使用Outlook管理日常工作事務的方法（outlook郵件管理技巧）

Microsoft Office Outlook 2007提供了簡單、快捷的方式來幫助用戶統一管理各類信息，同時您還可以借助顏色分類、全新的日歷視圖和待辦事項欄等工具輕松完成日常事務的組織、管理與規劃。

全新的“待辦事項欄”

待辦事項是標有后續標志的任意 Outlook 項目，如任務、電子郵件等。默認情況下，所有任務在創建時便會標有后續標志，即使任務沒有開始日期或截止日期也是如此，Outlook支持將郵件標記為待辦事項，右鍵單擊郵件的標記列，在隨后打開的快捷菜單的中選擇截至日期。標記完成以后，您可以在“待辦事項欄”中同時看到所有的待辦事項(任務、標記的郵件等)和即將到來的約會信息，如圖1所示。

圖1 從郵件創建待辦事項

為待辦事項創建顏色分類

如果想要為任務或約會指定顏色類別，在“待辦事項欄”中，右鍵單擊所要指定類別的項目，在隨后打開的快捷菜單中，單擊“分類”，再單擊菜單上的顏色類別之一，如圖2所示。

圖2 指定顏色類別

首次使用顏色類別時，可以為顏色定義一個更有意義的名稱，此時您可以選擇“所有類別”選項，打開“顏色類別”對話框(如圖3所示)，在該對話框中，您可以進行自定義顏色類別，對現有顏色類別進行重命名，或者為顏色類別指定快捷鍵等操作。

圖3 設置顏色類別

增強的日歷功能，更好地規劃、管理時間

Office Outlook 2007 將日歷上的任務集成到了“日常任務列表”中，若要安排任務執行時間，只需將該任務拖到日歷上即可。當您在特定日期完成一項任務后，該任務就會附在該日期上，這樣，就形成了所執行工作的直觀記錄。未完成的任務將滾動到第二天，并會進行累積，直到被標記為已完成為止，如圖4所示。

圖4 全新的日歷視圖

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