為什么需要項目管理

本文目錄一覽：

• 1、項目管理的好處
• 2、項目管理的本意是什么？為什么職場上人人都在說項目管理呢？
• 3、為什么要進行項目管理
• 4、企業(yè)在什么情況下需要項目管理？急
• 5、為什么要進行項目管理？?
• 6、為什么要進行項目管理？

項目管理的好處

現(xiàn)在，很多公司的業(yè)務都是以項目的形式來開展的。雖然，公司仍然存在很多職能部門，但是公司通過職能部門來聯(lián)合完成項目工作的傳統(tǒng)管理方式，已經(jīng)不適合管理項目了。現(xiàn)在很多企業(yè)已經(jīng)利用先進的項目管理理論和知識來管理項目相關的事務了。那么，與傳統(tǒng)的管理方式相比，項目管理能夠為企業(yè)或者機構帶來哪些好處呢?

首先，我們需要先弄清楚項目管理是什么?

項目管理就是指把各種知識、技能、工具和技術應用于項目活動中，以達到項目的要求。項目管理通過應用和綜合諸如啟動、規(guī)劃、實施、監(jiān)控和收尾等項目管理過程來進行。

為什么要引進項目管理?

按照傳統(tǒng)的做法，當企業(yè)設定了一個項目后，參與這個項目的至少會有好幾個部門，包括財務部門、采購部門、人力資源部門等，而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產(chǎn)生摩擦，須進行協(xié)調(diào)，而這些無疑會增加項目的成本，影響項目實施的效率。項目管理的做法則不同。不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊，項目經(jīng)理則是項目團隊的領導者，他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優(yōu)質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現(xiàn)項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執(zhí)行者，他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程，并在時間、成本、質量、風險、合同、采購、人力資源等各個方面對項目進行全方位的管理，因此項目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領域解決的復雜問題，并實現(xiàn)更高的運營效率。

項目管理是全新的管理方法，學習項目管理的好處：開闊思路和視野;培養(yǎng)我們的系統(tǒng)思維習慣，務實的工作作風，科學的管理方法;能教會我們養(yǎng)成良好的工作方式。

例如美國StandishGroup1994年對超過8400個IT項目的研究表明，只有16%的項目實現(xiàn)其目標，50%的項目需要補救，34%的項目徹底失敗。Frame博士于1997年對438位項目工作人員進行了調(diào)查，結果表明，項目失敗的比率也非常高。根據(jù)他的分析，大多數(shù)項目的問題來源于以下四個方面的原因之一：組織方面出現(xiàn)問題(如因外來資源而產(chǎn)生的問題);對需求缺乏控制;缺乏計劃和控制;項目執(zhí)行方面與項目估算方面的問題。

由此我們可以看出在當前的環(huán)境下，實施項目管理是非常必要的!那么項目管理給我們究竟能夠帶來什么樣的好處呢?概括起來，可以有以下幾點：

好處1：合理安排項目的進度，有效使用項目資源，確保項目能夠按期完成，并降低項目成本。通過項目管理中的工作分解結構WBS、網(wǎng)絡圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源優(yōu)化等一系列項目管理方法和技術的使用，可以盡早地制定出項目的任務組成，并合理安排各項任務的先后順序，有效安排資源的使用，特別是項目中的關鍵資源和重點資源，從而保證項目的順利實施，并有效降低項目成本。如果不采用項目管理的方法，我們通常會盲目地啟動一個項目，將所有資源均安排在項目中，可能會有很多的人員、任務的瓶頸，同時也會造成很多的資源閑置，這樣勢必會造成資源和時間的浪費。

好處2：加強項目的團隊合作，提高項目團隊的戰(zhàn)斗力。項目管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法，如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。通過這些方法的使用，可以增強團隊合作精神，提高項目組成員的工作士氣和效率。

好處3：降低項目風險，提高項目實施的成功率。項目管理中重要的一部分是風險管理，通過風險管理可以有效降低項目的不確定因素對項目的影響。其實，這些工作是在傳統(tǒng)的項目實施過程中最容易被忽略的，也是會對項目產(chǎn)生毀滅性后果的因素之一。

好處4：有效控制項目范圍，增強項目的可控性。在項目實施過程中，需求的變更是經(jīng)常發(fā)生的。如果沒有一種好的方法來進行控制，勢必會對項目產(chǎn)生很多不良的影響，而項目管理中強調(diào)進行范圍控制，變更控制委員會(CCB)和變更控制系統(tǒng)的設立，能有效降低項目范圍變更對項目的影響，保證項目順利實施。

好處5：可以盡早地發(fā)現(xiàn)項目實施中的問題，有效地進行項目控制。項目計劃、執(zhí)行狀況的檢查以及PDCA工作環(huán)的應用，能夠及早地發(fā)現(xiàn)項目實施中存在的問題和隱含的問題，這樣項目就能順利執(zhí)行。

好處6：可以有效地進行項目的知識積累。傳統(tǒng)的項目實施中，經(jīng)常在項目實施完成時，項目就戛然而止，對于項目的實施總結，技術積累，都是一種空談。但目前知名的跨國公司之所以能夠運作很成功，除了有規(guī)范的制度外，還有一個因素就是有比較好的知識積累。項目管理中強調(diào)項目結束時，需要進行項目總結，這樣就能將更多的公司項目經(jīng)驗，轉換為公司的財富。總體來講，項目管理可以使得項目的實施順利，降低項目的風險性，最大限度地達到預期的目標。

借助 項目管理系統(tǒng) 來輔助項目管理，推動項目管理信息化建設，能夠讓項目管理的好處更為顯著。隨著信息化和移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們無論是工作或者生活都需要跟上時代潮流，否則就會難以跟上時代腳步，會被落后于競爭者，被市場所淘汰。

項目管理的本意是什么？為什么職場上人人都在說項目管理呢？

項目管理的意思就是在做一件事情的時候，嚴格的按照一定的工序和步驟去執(zhí)行。職場上人人都在說項目管理，是因為項目管理的方式去完成一件工作會非常的高效。

為什么要進行項目管理

項目管理就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望，而將優(yōu)秀的思維方式、知識、技能和工具應用到項目的活動中去。要想滿足或超過項目涉及人員的需求和期望，我們需要在范圍、時間、成本和質量；有不同需求和期望的項目涉及人員；明確表示出來的要求（需求）和未明確表達的要求（期望），這些相互間有沖突的要求中尋求有效平衡，達到針對終結目標，系統(tǒng)投入產(chǎn)出最佳。

項目管理不是研發(fā)所特有的，可以適用于各種領域和各種類型的工作，隨著時間的推移，一切工作都將項目管理。

不是小偷穿上了燕尾服就成了高尚的紳士，項目管理不是填一些模板、走一些流程、用一些工具或套一些框架，而是要

改變?nèi)斯ぷ骰蚪鉀Q問題的思維方式

，要掌握項目管理各種工具和流程為什么要這樣做的內(nèi)在本質含義，而非為了用工具（或流程）而用工具（或流程），如果習慣思維方式?jīng)]有改變，任何形變而神不變的東西，只是帶來形式上的內(nèi)耗。唯有項目管理的理念正在與所從事的業(yè)務工作融為一體，不斷深入摸索、總結和優(yōu)化，形成各種精細化的檢查單，只有深入的細節(jié)中去，才能發(fā)揮項目管理的強大作用。

項目管理的目的：1、

實行科學化管理，更加正確規(guī)范地做事

，通過對各個階段實行嚴格的控制，保證質量、成本、進度、范圍的要求，

使得系統(tǒng)投入產(chǎn)出最佳化；2、讓大家進行群體系統(tǒng)思考

，從橫向各個解決問題的階段和縱向九大領域各方面提供系統(tǒng)思考的方式；3、

項目計劃是項目管理的核心

，提高統(tǒng)籌策劃能力，項目管理就是

提高大家的預測能力

，預測能力體現(xiàn)一個公司的卓越能力，從被動轉化為主動，提高我們預測和預防風險的工作能力；4、項目管理就是要求我們有明確的共同目標，

工作目標要信守承諾

，根據(jù)成效落實相應獎罰；5、項目管理就是為了從原來的相互協(xié)助作為幫忙變成了義務，應該做的事情，

加強了團隊成員的協(xié)助

；6、項目管理非常重要的就是

集成協(xié)同并進的管理

，對各個方面的協(xié)同有效執(zhí)行進行管理，便于工作的有序有效。7、項目管理就是要求工作文檔化

，文檔化不是為了歸檔而文檔化，孤立的形式歸檔是沒有任何意義的，

文檔化的作用：

首先是人的記憶力是有限的，通過文檔化可以彌補這個缺陷，減少腦力負擔；其次為了讓大家的思路更加清晰化、邏輯化、一致化、可視化和系統(tǒng)化，讓大家之間相互交流的載體，從而可以提高你的邏輯思維能力和溝通表達能力；第三就是為了后段下一工序使用和繼承參考方便，同時換崗交接用，作為公司資產(chǎn)用。

項目目標至少包括以下幾個要素（用SMART法則）：★

進度計劃：多長時間完成？★

預算成本：需要多少成本？★

企業(yè)在什么情況下需要項目管理？急

項目管理啟動的時機有任務性啟動和自發(fā)性啟動兩種：

一、任務性啟動，如：

?領導下發(fā)項目任務書，啟動項目管理

?新品導入，啟動項目管理

?企業(yè)出現(xiàn)突發(fā)狀況，而這個狀況需要一定時間完成，啟動項目管理

?其它任務，這件事或這個任務可能是需要一定的時間、操作才能完成的時候，啟動項目管理

二、自發(fā)性啟動，如：

?根據(jù)市場需求信息，進行分析論證，需要啟動新項目

?根據(jù)發(fā)生的問題、顧客反饋，為了優(yōu)化、提升現(xiàn)有狀況，啟動項目管理

?其它根據(jù)個人或團隊構想、創(chuàng)意，確定項目，啟動項目管理

期望以上解答，對你有所幫助。

為什么要進行項目管理？?

項目管理是管理學的一個分支學科，對項目管理的定義是：指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設定的需求和期望的過程。項目管理是對一些成功地達成一系列目標相關的活動（譬如任務）的整體監(jiān)測和管控。這包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。“項目是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需完成的一次性任務。具體可以是一項工程、服務、研究課題及活動等。”“項目管理是運用管理的知識、工具、技術于項目活動上，來達成解決項目的問題或達成項目的需求。所謂管理包含領導、組織、用人、計劃、控制等五項主要工作。所謂項目管理，就是項目的管理者，在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標。項目管理則分為三大類：信息項目管理、工程項目管理、投資項目管理。項目管理意義第一，項目是解決社會供需矛盾的主要手段。第二，項目是知識轉化為生產(chǎn)力的重要途徑，是知識經(jīng)濟的一個主要業(yè)務手段。第三，項目是實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的載體。第四，項目是項目經(jīng)理社會價值的體現(xiàn)。

為什么要進行項目管理？

項目管理工作中遇到棘手問題？個人職業(yè)發(fā)展遭遇瓶頸？也許你需要一個導師為你答疑解惑。

【老邱百問】板塊就是為此而設，主要關注項目管理和職業(yè)發(fā)展領域，給大家一個提問的平臺，并有機會得到老邱的親自解答，同時將問答分享，以供大家交流借鑒。

老邱百問，答你所問

question

提問者：卓君

提問：互聯(lián)網(wǎng)偏技術的職位，做的較多的是公司內(nèi)部的需求或項目，學了pmp后如何轉到真正的項目經(jīng)理

老邱解答

如果你已經(jīng)是PMP，那么你一定對PMBOK的過程有所了解，很想把PMBOK所學到的知識運用與日常工作和日常項目中。項目管理人都是有項目管理思維的，比方項目立項管理、項目規(guī)劃管理、項目執(zhí)行管理、項目收尾管理，其實在我們?nèi)粘９ぷ髦校€有很多PMBOK中都會提到非常實用的三大工具，今天我在這一篇文章里就給大家介紹項目經(jīng)理的三大神器！我們也運用場景給大家介紹這三大神器的使用方法。

神器一、mindmanager

項目立項了，我們的章程已經(jīng)發(fā)布，所有人都知道你已經(jīng)被任命為項目經(jīng)理了，當你摸不清頭腦應該如何往下做的時候，PMBOK被打開了。原來，制定項目章程之后，你必須要完成項目管理計劃了，但是該計劃中這么多子計劃讓你無從下手。。。

不急，聽我慢慢道來！

項目是由一個商業(yè)機會觸發(fā)，而這些商業(yè)機會早已寫在商業(yè)論證中，也在立項之前明確，在你的項目章程中也應該有高層級的目標和范圍。作為項目經(jīng)理的你，應該繼續(xù)觸發(fā)需求管理，項目管理的交付五花八門，有的是實現(xiàn)一個新產(chǎn)品，有的是為客戶部署一個產(chǎn)品功能，有的是做企業(yè)內(nèi)部交付，有的甚至只是單單一個流程優(yōu)化。此時的你，大可不必驚慌，因為我們項目管理的方法是一樣的，我們收集需求的工具和方法其實大多相同。

1、產(chǎn)品類項目。

這類項目的項目經(jīng)理需要有敏銳的用戶視角，你很清楚，你的產(chǎn)品設計的好壞會直接影響到用戶的購買。所以，獲得需求的樣本量越大，對你的產(chǎn)品設計和研發(fā)越是有幫助。而這時的你要知道，產(chǎn)品設計數(shù)據(jù)是王道，所以需要大量問卷調(diào)查進行統(tǒng)計分析，跟團隊進行頭腦風暴，抽取樣本開焦點小組及引導式研討會等，甚至還需要考慮到發(fā)起人可能會有私人想法，然后對其運用訪談技術。

2、部署類產(chǎn)品。

部署類產(chǎn)品相對來說比較成熟，客戶和用戶的定位比較明確，他們的購買或者使用思路比較清晰，如上線一個ERP，又如部署一個基站做5G的升級。那么作為部署類項目的項目經(jīng)理來說，建議使用的一些需求工具如：跟客戶一起頭腦風暴，開焦點小組會議，或者是引導式研討會，然后對一些部門主管進行訪談等。

3、內(nèi)部交付類、流程優(yōu)化類項目。

你的用戶群可能就是公司的某一些業(yè)務部門，需求樣本量相對較少，你也不一定需要類似問卷這種大樣本工具，我們建議使用：頭腦風暴、焦點小組、引導式研討會等，去觸發(fā)用戶對于需求的表明。

無論在哪種模式下，這時候的項目經(jīng)理一個開始頭大了，需求越來越多，也越來越搞，早知道不跟這些用戶開會了，他們又不懂，個個考慮自己的私利以自己為中心，而不是項目產(chǎn)品為中心了。PMBOK 又教我們我們可以用親和圖、名義小組、引導等方式給需求進行排序和分類，這樣不至于使用戶們提出的各種需求都納入到我的項目范圍。項目資金是有限的，項目經(jīng)理不可能在有限的資源做出無限的功能。

這種類型的需求工作會議，開多了就樣樣蔓延，開少了呢又怕遺漏需求。這時候，你完全可以使用這個神器，mindmanager。它集成了頭腦風暴、親和圖、名義小組等各個工具的優(yōu)勢，當大家在談每一個需求的時候，如果你用白板寫出來還是不夠裝逼，此時的你可以用一臺投影儀，連接著你的電腦，把大家談到的各個散亂需求寫在軟件中，這個其實是頭腦風暴的功能，邊開會邊合并需求，這其實是親和圖的功能，最后把各種類型的需求合并到一個總的腦圖，這才是真正的需求樹。這時候，我們該用名義小組或引導技術了，這么多需求畫在一個圖上的，也讓用戶們感到壓力，因為他們自己一看這么復雜也打了不少退堂鼓。

原來項目將來做出來是這么復雜的鴨，引導他們，還有走名義小組路線啊，不是不讓大家暢所欲言，讓他們先刷一遍存在感，讓他們暢所欲言談需求好了，當他們自己眼中看到是這么復雜的時候，就不太再會蔓延了。不蔓延了之后，我們就開始砍需求，讓大家用名義小組投票每一個需求的重要程度，甚至我們可以用決策的投票技術讓大家砍掉不需要的需求。這樣的你，既跟用戶們互動比較好，也體現(xiàn)了項目管理精神，需求讓他們談，需求也讓他們自己去砍，砍完的就是你想要的東西了。

這個需求會議建議從原先的頭腦風暴匯總到思維導圖，到現(xiàn)在的大家最終定下要做和不要做的需求，兩個小時已經(jīng)過去了。

現(xiàn)在社會，頭腦風暴軟件已經(jīng)非常普及，你的裝逼程度也就一般，所以應該考慮我們的神器二。

神器二、axure

你讓這么多用戶參與需求會議，也通過訪談了解了老板們的私密信息，這時候你需要提升的是大家心中你的專業(yè)度了，把他們的需求迅速用原型法畫出來。如果剛才在需求會議的2小時我們定下需求后，你趁熱打鐵馬上能夠畫出原型，這會讓無數(shù)人仰視你，他們心中無數(shù)個666。這個軟件使用起來并不難，難的是你是否真的有藝術靈感和審美，你并不用把項目交付物全部畫出，你只要能夠畫出基本框架就好。因為這時候的用戶，雖然談了需求，但其實他們腦子里空空無物。只有當你拿出一個雛形出來的時候，他們才會真的聯(lián)想到是否那就是他們想要的，甚至會觸發(fā)新的需求。

在需求會的10分鐘休息后，你馬上畫出了他們想要東西的草圖，這個圖不需要非常逼真，只要有功能和框架即可。之后我們的探討才真正高效，而你的專業(yè)也將贏得用戶的信任。你相信么，從這里開始，在他們心中，你已經(jīng)是一個非常專業(yè)和優(yōu)秀的項目經(jīng)理了。

此時的項目經(jīng)理也心累，想想以前做了這么多年技術現(xiàn)在開始要能夠畫原型圖，沒辦法，因為你越來越貼近用戶，沒有一技防身咋辦呢？

接下來就要搞定團隊的人了，我們建議使用神器三。

神器三、wbs chart pro

這款軟件我曾經(jīng)用過，但是貌似近幾年在國內(nèi)并無銷售，所以大家可能要花點心思才能找到。對外通過思維導圖、exure可以搞定，但是對內(nèi)就要考慮如何做出這些產(chǎn)品和功能，而我們眾所周知項目經(jīng)理的分工作包的工具叫做WBS，如果你再像以前一樣靠手繪或者用PPT繪制，已經(jīng)不再裝逼。另外，我們在能夠自傷而下分解到工作包的同時，我們也可以考慮如何把進度自上而下的粗略分解，把成本也自上而下的粗略分解了。

對于一些小型項目來說，是否要畫出甘特圖其實并不是那么重要，可以用這樣子的分解，也可以對每個工作包進行自上而下的估算，其實我們已經(jīng)可以開工和準備做了。如果大家問我，讓項目能夠快速的運作起來，還缺少什么，其實就少了任務分配這個維度。

因為wbs chart pro把任務也分解到了工作包，每個工作包也有它自己的開始時間和結束時間，我們接下來可以用EXCEL作一個RACI模型把分工這個功能給加上去，這樣，整個項目的前期規(guī)劃已經(jīng)是非常完美了。我們已經(jīng)有了工作包，每個工作包的開始和結束時間，再做一個表，注明誰負責完成這些工作包即可。

本期呢，我沒寫那么多的心理治愈類的話，也沒寫項目經(jīng)理職業(yè)觀點，我實在一些，教大家項目管理里非常有用的三大神器，不知道你們用過哪一個呢？

歡迎回復和點評，也歡迎大家的指正。

我們下一期見哦~~

如何提問

老邱百問，答你所問。