實用Excel技巧分享：制作動態的甘特圖（EXCEL制作甘特圖）

實用Excel技巧分享：制作動態的甘特圖（EXCEL制作甘特圖）

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甘特圖主要用于展示工作進度狀態。以可視化方式，顯示階段列表、階段在時間上的先后順序和階段持續時間。這樣可以直觀地看出某一階段何時進行、進展和預期的對比，便于項目管理者實時掌握項目進展。甘特圖用途廣泛，在建筑、汽車、IT、化工、機械等領域都有應用。

制作甘特圖的軟件很多，如Visio、Project等專業軟件。其實用Excel也可以制作出一個帶有濃郁商務風格的動態甘特圖，先看看最終的效果吧：

下面用2010版本講解主要步驟。

一、數據源的準備

在制作甘特圖之前，需要確定一些基本信息：階段任務、開始日期、每個階段需要的天數，如上圖所示，其他空白處均由公式計算得出。

1、開始日期

公式很簡單，在B4單元格輸入=B3+C3，下拉即可：

2、累計天數

這里是SUM函數的一個經典用法，累計求和的公式運用，在D3單元格輸入公式

=SUM($C:C3)，下拉。

注意求和范圍的起點（第一個C3）使用了絕對引用，終點沒有使用絕對引用，這樣在公式下拉的時候，求和范圍就會依次遞增。

3、完成時間

這個公式也很簡單，在E3單元格輸入=B3+C3下拉即可。

以上是基本數據的做法，要做出一個動態的甘特圖，還需要一些輔助數據，如下圖所示：

A12單元格是一個手動輸入的數字，根據這個數字，利用公式計算出“已完成天數”和“未完成天數”，來看看這兩個地方的公式：

4、各階段已完成天數

H2單元格輸入公式:

然后向下填充。

簡單解釋一下這個公式的作用。

首先，計算各階段已完成天數，是固定與進行天數A12進行比較計算，所以公式中A12采用了絕對引用$A$12。

其次，公式主要用到了IF函數，通過比較某階段的累計天數（如市場調研階段累計天數D5）與A12單元格的大小來確定該階段的完成天數。如果D5<=A12，則返回第二參數C5也就是所需天數；如果D5>A12，則繼續判斷D5與A12的差是否小于需要天數C5，若小于，返回第二參數A12- N(D4)，若大于則返回0。在表格中可以看到，如果進行天數為10，D5>10,并且D5-10=1，小于C5，所以完成天數等于A12-N(D4)=10-D4=10-8=2，也就是市場調研項目只進行了2天。

這個公式是整個圖表數據中非常重要的一環，暫時不理解的話會套用即可。

5、未完成天數

這個公式就非常簡單了，I3單元格輸入=C3-H3，下拉即可。也就是未完成天數=需要天數-已完成天數。

至此，動態甘特圖的數據源就構造完成了。下面進入作圖環節，各個版本的界面可能會有所不同，我們以Excel2010版進行截圖演示。

二、基本圖表的制作

選擇A2:B9區域，按住Ctrl鍵再選擇H2:I9區域，然后插入條形圖下的堆積條形圖：

完成后效果為：

點擊圖表工具下的設計-選擇數據（如果沒有看到圖表工具，單擊剛才插入的圖就有了）：

在彈出的“選擇數據源”對話框中點擊“添加”按鈕：

在彈出的“編輯數據系列”對話框中，系列名稱處選擇B2單元格，系列值處將原有的內容刪除后選擇B3:B9單元格區域，點擊“確定”：

在“選擇數據源”對話框中選中“開始日期”單擊“上移”按鈕將開始日期移到最上面：

接下來點擊“水平（分類）軸標簽”選項區里的“編輯”按鈕：

軸標簽區域選擇A3:A9單元格區域，然后單擊“確定”：

點擊“確定”關閉“選擇數據源”對話框：

完成后效果是這樣的：

選擇一個喜歡的圖表樣式：

比如我選擇了這個：

有些朋友可能發現一個問題，這個圖出來的順序與我們希望的正好相反，確定項目是第一步應該在最上面，最終方案是最后一步，應該在最下面。因此需要繼續進行調整，右擊縱坐標，從彈出的快捷菜單里選擇“設置坐標軸格式”：

勾選“逆序類別”復選項，然后點“關閉”：

在系列“開始日期”上單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“設置數據系列格式”：

填充類型選擇“無填充”：

邊框顏色選擇“無線條”：

不要關閉這個窗口，直接選擇下一個系列（已完成天數），從數據中也可以看到選中的內容發生了變化：

對這個系列填充類型設置為“純色填充”，并設置一種喜歡的顏色：

選擇適當的顏色后，在圖中就能看到兩種顏色。如果需要對第三個系列設置顏色的話也是同樣的方法。

接下來需要設置時間軸，在圖表上方的日期那里點擊右鍵，選擇“設置坐標軸格式”：

在坐標軸選項中，設置最小值和最大值為固定方式，最小值輸入項目的開始日期，最大值輸入項目的結束日期：

將圖表拉寬到合適的大小，刪除右側的圖例：

我們手動輸入這個天數，可以看到圖表會發生相應的變化。

至此，一個靜態的甘特圖就完成了。接下來學習如何將這個靜態的圖變成一個動態圖表。

三、動態圖表的完成

所謂動態圖表，一般都使用控件按鈕來調整數據的變化，因此我們先要添加“開發工具”選項卡。（界面中已有“開發工具”選項卡的，忽略這一步。）以2010版為例，選擇“文件”→“選項”命令，在“Excel選項”中自定義功能區，勾選右側的“開發工具”，然后單擊“確定”：

在我們的Excel工具欄中就會看到“開發工具”選項卡的內容了。

添加完成后，在“插入”里選擇“滾動條（窗體控件）”按鈕：

在表格中的任意位置拖動出一個大小適合的區域，就完成了按鈕的添加。

點擊右鍵，選擇“設置控件格式”：

在“控制”選項卡中，分別設置以下內容：最小值1，最大值41，單元格鏈接選擇A12，點擊“確定”。

將這個按鈕移動至圖表中，點擊按鈕就能看到效果了。

在實際應用中，使用控件來控制甘特圖的意義并不大，更為合理的用法是使用公式=TODAY()-B3來計算進行天數（A12）。這樣做的好處是每天打開表格看到的都是截止到當天的進度。

小結，通過今天的學習，我們了解到以下要點：

在很多圖表的制作過程中，僅僅有基礎數據是遠遠不夠的，還需要使用公式來完善輔助數據，這樣才能使圖表更加符合實際需求；

甘特圖是利用了堆積條形圖來制作的，整個過程看起來繁瑣，熟練的話也就是幾分鐘的事情，特別是其中一些常用的技巧，例如隱藏某個系列，留出空白位置，這在一些高級的圖表中是經常用到的；

動態按鈕的添加方法，在整個制作過程中反而是技術含量最低的，只要數據源構建得合理，每個靜態圖都可以變成一個高大上的動態圖表；

關于圖表的美化，這是一個最簡單也是最難的問題，因為每個人的審美觀都不同。筆者建議美化需把握一個基本原則：能夠有效地表達出數據的核心信息即可，不能太花哨太復雜。畢竟圖表是為了更直觀地體現數據，為經營決策提供幫助，而不是電腦繪畫比賽。

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