下來就要搞定團(tuán)隊(duì)的人了,我們建議使用神器三。

      神器三、wbs chart pro

      這款軟件我曾經(jīng)用過,但是貌似近幾年在國內(nèi)并無銷售,所以大家可能要花點(diǎn)心思才能找到。對(duì)外通過思維導(dǎo)圖、exure可以搞定,但是對(duì)內(nèi)就要考慮如何做出這些產(chǎn)品和功能,而我們眾所周知項(xiàng)目經(jīng)理的分工作包的工具叫做WBS,如果你再像以前一樣靠手繪或者用PPT繪制,已經(jīng)不再裝逼。另外,我們?cè)谀軌蜃詡路纸獾焦ぷ靼耐瑫r(shí),我們也可以考慮如何把進(jìn)度自上而下的粗略分解,把成本也自上而下的粗略分解了。

      對(duì)于一些小型項(xiàng)目來說,是否要畫出甘特圖其實(shí)并不是那么重要,可以用這樣子的分解,也可以對(duì)每個(gè)工作包進(jìn)行自上而下的估算,其實(shí)我們已經(jīng)可以開工和準(zhǔn)備做了。如果大家問我,讓項(xiàng)目能夠快速的運(yùn)作起來,還缺少什么,其實(shí)就少了任務(wù)分配這個(gè)維度。

      因?yàn)閣bs chart pro把任務(wù)也分解到了工作包,每個(gè)工作包也有它自己的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間,我們接下來可以用EXCEL作一個(gè)RACI模型把分工這個(gè)功能給加上去,這樣,整個(gè)項(xiàng)目的前期規(guī)劃已經(jīng)是非常完美了。我們已經(jīng)有了工作包,每個(gè)工作包的開始和結(jié)束時(shí)間,再做一個(gè)表,注明誰負(fù)責(zé)完成這些工作包即可。

      本期呢,我沒寫那么多的心理治愈類的話,也沒寫項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)觀點(diǎn),我實(shí)在一些,教大家項(xiàng)目管理里非常有用的三大神器,不知道你們用過哪一個(gè)呢?

      歡迎回復(fù)和點(diǎn)評(píng),也歡迎大家的指正。

      我們下一期見哦~~

      如何提問

      老邱百問,答你所問。

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