使用Outlook 2010自動匯總客戶交流的郵件

銷售經理小黃，經常通過電子郵件與客戶針對某個特定的項目進行溝通和信息共享。當遇到某個比較復雜的項目時，他與客戶之間的往來郵件就會更多，甚至達到上百封。如何有效地跟蹤和匯總與同一項目相關的往來郵件，已成為小黃面臨的一大難題。Outlook 2010有沒有提供解決該問題的好方法呢?

Outlook 2010提供了強大的“對話視圖”功能，只需單擊幾下鼠標，即可將冗長的電子郵件壓縮成對話模式，從而更有效地對電子郵件進行跟蹤和匯總。

1. 在Outlook 2010電子郵箱中，切換到“視圖”選項卡，并在其下的“排列”選項組中，確保選中“日期”選項，如圖1所示。

圖1 選擇日期排列方式

2. 在“視圖”選項卡的“對話”選項組中，選中“顯示為對話”復選框，并在隨即打開的對話框中，單擊【所有文件夾】按鈕，以在所有文件夾中啟用“對話視圖”功能，如圖2所示。

圖2 選定應用區域

3. “對話視圖”將同一個項目的往來郵件組合為能以展開或折疊形式進行查看的會話。若要展開或打開對話，可單擊郵件頭中的箭頭按鈕。展開的對話包含可視線索，這些線索可將各郵件與對話中先前收到的郵件連接在一起，這有助于跟蹤有分支的對話，如圖3所示。

圖3 箭頭按鈕

4. 如果在展開的對話中單擊某封郵件，則該郵件將變為“閱讀窗格”中最上面的郵件，如圖4所示。

圖4 閱讀格式

自從掌握了“對話視圖”功能，小黃便可以有效跟蹤并管理與客戶的電子郵件會話，同時大大節省收件箱的空間，工作效率越來越高。

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