利用Outlook 2010的“會議室查找工具”高效安排小組會議（利用outlook轉發郵件寫出操作步驟）

通過召開部門會議來部署工作任務、研討相關問題，以便提高工作效率。在以往，小黃在安排會議的召開時間和地點時，經常會遇到與其他部門“撞車”的現象，從而為工作的順利進行帶來了諸多不便。現在，小黃發現了Outlook 2010中新增的“會議室查找工具”，借助它，可以迅速找尋出企業空閑的會議室資源，高效安排小組會議，并能夠很好地避免沖突的發生。

新建小組會議

利用Outlook 2010中的“小組日歷”(已配置Exchange郵箱帳戶)，可以輕松查找到小組成員的空閑時間，有助于小黃快速確定小組會議的召開時間。

1、在Outlook 2010“日歷”窗口中，選中自己的日歷，以及所有小組成員的日歷。

2、此時，在右側的“日程安排視圖”中，可以快速查找到小組成員的空閑時間，鼠標雙擊空閑時間頂部的單元格，即可安排和所有成員的會議。

3、在隨即打開的新建會議窗口中，系統已自動將小組成員的收件地址填充到了“收件人”文本框中，同時也安排好了會議的召開時間。

查找空閑會議室

新建小組會議時，除了要選擇好會議的召開時間，已讓大家都能按時參加會議外，還要考慮“會議地址”的選擇，以防與公司其他部門發生“撞車”現象。

1、在新建的小組會議窗口中，單擊“地點”文本框后的【會議室】按鈕。

2、在隨即打開的“選擇會議室:所有會議室”對話框中，選擇所有會議室資源(由Exchange管理員創建的會議室郵箱)，單擊下方的【會議室】按鈕，以將其添加到后面的文本框中。

3、單擊【確定】按鈕關閉對話框，此時，在“會議室查找工具”任務窗格中，系統自動給出了當前指定會議時間段內所有可用的會議室資源。雙擊其中的一個會議室，如“會議室2”，即可將其確定為當前會議的召開地點。

4、會議室確定完成后，接下來，只需輸入會議“主題”，以及會議的詳細信息，最后單擊【發送】按鈕，即可將該會議邀請發送給小組成員。

簡單的幾步操作，高效安排部門會議，銷售經理小黃，再也無需因反復查找會議時間和會議地址而煩惱了。

Outlook在會議和日程安排中的應用：

借助Outlook 2010的“小組日歷”功能輕松掌握小組成員的日程安排

利用Outlook 2010的“會議室查找工具”高效安排小組會議

利用Outlook 2010中的“人員窗格”功能輕松管理會議郵件

出差時使用Outlook實現日程管理的方法

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