甘特圖周計劃

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• 1、【day73】甘特圖制定年計劃
• 2、這樣做計劃，才能有效地執行
• 3、你會用甘特圖嗎？一招幫你做出清晰的工作規劃

【day73】甘特圖制定年計劃

這是2019年4月4日“崔律·100天精力和時間管理訓練營”第11.2講的課后實踐。

實踐事項

結合前一節定下的目標，制定剩余3個月的計劃甘特圖（作為年計劃甘特圖）與本月甘特圖。

實踐日志

1.我在本講中學到的點：

【昨日回顧】

1）多去看你的視覺化目標，能夠幫助提升心力，可以多備幾份目標的圖，讓目標隨時可見，多提醒自己。

2）翻翻小伙伴制定可視化目標的過程非常的贊，從完成目標所需花費的時間和自己目前所擁有的時間來看目標是否可行，從完成目標所需的數量來可視化目標，對目標有一個具體的認知。

【今日新知】

1）德魯克先生曾說：任何事都是兩次創造而成，先在頭腦中構思，即智力上的第一次創造（Mental/First Creation），然后付諸實踐，即體力上的或第二次的創造（Physical/Second Creation）。

2）用甘特圖做年計劃，昨天還寫了說自己也在可視化年度計劃，甘特圖雖然聽小伙伴拆過好幾次，但聽今天的課收獲依然很多。

先說下思維上的，先做年計劃的V0.8版本，再綜合考慮完善成V1.0版本，結合過去所學，在崔律講日清單的制定時，也是說先在下班時制定V0.8版本的，在第二天通勤時間或上班前的幾分鐘完善出V1.0版本。可以看出任何事情的完成都有一個過程，而大多數時候自己總想一口吃個胖子，一直拖延不去行動，才是問題。

3）甘特圖做年計劃的具體步驟如圖：

4）根據年度計劃制定出月/周計劃甘特圖，制定每月一張甘特圖，最后建議把年計劃和月計劃打印出來，和視覺化目標的圖片放在一起貼在墻上。

2.我在實踐中的亮點：

找了人生八個維度的圖參照著重新制定年度計劃，結果發現好多的任務都是需要全年做的，但是時間是有限的，于是就需要按時間和重要程度進行取舍，最后只有0.3版本的計劃。

3.我的疑問(周六答疑) ：

4.其他想說的話(如有)：

又被戳中了，制定年計劃是很重要的事，而實際上卻沒有掌控制定的關鍵點，聽了今天的課之后，感覺比昨天又開竅了一些，繼續加油。

這樣做計劃，才能有效地執行

很多人都知道做計劃可以規劃好自己的工作生活，可以完成自己的目標，可是在做計劃的過程中總是遇到各種困難，要么做著做著就忘記了，要么就是做了計劃卻不能有效執行。

結合我自身的一些實踐給出了一些建議和方法，希望對各位有所幫助。

一、做計劃的目的是什么？

做計劃的真正目的，是為我們的目標服務的。心中有一個明確的目標，就會知道自己該做什么，不該做什么。如果沒有目標，做計劃也沒有任何意義。

當你的心中有一個長遠的目標，那么怎么實現這個目標就是我們該思考的。一個長期的目標需要短期目標的分解，所以我們的計劃里就包括了長期計劃和短期計劃，所以計劃也需要分解到最小的單位，才能真正落實到實踐中去。

二、為什么很多人的計劃完成不了？

在實際執行中很多人常常會感到困惑，為什么年初的自己雄心壯志，制定下一個個計劃，可是到了年終發現，一個也沒完成，于是就出現了有趣的現象，今年的目標是把前年的計劃完成。

實際上制定計劃是需要練習的，基本功沒達到，你就沒有制定長遠計劃的能力，制定了也很難保證完成度。

這是由我們的思維能力決定的，計劃就是站在未來看現在，站的越遠，能看到的范圍就越廣。

可是也會容易出現眼高手低的現象，因為越遠就越容易虛，只有虛實結合，計劃才能真正有效地執行，所以鍛煉做計劃的能力是由近及遠的。

三、怎么做才能讓計劃更有效地執行？

先有能力做好日計劃，再來考慮做周計劃；有能力做好周計劃，再來考慮做月計劃；最后再考慮做年計劃。等到你有能力做好年計劃，如果你的目標夠長遠，就可以去做一生的計劃。

注意區別一點，計劃和目標不一樣。

目標和夢想都是我們對未來的自己的一個期望，是想要達成的一個結果，而計劃是用來落到實處的。

所以計劃是為目標服務的，目標只需要我們的一腔熱血，計劃需要的是能力。既然是能力，就需要一步步地練習得來。

你的計劃總是不能有效地完成，就是因為你沒有按照步驟來學會制定計劃。

四、說一說我學習制定計劃的流程

01

注意是學習制定計劃，不是制定計劃。

我曾經也走過制定計劃的誤區，年初豪情壯志地制定了一年的計劃，今年要做的一大堆事情，要完成的一個個任務，也不管自己有沒有精力去做，也不管自己有沒有能力完成，結果可想而知就是完成度少的可憐。

實際上應該怎么去做？你可以制定年計劃，但是在你還沒有能力制定長期計劃的時候，不要計劃的太多太復雜。

我在年計劃這塊是以主題目標為核心，這個目標可以很虛，但是能夠成為我這一整年做事的風向標。

了解過吸引力法則的朋友一定聽過，向宇宙下訂單，是一種對自己的心理暗示，一種能量的吸引與釋放。

02

真正制定計劃要從制定日計劃開始練習，一天要做哪些事，寫在日程計劃本上，一天下來看看完成了多少，完成的打個勾，每天對比完成度。

堅持幾周下來你會發現，有些事是你每天都在做的，有些事是你經常做的，這些事就可以單獨做一個甘特圖。甘特圖原本是為項目進度服務的，也就是所謂的項目進度表。

你所做的事如果是為你的長期目標服務的，那么就可以用甘特圖來記錄你為此付出的時間，也就不用每天為此重復做計劃。

時間久了你會發現，每天的日計劃絕大多數都會體現在這張甘特圖上面，日計劃只需要計劃一些不常做的事情就可以了。

03

當你掌握了做日計劃的能力，接下來才是做周計劃 。

這一周需要做什么，哪些是重要緊急的事情，哪些是緊急不重要的事情，這些屬于可預見的計劃事件，把這些事件列出即可。

哪些是重要不緊急的事情，哪些是不重要不緊急的事情，這些是你學習提升和休閑的比重，要規劃好任務次數、時間和比例。

04

這樣練習幾周，直到你了解了制定周計劃的邏輯，才是制定月計劃的開始。

制定月計劃要考慮到的幾點：

1、一個月大致由四周組成，所以你的月計劃也是由四個周計劃組成。周計劃的任務完成能力決定了月計劃的完成度。

所以制定月計劃的時候，要考慮實際情況，不要不假思索制定一大堆注定完不成的計劃。

可以先易后難，先提升月計劃的完成度，再提升月計劃的質量。

2、甘特圖里的項目哪些需要每天堅持，哪些需要保證一定的次數，結合周計劃的實際情況做出一個月的總計劃，這樣才可以保證你的長期目標能夠落到實處。

3、之前說到的年初制定的年計劃，雖然不夠完美，但是在制定月計劃的時候可以綜合考慮一下年計劃，哪些事適合在這個月做，哪些事想在這個月執行，都可以納入月計劃的范圍內。

4、月計劃就像一個公司的高層管理，既需要考慮到整體目標的方向，又需要考慮到目標的完成度，這個就非?？简炓粋€人的整體布局能力和具體執行能力。只有把月計劃做好了，做年計劃才會有實際的意義。

05

當你把每個月的計劃都能夠落實到位，年計劃才會有一個更加清晰的框架。

我目前還處于制定年目標的階段，只能確定一個大致的方向和目標，制定具體計劃的能力還需要在月計劃的歷練中慢慢增強。希望明年的我有能力制定出一個清晰可行的年計劃。

擁有了制定年計劃的能力，一生的計劃才有可能變得更加具體清晰。這是我認為的真正有效的學習制定計劃的過程。

很多時間管理上說的一些方法看上去似乎很科學，可是執行起來過于復雜，導致很多人連開始都不愿意開始，所以建議初學者不用去學太過復雜的方法。

我說的這些方法是我自己實踐總結下來的，也比較適合自己。在我看來，學習的過程不必追求盡善盡美，有沒有用才是最重要的。

你會用甘特圖嗎？一招幫你做出清晰的工作規劃

隨著負責的工作內容越來越多，我手上每個月都并列著十幾個大大小小的項目，看上去錯綜復雜、交叉進行，但是每次我都能在某個特定的時間節點之前，提醒該項目的負責人，什么資料該提交、下一階段要注意啥。部門內部的寶寶們都特別怕被我追工作，因為我一抓一個準，都是Deadline Date（最后日期）。

有一個下屬在離開總部回到區域做銷售經理之前，對我的評價是：“肖老師每次都能在項目的重要節點前，給我善意的提醒，督促我更好的完成工作。我學習到了提前做好計劃的重要性?！?/p>

這個銷售果真是老油條，其實我的原話是：“你到底做了這個培訓資料沒有？下周二是最后一天，你確定你要到最后一天給我看嗎？”，“這個培訓酒店必須提前一個月去定，為什么還沒有看到你上合同申請？沒有會議室，我們露天開會么？”

對這些項目的過程能夠了然于胸，是因為我有一個小妙招。關于項目管理，專業的課程可以講三天三夜，且大部分對日常簡單的計劃工作幫助不大。只有其中一個小工具我一直使用至今，那就是“甘特圖”。

不管你的工作計劃是復雜還是簡單，把所有的工作按照甘特圖的方式列入Excel表格中，立刻能清晰的看到整個脈絡，可以讓你隨時把脈工作進度和重點。

下面簡單舉一個例子（請原諒我懶，英文就不翻譯了）：

甘特圖的幾個要素是：標題、工作內容、負責人、所需時長、最后期限、日歷。

表格的縱向第一列是項目工作的內容。以上圖為例：紅色粗體為大的項目工作名稱，下面黑色字體分別是它的子項目（也就是要完成該項目的重點步驟）。很多人為了省事，喜歡寫大項目名稱，然后一個大的追蹤時間，其實這并不能幫助咱們管理到細節。最好的辦法是，把大項目中的關鍵步驟寫在下面，變成一個個小的子項目，也同樣有對應的負責人和相關信息，就像樹葉的脈絡一樣主次分明、清晰明了。

知道我為什么可以輕松管理到部門內部的所有項目了吧！當利用甘特圖制作好了所有計劃表之后，把這一張大圖打印出來貼在辦公室，就能清晰的看到你的整個“工作地圖”！當然也可以有自己的小創意，比如在這個地圖上用不同顏色的筆Mark（標記）一下重點信息、打勾打叉都是小Tips！

當然還有寶寶問我，我剛畢業工作，哪有那么多“地圖”可以畫啊，可能幾個字就表達了我一周的工作內容。

如果你這么想，就大錯特錯啦?；啚榉?，是剛畢業的職場新人更應該做的一件事件，這個能夠讓你更好的關注細節、優越執行。如果你能把簡單的工作，變成一個重要的項目去實施，在每個節點上把握進度和提高質量，不是能更快地脫穎而出嗎？

比如說你的老板交代你一個任務：明天接待一下重要的客戶王總。你會怎樣做計劃呢？想過用甘特圖來詳細計劃一下嗎？

當你上司問到你：“明天接待王總的事情安排好了嗎？”，你僅回答“安排好了！”，還是把這一張圖隨后也微信發給你的上司讓他/她知道你的進度、打消他的擔憂呢？

相信答案已經不言而喻。

工作中利用工具來提高效率，讓相關人員都清楚知道工作進度和關鍵點，畫好所有的“工作地圖”，讓自己能管理好上司、管理團隊、事半功倍！