使用Outlook作為信息的管理工具，有效組織并提高信息的利用效率的方法

信息的有效組織將大大提高信息的利用效率。Microsoft Office Outlook 2007作為信息的管理工具，提供了簡單、快捷的方式，幫助您輕松完成日常事務的組織、管理與規劃。

1：善用“待辦事項欄”管理您的日常事務

在Outlook 2007中，您如果創建了一個近期的約會、會議要求或任務等，這些信息都將自動地呈現在待辦事項欄中(如圖1所示)，從而避免您錯過近期所有重要的事務。而且，在OneNote中標記的任務也會自動地同步在Outlook待辦事項欄中。

圖1 Outlook待辦事項欄

2：設置日常事務的執行優先級和類別

在處理日常事務時，常常需要確定哪些任務是重要緊急的，哪些任務是可以延期的，并希望能夠對相關的任務進行類別的分組。在Microsoft Outlook 2007中，您可以利用“顏色類別”功能為不同的事務進行顏色標識，從而幫助您快速、清晰地區分不同的任務。

在Microsoft Outlook 2007的“待辦事項欄”中，右鍵單擊指定的約會、電子郵件或任務，在隨后打開的快捷菜單中，單擊【分類】命令，在其下拉列表中選擇一種顏色類別即可，如圖2所示。

圖2 使用顏色指定類別

首次使用顏色類別時，您可以在“分類”下拉列表中，單擊“所有類別”選項，打開“顏色類別”對話框為不同的顏色定義一個更有意義的名稱，或者根據需要創建新的顏色類別，如圖3所示。

圖3 設置顏色類別

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