使用Outlook中的“日歷”功能管理日程的方法（outlook怎么設(shè)置日程）

使用Outlook中的“日歷”功能管理日程的方法（outlook怎么設(shè)置日程）

經(jīng)常在外奔波的銷售經(jīng)理小黃，需要時(shí)刻掌控自己的日程。小黃通常使用Outlook中的“日歷”功能來(lái)統(tǒng)一組織和管理自己的日程信息。當(dāng)他外出辦公，或者在差旅途中時(shí)，如若手邊沒有計(jì)算機(jī)，他又該如何及時(shí)掌控自己的日程呢?

在Windows Mobile中管理日程

通過使用Windows Mobile中的Microsoft Outlook Mobile，可以輕松同步電腦端Outlook中的信息，這樣，小黃便可以隨時(shí)隨地通過手機(jī)來(lái)管理自己的日程了。(本文截圖來(lái)自Windows Mobile模擬器)

1. 在Windows Mobile“開始”頁(yè)面中，點(diǎn)擊“日歷”選項(xiàng)，如圖1所示。

圖1 Windows Mobile“開始”頁(yè)面

2. 此時(shí)，便可在手機(jī)中查看已從電腦端Outlook中同步過來(lái)的日程安排，如圖2所示。

圖2 同步的日程安排

3. 單擊右下腳的“菜單”選項(xiàng)，即可通過執(zhí)行下拉菜單中的相關(guān)命令來(lái)新建、刪除、編輯約會(huì)等。所做的操作，將全部自動(dòng)同步到電腦端的Outlook中，從而不必?fù)?dān)心無(wú)法在電腦中查看修改過的日程信息，如圖3所示。

圖3 自動(dòng)同步

通過語(yǔ)音呼叫管理日程

得益于Exchange Server 2010中強(qiáng)大的統(tǒng)一消息功能，小黃僅通過語(yǔ)音呼叫，即可靈活地管理自己的日程。

1. 通過手機(jī)撥打企業(yè)的語(yǔ)音郵箱號(hào)碼(由企業(yè)根據(jù)需要自行設(shè)置)，如圖4所示。

圖4 語(yǔ)音郵箱

2. 接通語(yǔ)音郵箱后，UM自動(dòng)助理將向呼叫者播放語(yǔ)音提示(UM自動(dòng)助理是一組語(yǔ)音提示或.wav 文件，可由企業(yè)設(shè)置)。根據(jù)語(yǔ)音提示，需要通過手機(jī)輸入自己的PIN碼(由企業(yè)指定)。

3. 繼續(xù)根據(jù)語(yǔ)音提示選擇要查看的項(xiàng)目，例如，說(shuō)“日程表”，即可轉(zhuǎn)入日程處理過程。

4. 根據(jù)語(yǔ)音提示，選擇要查看日程表的日期，如，說(shuō)“明天”。此時(shí)，便會(huì)收聽到明天的日程安排信息，一般包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)，以及會(huì)議標(biāo)題等。

5. 簡(jiǎn)要的日程信息播放完畢后，將會(huì)提示選擇下一步要進(jìn)行的操作，如“下一天”、“取消會(huì)議”、“會(huì)議詳情”、“播放標(biāo)題”、“發(fā)送我會(huì)遲到”、“清空日程表”等，還可以通過說(shuō)“更多選項(xiàng)”，以便從更多的功能選項(xiàng)中進(jìn)行選擇。

不管選擇哪一項(xiàng)，UM自動(dòng)助理都將給出相應(yīng)的語(yǔ)音提示，并轉(zhuǎn)入對(duì)應(yīng)的處理過程，進(jìn)行自動(dòng)處理。此處，以選擇“發(fā)送我會(huì)遲到”為例。

6. 當(dāng)UM自動(dòng)助理聽到“發(fā)送我會(huì)遲到”的聲音時(shí)，便會(huì)提示您確定遲到時(shí)間，如，說(shuō)“10分鐘”。這樣，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)給當(dāng)前選擇會(huì)議的所有與會(huì)者發(fā)送您將遲到10分鐘的電子郵件，如圖5所示。

圖5 語(yǔ)音提示

7. 如若還想繼續(xù)通過語(yǔ)音來(lái)處理其他信息，可通過說(shuō)“主菜單”返回，而如若要結(jié)束本次語(yǔ)音通話，可說(shuō)“再見”，經(jīng)過確認(rèn)后，便可結(jié)束本次語(yǔ)音通話。

在iphone中管理日程

除了通過使用Windows Mobile來(lái)輕松同步和管理計(jì)算機(jī)端Outlook中的日程外，也可以通過使用iphone中提供的Microsoft Exchange郵箱來(lái)達(dá)到相同的功能。

1. 在iphone中點(diǎn)擊“設(shè)置”選項(xiàng)進(jìn)入“設(shè)置”頁(yè)面，如圖6所示。

圖6 設(shè)置頁(yè)面

2. 在設(shè)置頁(yè)面中點(diǎn)擊“郵件、通訊錄、日歷”選項(xiàng)，進(jìn)入“添加帳戶”頁(yè)面，如圖7所示。

圖7 郵件、通訊錄、日歷

3. 在添加帳戶頁(yè)面中，點(diǎn)擊“Microsoft Exchange”選項(xiàng)，開始添加郵箱帳戶，如圖8所示。

圖8 添加帳戶頁(yè)面

4. 在進(jìn)入的“Exchange”頁(yè)面中，根據(jù)屏幕提示，在相應(yīng)位置輸入具體的電子郵件地址、域、用戶名及密碼，然后點(diǎn)擊右上角的【下一步】按鈕，開始驗(yàn)證郵箱帳戶，如圖9所示。

圖9 輸入驗(yàn)證信息

5. 郵箱帳戶驗(yàn)證完成后，根據(jù)實(shí)際情況填寫正確的服務(wù)器地址，然后再點(diǎn)擊【下一步】按鈕繼續(xù)設(shè)置其他選項(xiàng)，如圖10所示。

圖10 驗(yàn)證信息

6. 選擇需要與服務(wù)器同步的內(nèi)容，包括“郵件”、“通訊錄”和“日歷”。本文只選擇同步日歷，如圖11所示。

7. 最后，點(diǎn)擊【存儲(chǔ)】按鈕后，即可開始同步計(jì)算機(jī)端Outlook中的日歷。

圖11 同步日歷

8. 在iphone中點(diǎn)擊“日歷”選項(xiàng)，即可輕松查看已經(jīng)同步的日程安排，如圖12所示。

圖12 已經(jīng)同步的日程安排

9. 從日程列表中，點(diǎn)擊需要查看的日程，即可查看日程詳情，如圖13所示。

圖13 日程詳情

10. 在“事件詳細(xì)資料”頁(yè)面中，點(diǎn)擊右上角中的【編輯】按鈕，可以進(jìn)入“編輯”頁(yè)面以便重新編輯日程信息，如圖14所示。

圖14 編輯日程信息

11. 如若想添加新的日程安排，則可以在“日歷”頁(yè)面中，點(diǎn)擊右上角的加號(hào)按鈕，即可進(jìn)入“添加事件”頁(yè)面，根據(jù)屏幕提示，輸入日程信息，最后點(diǎn)擊右上角的【完成】按鈕即可。新添加的日程安排也將會(huì)自動(dòng)同步到計(jì)算機(jī)端的Outlook中，如圖15所示。

圖15 添加新日程

移動(dòng)中的日程管理，讓小黃可以隨時(shí)隨地掌控日程安排，辦公更靈活，工作效率更高。

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