巧用Word文檔的自動更正快速輸入重復信息（Word文檔自動更正功能）

巧用Word文檔的自動更正快速輸入重復信息（word文檔自動更正功能）

通常在制作某些商業(yè)文檔時，可能需要重復輸入公司信息，不僅浪費工作人員的時間和精力，也使得工作質(zhì)量和效率大大降低。然而，通過巧用Word提供的“自動更正”功能，可以幫助用戶有效地解決該問題。

例如，想在本機任何一個Word文檔中均可快速輸入公司信息，可以按如下步驟進行操作。

1、首先在任意一個Word文檔中，輸入需要重復使用的公司詳細信息，如圖1所示。

圖1 在文檔中輸入公司信息

2、選中輸入的公司詳細信息，然后單擊【Office】按鈕，在隨即打開的下拉列表中，單擊【W(wǎng)ord選項】按鈕，在打開的“Word選項”對話框中，切換至“校對”選項卡，單擊【自定更正選項】按鈕，如圖2所示。

圖2 在“Word選項”對話框中單擊【自動更正選項】按鈕

3、在打開的“自動更正”對話框的“自動更正”選項卡中，先前選中的公司信息文本內(nèi)容自動顯示在了“替換為”文本框中，此時只需在“替換”文本框中輸入要替換的文本內(nèi)容，如“公司信息”，其他選項保持默認，然后單擊【添加】按鈕，將其添加到下方的列表框中即可，如圖3所示。

圖3 在“自動更正”對話框中添加自動更正選項

4、連續(xù)單擊【確定】按鈕，關閉所有對話框，自動更正選項設置完成。以后凡是在文檔中需要輸入該公司的詳細信息時，直接輸入“公司信息”這4個字，系統(tǒng)即可快速將其替換為對應的詳細信息，如圖4所示。

圖4 快速輸入公司詳細信息

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