工作流管理系統(tǒng)，工作流：企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的核心

「本文重點介紹關(guān)于工作流管理。」

工作流概念

表達(dá)了一個抽象的流程定義，之所以說是抽象，因為它沒有表示確切的執(zhí)行者，比如某借款人被具體化為張三，部門主管成為張三的部門經(jīng)理李四，而財務(wù)明確為王五的時候，這個流程定義就被具體化，成為一個流程實例。此外過程中的相關(guān)人員我們稱之為參與者Actor，過程需要參與者介入的環(huán)節(jié)稱之為Task，每—個任務(wù)在流程實例中的具體化稱之為任務(wù)實例，從一個任務(wù)結(jié)點到另一個任務(wù)結(jié)點轉(zhuǎn)為叫做流轉(zhuǎn)（Transition），在流程中，由程序預(yù)先設(shè)定的行為如發(fā)郵件，我們稱之為活動（Action）。

工作流管理系統(tǒng)

簡稱WFMS，經(jīng)過對業(yè)務(wù)、公文流轉(zhuǎn)過程的分析以及抽象，工作流管理系統(tǒng)圍繞業(yè)務(wù)交互邏輯、業(yè)務(wù)處理邏輯以及參與者三個問題進(jìn)行解決，業(yè)務(wù)交互邏輯對應(yīng)的為業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程，在工作流管理系統(tǒng)中對應(yīng)的提出了工作流引擎、工作流設(shè)計、流程操作來解決業(yè)務(wù)交互邏輯的問題，業(yè)務(wù)處理邏輯對應(yīng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中的表單、文檔等的處理，在工作流管理系統(tǒng)中對應(yīng)的提出了表單設(shè)計工具、與表單的集成來解決業(yè)務(wù)處理邏輯的問題，參與者對應(yīng)到的為流轉(zhuǎn)過程中環(huán)節(jié)對應(yīng)的人或程序，在工作流管理系統(tǒng)中通過與應(yīng)用程序的集成來解決參與者的問題。

工作流管理系統(tǒng)為方便業(yè)務(wù)交互邏輯、業(yè)務(wù)處理邏輯以及參與者的修改，多數(shù)通過提供可視化的流程設(shè)計以及表單設(shè)計工具來實現(xiàn)，為實現(xiàn)工作流管理系統(tǒng)的擴(kuò)展性，多數(shù)提供了一系列的API。

一個完整的工作流管理系統(tǒng)通常由工作流引擎、可視工作流設(shè)計、流程操作、工作流客戶端程序、流程監(jiān)控、表單設(shè)計工具、與表單的集成以及與應(yīng)用程序的集成八個部分組成。

2.1. 工作流引擎

工作流引擎作為工作流管理系統(tǒng)的核心部分，主要提供了對于工作流定義的解析以及流程流轉(zhuǎn)的支持。工作流定義文件描述了業(yè)務(wù)的交互邏輯，工作流引擎通過解析此工作流定義文件按照業(yè)務(wù)的交互邏輯進(jìn)行業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)，工作流引擎通常通過參考某種模型來進(jìn)行設(shè)計，通過調(diào)度算法來進(jìn)行流程的流轉(zhuǎn)(流程的啟動、終止、掛起、恢復(fù)等)，通過各種環(huán)節(jié)調(diào)度算法(SPLIT、AND、OR等)來實現(xiàn)對于環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)(環(huán)節(jié)的合并、分叉、選擇、條件性的選擇等)。

2.2. 可視工作流程設(shè)計

工作流程設(shè)計為可視化的流程設(shè)計工具，用戶通過拖放等方式來繪制流程，并通過對于環(huán)節(jié)的配置來實現(xiàn)環(huán)節(jié)操作、環(huán)節(jié)表單、環(huán)節(jié)參與者的配置。

工作流程設(shè)計為用戶以及開發(fā)商提供了快速繪制、修改流程的方式，工作流程步驟設(shè)計的好壞決定到工作流管理系統(tǒng)的易用性。全程軟件工作流程設(shè)計，采用簡單易用的可視化流程設(shè)計，方便用戶快速設(shè)計流程，控制流程使用范圍、操作權(quán)限。

2.3. 流程操作

流程操作指所支持的對于流程環(huán)節(jié)的操作，如啟動流程、終止流程、掛起流程、直流、分流(單人辦理)、并流(多人同時辦理)、聯(lián)審等，像這些流程操作都是可直接基于引擎所提供的環(huán)節(jié)調(diào)度算法來直接支持的，而在實際的需求中，通常需要自由的對于流程進(jìn)行干涉，如回退、跳轉(zhuǎn)、追加、傳閱、辦理等，而這些流程操作對于工作流引擎來說是不合理的，因此必須單獨的去實現(xiàn)。

流程操作支持的好壞直接決定到一個工作流管理系統(tǒng)的實用性。

2.4. 工作流客戶端程序

工作流客戶端程序為工作流系統(tǒng)的表現(xiàn)形式，通常使用Web方式進(jìn)行展現(xiàn)，通過提供待辦列表、已辦列表、執(zhí)行流程操作、查看流程歷史信息等來展現(xiàn)工作流系統(tǒng)的功能。

2.5. 流程監(jiān)控

流程監(jiān)控通過提供圖形化的方式來對流程執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控，包括流程運轉(zhuǎn)狀況，每個環(huán)節(jié)所耗費的時間等等，而通過這些可相應(yīng)的進(jìn)行流程的優(yōu)化，以提高工作效率。

2.6. 表單設(shè)計工具

表單設(shè)計工具為可視化的表單設(shè)計工具，用戶通過拖放的方式來繪制業(yè)務(wù)所需的表單，并可相應(yīng)的進(jìn)行表單數(shù)據(jù)的綁定。

表單設(shè)計工具為客戶以及開發(fā)商提供了快速修改表單的方法，表單設(shè)計工具的易用與否以及功能的完善與否影響到工作流管理系統(tǒng)的易用性。

表單設(shè)計分成：普通采集節(jié)點，標(biāo)準(zhǔn)審核節(jié)點，數(shù)量審核節(jié)點。表單設(shè)計工具應(yīng)該考慮前一個，后兩個是固定的。

2.7. 與表單的集成

通常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)需要表單來表達(dá)實際的業(yè)務(wù)，因此需要與表單進(jìn)行集成來實現(xiàn)業(yè)務(wù)意義，與表單的集成通常包括表單數(shù)據(jù)的自動獲取、存儲、修改，表單域的權(quán)限控制、流程相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)以及流程環(huán)節(jié)表單的綁定。

與表單的集成的好壞影響到工作流管理系統(tǒng)是否能提高開發(fā)效率。

2.8. 與應(yīng)用程序的集成

通過與應(yīng)用程序的集成來完善工作流管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)意義，主要涉及到的是與權(quán)限系統(tǒng)以及組織機(jī)構(gòu)的集成。流程環(huán)節(jié)需要相應(yīng)的綁定不同的執(zhí)行角色，而流程操作通常需要與權(quán)限系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

參考模型：

WfMC在工作流管理系統(tǒng)的相關(guān)術(shù)語、體系結(jié)構(gòu)及應(yīng)用編程接口等方面制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)。工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義是：工作流是指整個或部分經(jīng)營過程在計算機(jī)支持下的全自動或半自動化。在實際情況中可以更廣泛地把凡是由計算機(jī)軟件系統(tǒng)（工作流管理系統(tǒng)）控制其執(zhí)行的過程都稱為工作流。

一個工作流包括一組活動及它們的相互順序關(guān)系，還包括過程及活動的啟動和終止條件，以及對每個活動的描述。工作流管理系統(tǒng)指運行在一個或多個工作流引擎上用于定義、實現(xiàn)和管理工作流運行的一套軟件系統(tǒng)，它與工作流執(zhí)行者（人、應(yīng)用）交互，推進(jìn)工作流實例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運行狀態(tài)。

WFMC主要提出了五個接口與工作流執(zhí)行服務(wù)一起共同組成了工作流系統(tǒng)：

1： 接口一(工作流定義交換)，用于在建模和定義工具與執(zhí)行服務(wù)之間交換工作流定義。主要是數(shù)據(jù)交換格式和API。數(shù)據(jù)交換通過XPDL，API通過WAPI。

2：接口二(工作流客戶端應(yīng)用接口)，用于工作流客戶端應(yīng)用訪問工作流引擎和工作列表，通過WAPI完成。

3：接口三(被調(diào)用的應(yīng)用接口)，用于調(diào)用不同的應(yīng)用系統(tǒng)。

4：接口四(工作流系統(tǒng)互操作接口)，用于不同工作流系統(tǒng)之間的互操作。

5：接口五(系統(tǒng)管理和監(jiān)控)，用于系統(tǒng)管理應(yīng)用訪問工作流執(zhí)行服務(wù)。

核心調(diào)度算法

通常流程引擎采用的核心調(diào)度算法主要有FSM以及PetriNet兩種，基于調(diào)度算法來完成流程的流轉(zhuǎn)。

4.1. FSM(有限狀態(tài)機(jī))

FSM的定義為包含一組狀態(tài)集（states）、一個起始狀態(tài)（start state）、一組輸入符號集（alphabet）、一個映射輸入符號和當(dāng)前狀態(tài)到下一狀態(tài)的轉(zhuǎn)換函數(shù)（transition function）的計算模型。當(dāng)輸入符號串，模型隨即進(jìn)入起始狀態(tài)。它要改變到新的狀態(tài)，依賴于轉(zhuǎn)換函數(shù)。在有限狀態(tài)機(jī)中，會有有許多變量，例如，狀態(tài)機(jī)有很多與動作（actions）轉(zhuǎn)換(Mealy機(jī))或狀態(tài)（摩爾機(jī)）關(guān)聯(lián)的動作，多重起始狀態(tài)，基于沒有輸入符號的轉(zhuǎn)換，或者指定符號和狀態(tài)（非定有限狀態(tài)機(jī)）的多個轉(zhuǎn)換，指派給接收狀態(tài)（識別者）的一個或多個狀態(tài)，等等。

遵循FSM流程引擎通過狀態(tài)的切換來完成流程的流轉(zhuǎn)。

4.2. Petri Net

信息流的一個抽象的、形式的模型。指出系統(tǒng)的靜態(tài)和動態(tài)性質(zhì)。Petri net通常表示成圖。圖中有兩類用弧彼此相連的結(jié)點（稱為地點和變換）和指示其動態(tài)性能的標(biāo)記（稱為記號）。

遵循Petri Net流程引擎通過令牌來決定流程的流轉(zhuǎn)。

工作流：企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的核心

如今，OA系統(tǒng)已成為企業(yè)信息化管理的標(biāo)配，將其作為管理變革的重要工具來適應(yīng)市場競爭并未企業(yè)謀發(fā)展。而工作流也是OA辦公自動化系統(tǒng)的核心，為企業(yè)提升管理能力注入不竭的動力。

OA工作流的出現(xiàn)解決了傳統(tǒng)審批速度和效率慢的問題，也將紙質(zhì)化辦公引向了電子無紙化辦公工作模式。以往，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根本無法有效監(jiān)控到員工日常的工作，對流程的審批也并不知道停滯在哪個環(huán)節(jié)和部門，也不知道究竟是什么原因？對于管理制度，員工是否關(guān)心、是否執(zhí)行，這些均沒有反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，從而造成管理層政令下達(dá)困難，執(zhí)行力大幅度下降。

企業(yè)員工每天也有自己的工作要忙，并不能夠做到事事都能記得并且付諸行動，尤其有些管理制度，在員工看來并沒有比手頭的工作重要，自然不能指望通過員工記住很多的管理制度來進(jìn)行人為判斷，所以提交OA流程是很好的解決方法，OA辦公系統(tǒng)軟件自動根據(jù)所設(shè)置的企業(yè)規(guī)則制度進(jìn)行自動判斷進(jìn)行推送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。

其實，OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運營過程為目的，通過流程來實現(xiàn)整個企業(yè)規(guī)范運營。所以O(shè)A辦公系統(tǒng)軟件的核心就是通過解放“人”來加強(qiáng)制度執(zhí)行，是企業(yè)的組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運作。

OA作為信息化辦公的重要載體，它在連接企業(yè)人員、知識與制度的過程中，其流程會將環(huán)節(jié)以節(jié)點和過程的形式呈現(xiàn)，通過管理者優(yōu)化節(jié)點設(shè)置、優(yōu)化縮減過程，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)管理。通過OA，利用先進(jìn)的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升，促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展。

在此推薦下捷效辦公。這是一款專業(yè)私有化企業(yè)移動辦公管理系統(tǒng)，完全專屬定制化，針對企業(yè)“人、賬、物、事”場景需求構(gòu)建。擁有表單設(shè)計器、考勤管理、項目管理、任務(wù)管理、資產(chǎn)管理、企業(yè)用車等功能。

相比競品，捷效辦公的產(chǎn)品亮點是：私有化、移動化、開放化、定制化。主要體現(xiàn)在：支持私有云部署，客戶擁有服務(wù)器的絕對管控權(quán)，信息安全得到根本保障；一整套移動辦公解決方案，提供豐富應(yīng)用，滿足人事、財務(wù)、行政人員多場景需求；功能靈活、開放，可配度極高，支持企業(yè)全面定制開發(fā)、兼容開發(fā)。

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