《Word/Excel/PPT 2019完全自學(xué)教程 : 視頻講解版 》 —1.3.5　文檔的基本保護

1.3.5　文檔的基本保護

Office 2019提供了一些基本的保護文檔的功能，主要包括將文檔標(biāo)記為最終狀態(tài)、用密碼加密文檔、為文檔添加數(shù)字簽名等，下面以Word 為例，介紹這些保護功能的基本操作。

1．標(biāo)記為最終狀態(tài)

當(dāng)用戶完成Word文檔的制作之后，為了讓其他人了解該文檔是已完成的最終版本，可將文檔標(biāo)記為最終狀態(tài)。

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步驟01

單擊“信息”命令。打開原始文件，單擊“文件”按鈕，在彈出的“文件”菜單中自動切換至“信息”命令，如圖1-61所示。

步驟02

選擇“標(biāo)記為最終狀態(tài)”。單擊“保護文檔”按鈕，在展開的列表中單擊“標(biāo)記為最終狀態(tài)”選項，如圖1-62所示。

步驟03

單擊“確定”按鈕。彈出對話框，提示用戶此文檔將先被標(biāo)記為終稿，再進行保存，單擊“確定”按鈕，如圖1-63所示。

圖1-61?????? ?????????????????? 圖1-62???? ????????????????????????? 圖1-63

步驟04

成功標(biāo)記為最終狀態(tài)。彈出提示框，提示用戶此文檔已被標(biāo)記為最終狀態(tài)，勾選“不再顯示此消息”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，如圖1-64所示。

步驟05

查看標(biāo)記后的顯示效果。此時在“信息”界面中可看見“此文檔已標(biāo)記為最終狀態(tài)以防止編輯”提示信息，如圖1-65所示。

圖1-64?????????????????????????????????? 圖1-65

2．用密碼加密

當(dāng)文檔中的數(shù)據(jù)或信息非常重要，且禁止傳閱或更改時，為了防止他人對文檔進行查看或更改，可進行加密設(shè)置。

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步驟01 選擇用密碼加密。打開原始文件，執(zhí)行“文件>信息”命令，打開“信息”界面，單擊“保護文檔”按鈕，在展開的下拉列表中單擊“用密碼進行加密”選項，如圖1-66所示。

步驟02 輸入加密密碼。彈出“加密文檔”對話框，在“密碼”文本框中輸入密碼，如123456，然后單擊“確定”按鈕，如圖1-67所示。

步驟03 再次輸入加密密碼。彈出“確認(rèn)密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼123456，然后單擊“確定”按鈕，如圖1-68所示。

步驟04 查看設(shè)置密碼后的效果。將設(shè)置加密的文檔保存到計算機中，再次打開該文檔時，便會彈出“密碼”對話框，輸入正確的密碼，單擊“確定”按鈕，如圖1-69所示。

圖1-68?????????????????????????????????????????????????? 圖1-69

3．添加數(shù)字簽名

數(shù)字簽名可以防止其他用戶更改文檔中的內(nèi)容。為Office文檔設(shè)置數(shù)字簽名后，文檔會被標(biāo)記為最終版本，文檔內(nèi)容會被鎖定。如果選擇“仍然編輯”需先刪除數(shù)字簽名，這樣用戶也就知道文檔已被修改過。

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步驟01

選擇“添加數(shù)字簽名”選項。打開原始文件，在“信息”界面中單擊“保護文檔”按鈕，在展開的下拉列表中單擊“添加數(shù)字簽名”選項，如圖1-70所示。

步驟02

設(shè)置承諾類型。彈出“簽名”對話框，單擊“承諾類型”右側(cè)的下拉按鈕，在展開的下拉列表中選擇“創(chuàng)建和批準(zhǔn)此文檔”選項，如圖1-71所示。

圖1-70?????????????????????????????????????? 圖1-71

步驟03

輸入簽署目的。在“簽署此文檔的目的”文本框中輸入簽署目的，然后單擊“詳細信息”按鈕，如圖1-72所示。

步驟04

輸入簽名信息。彈出“其他簽名信息”對話框，在“簽名者角色/職務(wù)”后的文本框中輸入相關(guān)信息，如圖1-73所示，單擊“確定”按鈕。

圖1-72?????????????????????????????? 圖1-73

步驟05

單擊“簽名”按鈕。返回“簽名”對話框，單擊“簽名”按鈕，如圖1-74所示。

步驟06

簽名成功。彈出“簽名確認(rèn)”對話框，提示用戶已成功保存簽名與文檔，勾選“不再顯示此消息”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，如圖1-75所示。

步驟07

查看添加的數(shù)字簽名。關(guān)閉該文檔并重新打開，此時可看見添加數(shù)字簽名后的效果，如圖1-76所示。

圖1-76

助跑地帶—將編輯的文檔保存為模板

在Office 2019中可以將編輯的文檔保存為模板，當(dāng)創(chuàng)建類似文檔時，只需在該模板的基礎(chǔ)上修改其中的內(nèi)容即可。

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最終文件：下載資源\實例文件\第1章\最終文件\念奴嬌·赤壁懷古.dotx

（1）選擇“更改文件類型”。打開原始文件，單擊“文件”按鈕，在彈出的“文件”菜單中單擊“導(dǎo)出”命令，然后在“導(dǎo)出”界面中單擊“更改文件類型”選項，如圖1-77所示。

（2）雙擊“模板”選項。接著在“更改文件類型”界面中雙擊“模板”選項，如圖1-78所示。

（3）選擇保存位置。彈出“另存為”對話框，在地址欄中選擇模板保存位置，在“文件名”文本框內(nèi)輸入模板的名稱，如圖1-79所示，然后單擊“保存”按鈕，即可將編輯的文檔保存為模板。

圖1-77??????????????????????? ????????圖1-78????????????????????????????圖1-79

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