《Office 2019高效辦公三合一從入門到精通 : 視頻自學版》 —2.3.3修訂文檔

2.3.3修訂文檔

如果要跟蹤對文檔的所有修改，了解修改的過程，可啟用修訂功能來修訂文檔。

原始文件：下載資源\實例文件\原始文件\使用批注.docx

最終文件：下載資源\實例文件\最終文件\修訂文檔.docx

步驟01

啟用修訂

打開原始文件，在“審閱”選項卡下單擊修訂”組中的“修訂”下三角按鈕，在展開的下拉列表中單擊“修訂”選項，如下圖所示。

步驟02

查看修訂文本的效果

此時進入修訂狀態，用戶可以參照批注對文檔進行修改，刪除和插入的內容均會被標記出來，如下圖所示。

步驟03

打開審閱窗格

如果要查看修訂的內容，可在“修訂”組中單擊“審閱窗格”右側的下三角按鈕，在展開的下拉列表中選擇審閱窗格樣式，如單擊“垂直審閱窗格”選項，如下圖所示。

步驟04

查看修訂的明細

此時在文檔的左側顯示了垂直審閱窗格，在該窗格中可以查看所有的批注內容和修訂內容，如下圖所示。

接受修訂

如果確認文中的修訂均正確，在“更改”組中單擊“接受”下三角按鈕，在展開的列表中單擊“接受所有修訂”選項，如右圖所示。

步驟06

查看接受修訂的效果

此時接受了所有修訂，修訂的標記被清除，如下圖所示。

有時文檔可能會被多個審閱者修訂，若要進行文檔修改就比較麻煩，此時可以使用“合并”文檔功能將多個修訂合并到一個文檔中。只需要在“審閱”選項卡下單擊“比較”按鈕，在展開的下拉列表中單擊“合并”選項，彈出“合并文檔”對話框，設置原文檔和修訂的文檔后，單擊“確定”按鈕即可。

生存技巧　合并多位審閱者修訂的文檔

步驟07

刪除批注

完成修訂后，文檔中的批注就沒用了，在“批注”組中單擊“刪除”下三角按鈕，在展開的列表中單擊“刪除文檔中的所有批注”選項，如下圖所示。

步驟08

退出修訂狀態

此時文檔中的所有批注被刪除。最后在“修訂”組中單擊“修訂”按鈕，結束文檔的修訂狀態，如下圖所示。

在Word中，默認的批注和修訂格式是可以更改的。在“審閱”選項卡下單擊“修訂”組中的對話框啟動器，彈出“修訂選項”對話框，單擊其中的“高級選項”按鈕，在彈出的對話框中可自定義插入和刪除內容的標記樣式和顏色、批注框樣式等。

生存技巧　更改批注和修訂選項

視頻

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