巧用Outlook模板簡化創(chuàng)建特定郵件（outlook郵箱設(shè)置郵件模板）

在日常辦公中，用戶可能經(jīng)常需要發(fā)送一些內(nèi)容格式相同的郵件，如果每次發(fā)送此類郵件時都要重新設(shè)置郵件格式，顯然很浪費(fèi)時間，然而通過使用Outlook郵件模板，可以幫助用戶從重復(fù)勞動中解脫出來，輕輕松松創(chuàng)建特定郵件。

例如，公司要求各員工，每月都要以電子郵件的形式，向部門經(jīng)理提交工作匯總報告，郵件正文使用格式固定的表格，郵件的收件人為本部門經(jīng)理，而“主題”為“ 年 月 工作匯總”字樣。要為該類郵件創(chuàng)建模板，具體操作步驟如下。

1、在Outlook 2007中，創(chuàng)建新郵件，并按要求設(shè)計好郵件正文中的表格，填寫好“收件人”地址和“主題”，如圖1所示。

圖1 創(chuàng)建的新郵件

2、單擊【Office按鈕】，在隨即打開的下拉菜單中，執(zhí)行【另存為】|【另存為】命令，如圖2所示。

圖2 執(zhí)行【另存為】|【另存為】命令

3、在打開的“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表框中選擇“Outlook模板”，如圖3所示。

圖3 保存為“Outlook模板”類型

4、單擊【保存】按鈕，關(guān)閉對話框，郵件模板創(chuàng)建完成。

5、在郵件模板中填入具體的工作匯報內(nèi)容，最后單擊【發(fā)送】按鈕即可。若不需要發(fā)送郵件，可以直接關(guān)閉新郵件窗口，而不必保存。

當(dāng)下次創(chuàng)建該類郵件時，在Outlook常用工具欄中，單擊【新建】按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【選擇窗體】命令，在打開的“選擇窗體”對話框的“查找”下拉列表框中選擇“文件系統(tǒng)中的用戶模板”，然后在下方的列表框中選中需要使用的模板，如圖4所示。最后單擊【打開】按鈕，即可基于該模板創(chuàng)建新的郵件，所有格式已經(jīng)設(shè)置好，用戶只需根據(jù)需要填寫具體的郵件內(nèi)容即可。

圖4 選擇窗體

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