在使用Word制作商務(wù)邀請(qǐng)函時(shí)批量加入客戶信息的方法（商務(wù)邀請(qǐng)函怎么寫 范文）

在使用Word制作商務(wù)邀請(qǐng)函時(shí)批量加入客戶信息的方法（商務(wù)邀請(qǐng)函怎么寫 范文）

在前面我們已經(jīng)講述了使用word制作商務(wù)邀請(qǐng)函的方法，在設(shè)計(jì)客戶邀請(qǐng)函時(shí)，需要考慮收函對(duì)象，不同的人應(yīng)用不同的稱謂以示尊敬。而眾所周知，客戶的名字大多是不相同的，如若人數(shù)較少的話，通過手動(dòng)輸入，或者從客戶列表中直接復(fù)制客戶的名字，來完成邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)，可能不會(huì)存在什么問題，但是，當(dāng)受邀的客戶多達(dá)上百人時(shí)，這就會(huì)成為一項(xiàng)龐大的工作，且工作效率也會(huì)大大降低。銷售經(jīng)理小黃，應(yīng)該如何解決該問題呢?

選擇聯(lián)系人

利用Word 2010中強(qiáng)大的“郵件合并”功能，小黃可以在客戶邀請(qǐng)函中輕松將存儲(chǔ)在Outlook聯(lián)系人中的客戶批量添加過來。

1. 在制作好的客戶邀請(qǐng)函文檔中，切換到“郵件”選項(xiàng)卡，在“開始郵件合并”選項(xiàng)組中，單擊【選擇收件人】按鈕，并在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【從Outlook聯(lián)系人中選擇】命令，如圖1所示。

圖1 從Outlook聯(lián)系人中選擇

2. 在隨即打開的“選擇聯(lián)系人”對(duì)話框中，選中Outlook中的“客戶”聯(lián)系人列表(前提是已經(jīng)在Outlook中創(chuàng)建了“客戶”聯(lián)系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

圖2 選中聯(lián)系人列表

3. 在隨即進(jìn)入的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，可以看到從Outlook中導(dǎo)入進(jìn)來的所有客戶信息。不過，小黃只想給“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶發(fā)送邀請(qǐng)函，所以他需要在“調(diào)整收件人列表”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。

圖3 篩選客戶

4. 在隨即打開的“篩選和排序”對(duì)話框中，將“域”設(shè)置為“職稱”，“比較關(guān)系”設(shè)置為“包含”，“比較對(duì)象”設(shè)置為“經(jīng)理”，或者“總經(jīng)理”，如圖4所示。

圖4 篩選條件

5. 單擊【確定】按鈕關(guān)閉“篩選和排序”對(duì)話框后，在“郵件合并收件人”對(duì)話框中就只剩“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶了。可以在收件人列表框中，通過向右拖動(dòng)水平滾動(dòng)條，來查看“職稱”列中的信息，進(jìn)行確認(rèn)，如圖5所示。

圖5 查看職稱

6. 最后，單擊【確定】按鈕關(guān)閉“郵件合并收件人”對(duì)話框，聯(lián)系人添加完成。

插入合并域

將Outlook中的客戶信息導(dǎo)入到邀請(qǐng)函文檔中后，客戶信息并不會(huì)自動(dòng)顯示在正文中，需要通過“插入合并域”的方式來顯示客戶的相關(guān)信息。

1. 首先，將光標(biāo)定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中單擊“名”選項(xiàng)，如圖6所示。

圖6 插入名

2. 此時(shí)，便可以在文檔當(dāng)前位置上看到已插入的“名”域，如圖7所示。

圖7 插入的名

設(shè)置郵件合并的決策功能

在邀請(qǐng)函中，需要根據(jù)“性別”來設(shè)置不同的稱謂以示尊敬，即性別為“女”，稱謂為“女士”，性別為“男”，則稱謂為“顯示”。因此，小黃需要通過指定“規(guī)則”，來添加郵件合并的決策功能。

1. 光標(biāo)定位在已插入的“名”域的后面，然后在“編寫和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“規(guī)則”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【如果…那么…否則…】命令，如圖8所示。

圖8 選擇規(guī)則

2. 在隨即打開的“插入Word域:IF”對(duì)話框中，將“域名”設(shè)置為“性別”域,,“比較條件”設(shè)置為“等于”，“比較對(duì)象”設(shè)置為“1”(從Outlook導(dǎo)入聯(lián)系人時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將“性別”字段轉(zhuǎn)換為了“布爾值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“則插入此文字”列表框中輸入“女士”，在“否則插入此文字”列表框中輸入“先生”，如圖9所示。

圖9 設(shè)定規(guī)則

3. 單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框后，所設(shè)置的規(guī)則即被啟用。可在“預(yù)覽結(jié)果”選項(xiàng)組中單擊【預(yù)覽結(jié)果】按鈕來查看合并后的結(jié)果，也可通過單擊【下一記錄】或【上一記錄】按鈕逐條預(yù)覽，如圖10所示。

圖10 預(yù)覽結(jié)果

輕輕松松完成客戶信息的批量添加，從而為小黃節(jié)省了大量的工作時(shí)間，工作效率得到有效提高。

至此，邀請(qǐng)函設(shè)計(jì)完成，接下來的工作就是將邀請(qǐng)函發(fā)送給相關(guān)客戶。

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