數(shù)據(jù)驗證是個寶，數(shù)據(jù)錄入沒煩惱

數(shù)據(jù)驗證是個寶，數(shù)據(jù)錄入沒煩惱

用數(shù)據(jù)有效性，能夠幫助我們對輸入的內(nèi)容進(jìn)行檢測，不符合要求的數(shù)據(jù)不允許錄入。今天老祝就和大家再分享幾個數(shù)據(jù)有效性（也叫數(shù)據(jù)驗證）的實用技巧，點滴積累，也能提高效率。

1、各項預(yù)算不能超過總預(yù)算

如下圖所示，是某人的三胎育兒計劃表，從幼兒園到結(jié)婚計劃預(yù)算180萬元，要求各分項預(yù)算之和不能超過總預(yù)算。

選中B2:B7單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→自定義，輸入以下公式。=SUM($B:$B)<=$D

設(shè)置完成后，B列各分項之和超過D2單元格的預(yù)算，就會彈出錯誤提示。

2、根據(jù)其他列內(nèi)容限制輸入

如下圖所示，是某地三胎意愿調(diào)查表，D列的配偶姓名填寫時，要求C列的婚否一項中必須為“是”，否則禁止錄入。

選中D2:D6單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→自定義，輸入以下公式。=C2=”是”

3、限制錄入周末日期

如下圖所示，是某人的工作計劃表，B列的擬定日期填寫時，要求不能錄入周末日期。

選中B2:B6單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→自定義，輸入以下公式。=WEEKDAY(B2,2)<6

WEEKDAY(B2,2) ，根據(jù)B2單元格的日期，返回對應(yīng)的星期。第二參數(shù)使用2，用數(shù)字1~7來表示周一到周日。WEEKDAY(B2,2)<6，就是限定錄入日期小于周六了。

4、動態(tài)擴(kuò)展的下拉菜單

如下圖所示，要根據(jù)A列的對照表，在D列生成下拉菜單，要求能隨著A列數(shù)據(jù)的增減，下拉菜單中的內(nèi)容也會自動調(diào)整。

選中要輸入內(nèi)容的D2:D10單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→序列，輸入以下公式。=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1)

公式表示以A2作為基點，向下偏移0行，向右偏移0列，新引用的行數(shù)為COUNTA函數(shù)統(tǒng)計到的A列非空單元格個數(shù)，結(jié)果-1，是因為A1是表頭，計數(shù)要去掉。這樣就是A列有多少個非空單元格，下拉菜單中就顯示多少行。

5、動態(tài)二級下拉菜單

如下圖所示，A、B列是客戶城市和縣區(qū)的對照表，在D列已經(jīng)生成一級下拉菜單，要求在E列生成二級下拉菜單，要求能隨著D列所選不同的一級菜單，E列下拉菜單中的內(nèi)容也會自動調(diào)整。

選中要輸入內(nèi)容的E2:E6單元格區(qū)域，數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→序列，輸入以下公式。=OFFSET($B$1,MATCH($D2,$A$2:$A$16,0),0,COUNTIF($A:$A,$D2))

公式表示以B1為基點，以MATCH函數(shù)得到的城市首次出現(xiàn)的位置作為向下偏移的行數(shù)。向右偏移的列數(shù)為0。新引用的行數(shù)為COUNTIF($A:$A,$D2)的計算結(jié)果。COUNTIF($A:$A,$D2)的作用是，根據(jù)D列以及菜單中的城市名在A列統(tǒng)計有多少個與之相同的城市個數(shù)。有多少個城市名，OFFSET函數(shù)就引用多少行。

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