利用Excel制作年終報表小技巧(干貨)

利用Excel制作年終報表小技巧(干貨)

1. Alt+=快速求和

匯總求和是年報制作里經常遇到的一個問題，傳統方法是利用SUM函數+單元格拖拽。不過一個更快捷的操作是：先選中數據區，按下“Alt+=”，稍后Excel就會將匯總結果直接填寫到表格下方。如果你還需要橫向匯總，那么可以在選擇時多選一組空白列，這樣Excel就會一并把橫向結果也匯總出來了。

Alt+=快速匯總表格

2. 一鍵切換數字格式

將一個數值改為百分比或貨幣單位，傳統方法是修改單元格格式。但如果這樣的數值很多，也可以借助快捷鍵來完成。選中單元格，按下Ctrl+Shift+3就是日期格式，按下Ctrl+Shift+4就是貨幣格式，按下Ctrl+Shift+5就是百分比格式。

一鍵變換單元格格式

3. 一鍵展現公式

表格里夾雜了很多公式，修改起來不方便。想讓公式“顯形”其實非常簡單，只要按一下“Ctrl+~”就可以了。這樣處理之后，再編輯表格就不怕將公式誤刪除了。

一鍵展現公式

4. 一鍵增加行列

制作表格時經常需要添刪行和列，傳統方法是將光標定位到行列開頭，再用右鍵手工操作。其實你也可以先將光標定位到要處理的行列開關，按下快捷鍵Ctrl+/-。其中“Ctrl+”是增加行(列)，“Ctrl-”是減少行(列)。需要幾個按幾下，要比傳統方法方便多了!

快捷鍵添刪行和列

5. 快速在不同工作表間切換

快速切換不同工作表

6. 不想看到礙眼的“0”

取消“0”值顯示

需要注意的是，這項設置僅針對于當前工作表有效，且會自動保存到文件里。設置好后，即便將表格放到另一臺電腦上，也不會將0顯示出來。

“消零”前后對比

7. 只打印表格中的某一部分

使用“打印區域”僅打印指定部分(藍色表格)

8. 快速刪除空行

快速刪除空行

9. 快速錄入部門員工清單

快速生成部門員工清單

10. 一鍵清除邊框

有時表格中的框線很礙眼，如何一鍵快速清除呢?很簡單，選中要處理的單元格區域，然后按下快捷鍵Ctrl+Shift+-(減號)，這時區域內的框線就被一鍵清除了。

一鍵清除邊框

11. 不相鄰單元格填充相同數據

有時我們需要在不相鄰的單元格內，填寫相同的數據。無論手工填寫還是復制粘貼，都不夠快捷。其實Excel支持一個更簡單的方法，先將要填寫的單元格按Ctrl鍵全部選中，然后在其中某個單元格內輸入數值(此時單元格需要一直保持選中狀態)，接下來按下快捷鍵Ctrl+Enter(回車)，這時已選中的單元格內就會自動填好相同的數值了。

不相鄰單元格填充相同數據

類似方法還可以在多個工作表中同時填寫，方法是按住Ctrl鍵，首先將要填寫的工作表全部選好，接下來再利用上述方法完成多單元格錄入。完成后，所有被選中工作表的對應位置，都會自動填好相同的數值。

12. 工作表太多?這種選法你試過嗎

有些表格內置了大量工作表(最常見的就是一天一個工作表)，選擇時會很麻煩。其實Excel還支持一種列表式選擇，只要在左下方切換按鈕處右擊，就能看到所有工作表。需要打開某個工作表時，直接雙擊對應的表格名稱就可以了。

通過列表快速在多組工作表中挑選

13. 快速在多個工作簿中切換

如何在多個已打開的工作簿間切換呢?很多人的選擇都是——Alt+TAB。雖然Alt+TAB也能實現切換表格的目的，但由于列表中會包含其他程序，往往不能一鍵定位到所需的表格。其實Excel還支持一項Ctrl+TAB快捷鍵，與Alt+TAB不同，Ctrl+TAB只會在已打開的工作簿間切換，不會受其他程序影響。

Ctrl+TAB僅在已打開工作簿中切換

14. 單元格內容如何合并

快速合并單元格內容

注意：使用這項功能前，需要首先將單元格列寬調整至足夠容納下所有的單元格內容才可。

15. 一鍵關閉所有Excel表格

按Shift一鍵關閉所有已打開工作簿

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