RPA機器人，使工作更加人性化！

從本質上講，采購離不開關系。無論是管理供應商還是管理利益相關者，任何采購組織的成功都在很大程度上依賴于建立人與人之間的關系。盡管如此，許多采購專業人員沒有在與人相關的部分投入足夠的時間。許多寶貴時間花費在了例如數據收集，報告，交易活動，緊急情況處理等任務上，阻礙了他們專注于人際關系上，后者本可以產生更多價值和更好結果。這個問題并不是新問題，而采購中的自動化技術，或者更確切的講是RPA技術，能夠不斷提升效率，并解決這些問題。因此現在該領域的管理者對這些技術的興趣越發濃厚。

新興技術已經開始成為采購領域的一個重要討論話題，關于人工智能（AI）、區塊鏈或RPA的辯論反復出現在討論、文章，出版物中。在2019年引起大量炒作的新“熱門”技術是機器人過程自動化（RPA）。在跳入RPA的洪流之前，有必要先了解它的完整的圖景。對于集成了人工智能的最新RPA技術，通過部署使用RPA，自動完成日常重復且繁雜的任務，可以使得采購工作變得更加人性化！這就是它的美妙圖景：機器人使未來更人性化！引入RPA的目標是通過結合人和機器的各自擅長的能力來提高工作效率，而不是取代人。

RPA：

“[RPA]，或機器人流程自動化，是一個預先配置的軟件，它使用業務規則和預定義的活動編排來完成一個或多個不相關軟件系統中的流程，活動，事務和任務組合的自動執行。人可以參與管理其中某些異常結果或服務。” 來源：IEEE Guide for Terms and Concepts in Intelligent Process Automation（其目的是為新興過程技術提供概念，功能，術語，技術，類型等的標準定義）

RPA的技術定義及其工作原理可以用一個簡單的類比來概括：想象一下，您必須反復將數據從一個Excel文件復制到另一個Excel文件以生成月度報告。解決這些繁瑣任務的一種方法是創建一個宏，用它完成所有復制/粘貼。除了在工作中可以節省寶貴的時間，還可以降低出錯的風險。這基本上是對RPA的簡化定義。這是一種自動執行重復和腳本操作的方法，這些操作通常替代原來用戶手動執行（而不僅僅是復制/粘貼！）。它是業務流程自動化的一種形式。

RPA的典型好處是：

提高資源利用率，通常用于替換手動任務可以有更多時間去關注核心業務。

通過減少錯誤，提高數據條目的一致性和合規性。

從系統/ IT角度來看，RPA是打破數據孤島的重要解決方案。它避免了與更換現有系統或修改應用添加接口相關的成本（投資，變更管理）和風險。RPA解決方案建立于現有基礎架構之上，只需模擬用戶操作即可從系統“A”獲取數據并將其置于系統“B”中。

RPA也有局限性，重要的是要了解它們并權衡是否值得，例如：

RPA可以做指定的事而且只做指定的事。如果源或目標系統中有更改，則它將停止正常工作。

它需要通過編程以確保RPA解決方案考慮所有情況。如果沒有，它將無法工作，或者更糟糕的是，它會產生更多問題，因為它在執行時嚴格遵守規定的流程。如果某些東西關閉，同樣的錯誤會持續出現。

出于同樣的原因，在實施RPA之前確保流程能夠正常運行至關重要。

如果RPA有腦子就好了

現在另一個熱點是人工智能。人工智能可能會認為：RPA是一種非常愚蠢的技術。它完全按照它所說的去做，盲目地執行它給出的任何規則。然而，隨著其他智能技術的進步，開辟了使RPA更有用而不那么“愚蠢”的新機會，它正在經歷一場復興。人工智能是振興RPA的新興技術之一，它也在被炒作。如今，很少見到沒有AI組件的RPA，這也導致了RPA和AI之間的很多混淆。

“[AI]是認知自動化、機器學習（ML）、推理、假設生成和分析、自然語言處理和有意算法突變的組合，可以在人類能力之上或之上產生洞察力和分析。”資料來源：IEEE

從本質上講，RPA和AI是非常不同的技術：

由于大多數業務流程需要“做”和“思考”的結合，因此新一代RPA解決方案將集成AI組件：

通過自然語言處理，數據提取和挖掘等來理解輸入

從錯誤和例外中學習

根據經驗制定、并豐富規則

正是這一新的，更智能的“RPA + AI”解決方案，作為一種有價值的采購工具，具有更廣泛的應用。

RPA應用

“是哪種業務流程類型并不是決定是否應該實施RPA的主要因素，而是流程的特征，例如數據提取，修改和驗證的需求。”

RPA特別適用于運營和交易采購，因為這些領域的特點是無數的手工活動。這里有些例子：

自動化任務

發票處理：通過使用RPA和AI（OCR+自然語言處理）的組合，可以大大減少從發票中提取基本信息匹配的工作量和周期時間。

RFx準備：與數據收集相關的任務（來自ERP的數據，來自PLM的規范或其他文件共享系統等）甚至可以通過使用RPA簡化RFX的起草。

數據合規性和質量

數據映射和重復數據刪除：通過規范化數據（拼寫錯誤，格式化等）并確保遵守命名/類型約定，RPA可以成為主數據管理（MDM）的重要勞動力。

供應商入職：RPA可以通過抓取網絡或其他數據源自動獲取更多供應商數據以驗證注冊或認證。

文件處理

合同分析：RPA可以抓取文件共享系統，網絡磁盤甚至電子郵件，以便在一個中心位置收集和存儲合同。然后，它可以提取關鍵術語并將其作為元數據存儲在合同管理解決方案中。

供應商記分卡：這是一項需要全面收集數據的活動。可利用RPA從各種來源收集數據，并將信息整合到一個系統中，用于內部目的和/或準備談判或業務審查。

實踐與結論

RPA與其他技術相結合，是連接數據孤島的有效方式，節約更多寶貴的時間，以便可以專注于工作的人性化方面。

一個實際的例子，一家著名互聯網公司的運營團隊在管理海量的店鋪，經常需要重復地操作在平臺上幾百家店鋪，甚至更多。為此他們雇傭大量的人手工完成這些操作。聆播科技作為RPA工具和自動化技術的供應廠商，幫助它們將需要重復的操作場景實現了自動化。現在，他們只需要為執行的任務提交一個Excel表格、包含所有要操作的所有店鋪和相關操作，LeanRunner自動化平臺就會啟動多臺機器人上快速完成這些操作，并直觀的顯示操作結果及截圖等信息。這讓運營人員從以前的處理枯燥繁瑣的”小工“，變成了管理監督多臺機器人的“工頭”，工作效率更高、工作更有樂趣。

最重要的是，團隊可以從實施RPA中獲得巨大的效益，上面的例子中，對人力的節省是顯而易見的。此外它可以使數據更可視化且易于訪問。

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