Word排版的五個實用高階技巧（Word2007排版技巧）

Word排版的五個實用高階技巧（word2007排版技巧）

上個月，一同事在編制一份“高大上”的Word報告時遇到排版上的難題，我有幸助其解決了難題。現在，盡自己所能，把Word排版中個人覺得實用性很強、應用難度較高的5大進階技巧分享給大家，希望能幫助大家快速上手Word排版。（注意：本文以《南纖公司2016年技能比武方案》為例，所有操作均以2013版Office為準，不同版本的Office在具體操作上會有稍許不同。）

一、分節-找到進階之路的入口

分節是Word排版中最為關鍵也是很容易忽視的一個技巧，是頁碼、目錄、頁眉頁腳等操作的基礎，分節的妙用注意看后面幾個部分，此處只介紹如何“分節”。

首先，為什么要分節？分節是為了將一個由多部分內容組成的大篇幅文章在結構上分成多個小節，讓電腦程序知道每一部分起于何處而又終于何處。

其次，怎么分節？比武方案中有1個總體方案和13個專項方案，也就是說共14個小節，那我需要在每一部分的結尾處插入分節符（路徑：頁面布局>分隔符>分節符>下一頁），重復此操作，完成全篇的分節。

二、標題-為每個小節起個名字

光整個文章有題目還不行，每個小節都要有名字，而且是電腦程序認得出來的名字，讓電腦程序得知道這是標題，而不是普通的正文。

如何編寫標題？選中該小節的題目，在開始菜單的標題欄內點擊“標題1”，讓題目變成電腦可以認出來的標題。（見下圖）

你可以根據自己喜好對標題1的格式進行修改，操作路徑：右鍵點擊“標題1”。（見下圖）

重復這一操作，為每小節設定標題。

三、頁眉-為報告添加導航功能

通常，我們看到的Word報告頁眉就是個報告的題目，但是我們在看正規出版物時，奇數頁眉和偶數頁眉通常是不一樣的，偶數頁眉通常是報告的總標題，奇數頁眉則是各小節的標題，讓讀者清楚地知道目前讀的是哪一部分，就像是導航一樣。那我們不禁會問：如何實現這一專業效果？

點擊菜單欄“插入”，點擊“頁眉”，點擊“空白”，得到的效果是這樣的：

正常來說，我們只要在【在此處鍵入】處輸入我們想要的標題就可以了，但是如果我們如果想實現奇數頁眉顯示小節標題的話，那在這個例子中，我們就需要輸入14個小節標題，且需要設置每節不同（具體設置下面再講），效率很低。如何快速實現？注意：見證奇跡的時刻即將到來。頁眉處于編輯狀態時，點擊“插入”，點擊“文檔部件”，選擇“域”，在彈出框中選擇“StyleRef”，在域屬性中選擇“標題1”（“標題1”這個名字很熟悉有木有，就是前文中我們為每小節添加的標題），點擊“確定”。

奇跡誕生。注意看，頁眉是不是變成第一小節的標題”總體方案“了，其它小節也是變成小節標題，是不是異常地高效簡捷。（大家注意留意在頁眉的右下角有個提示框”與上一節相同“，這是什么鬼？下文有講解）

我們通覽全文，發現奇偶頁頁眉是一樣的，都是小節的標題內容。可是說好的偶數頁顯示總標題呢？

雙擊頁眉后就自動進入“設計”菜單，點擊“奇偶頁不同”后，偶數頁的頁眉神奇般地消失了。這時，鼠標光標自動移到了偶數頁頁眉處，它的意思是“主人，快來給我起個名字”，然后你就可以愉快地輸入“南纖公司2016年技能比武方案”，偶數頁頁眉就變成總標題了。

這樣就結束了？我們都是有追求的人，奇偶頁頁眉都頂在中間，不符合我們專業的身份啊，于是，奇數頁頁眉右對齊，偶數頁頁眉左對齊（不要問我為什么要這么對齊，自己動手倒過來試試就行了，效果跟斗雞眼差不多，哈哈）

四、頁碼-給每一頁設個身份證號

頁碼是Word排版的基礎功能。什么？你問我怎么插入頁碼？等我10分鐘，讓我吐會兒血。

好，你終于插好了頁碼。你會問：偶數頁的頁碼被什么怪物吃了？為什么只有奇數頁才有頁碼？還記得，我們剛才將頁眉設置成了奇偶不同了么？通常頁碼是設置在頁面底端的，也就成了頁腳，頁腳是頁眉的跟班小弟，頁眉奇偶不同了，頁腳不敢不從啊。插入頁碼時默認的是從第一頁開始，由于設置了奇偶不同，剛才的插入頁碼只是在奇數頁插入了頁碼。怎么解決？雙擊偶數頁頁腳處，插入頁碼即可，跟編輯偶數頁頁眉一個道理。

受過論文煎熬的人會問：論文要求設置封面，可是又要求封面不設頁碼，“臣妾做不到啊”。怎么辦？

用分節符插入一個空白頁面作封面，在空白頁上編輯好你要的封面。然后你發現，封面有頁碼啊，原來的正文第一頁變成第二頁了。很簡單，雙擊你第三頁（為什么是第三頁？等會兒來解釋）的頁腳，菜單欄自動進入“設計”菜單，注意看頁眉右側的顯示“與上一節相同”，說明，現在的頁腳和剛才插入的封面那一節是鏈接在一起的，此時點擊 “鏈接到上一條頁眉”，即將兩節間的鏈接取消，“與上一節相同”的提示也就不見了。

然后點擊“頁碼”，選擇“設置頁碼格式”，將頁碼編碼由“續前節”改成“起始頁碼”，并將起始頁碼設成“1”。再將光標移到封面頁的頁腳處，選擇“頁碼”后點擊“刪除頁碼”。大功告成。封面無頁碼，正文頁碼從1開始。

現在來解釋，剛才為什么對第三頁進行操作。因為，我們想改變封面頁（第一頁）的設置，由于設置了奇偶頁不同，只能在奇數頁操作。

五、目錄-為你的報告繪制游覽地圖

通常幾頁的Word不需要目錄，但是類似技能比武方案，全文50多頁，共14個小節的報告，目錄對于“不將就”的人來說是必須的。怎么設置目錄？不要告訴我，你已經挽起衣袖，準備開始敲鍵盤了。事實上，設置目錄根本不需要鍵盤。

在封面頁最后處插入分節符（如果不會，請回頭重溫如何分節）。將鼠標移到剛得到的空白頁上，在菜單欄點擊”引用“，選擇”目錄“，選擇”自動目錄1“。

又是一個見證奇跡的時刻，得到的效果如下。再稍加美化，專業的目錄就呈現在眼前。自動目錄還有一個好處就是，如果正文中的頁碼或標題發生變化，你只要右鍵點擊目錄，選擇”更新域“即可自動更新目錄，無需手動修改。

Word是個很強大的工具，用好這個工具可以極大地便利我們的日常工作。與很多其它工具一樣，學習的過程是耗時的，也是痛苦的，但結果會告訴你，磨刀不誤砍柴工；不斷地學習并掌握日常工作所需的工具，就像是在森林里，你有鋸子可以鋸，有斧子可以砍，有鐮刀可以割，甚至是有伐木機可以無往而不利。學習需要的是行動派，與其買一百本教材卻束之高閣，不如在工作之中或之余，抓住一切機會，用好已知工具，探索未知工具，不斷豐富自己的工具箱。

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