實(shí)用Excel技巧分享：“分列工具”的幾種實(shí)用操作

手機(jī)如何做表格：點(diǎn)擊查看

突然腦洞大開(kāi)，發(fā)現(xiàn)了分列工具不單單是把一列數(shù)據(jù)分成兩列、三列那么簡(jiǎn)單，它還有好幾種其他用途：

1、數(shù)據(jù)分成多列

2、快速輸入日期數(shù)據(jù)

3、提取數(shù)據(jù)中的某一段數(shù)據(jù)

①提取數(shù)據(jù)顯示在原位

②提取數(shù)據(jù)顯示在指定列

下面分別給大家講一下這幾種用途的實(shí)際操作方法。

1、數(shù)據(jù)分成多列

在日常工作中，錄入數(shù)據(jù)有時(shí)很隨意，經(jīng)常會(huì)有格式不統(tǒng)一的情況，如領(lǐng)用物料的名稱、型號(hào)錄入為“A-234””A 234”等。如下圖所示的每日物料領(lǐng)用登記表中，品名和規(guī)格都錄入了F列單元格，并且格式不統(tǒng)一。

后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，我們需要對(duì)F列數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，把名稱、型號(hào)分開(kāi)。如何進(jìn)行呢？

名稱和型號(hào)分開(kāi)就意味著要增加一列數(shù)據(jù)，因此首先需要增加一個(gè)空列。將鼠標(biāo)放在列號(hào)G上，當(dāng)鼠標(biāo)變成向下的箭頭時(shí)，單擊，則可選中G列數(shù)據(jù)。

在G列單擊右鍵，點(diǎn)擊插入。

可以看到F列后面插入了一列。

選中需要分列的數(shù)據(jù)區(qū)域。

單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“分列”按鈕。

在彈出的對(duì)話框中，我們可以看到，數(shù)據(jù)分列可以按照“分隔符號(hào)”和“固定寬度”兩種方式進(jìn)行分割。

我們表格中的數(shù)據(jù)是被空格和“-”分隔開(kāi)的，所以勾選“分隔符號(hào)”，設(shè)置好后點(diǎn)擊下一步。

在新的對(duì)話框中，我們可以看到分隔符號(hào)有很多種，我們這里只需要勾選“空格”就可以了。其中的“Tab鍵”是默認(rèn)勾選的，表示的是字符占用的位置，保持默認(rèn)設(shè)置即可。

由于我們上面表格中的數(shù)據(jù)有的是被單個(gè)空格隔開(kāi)，而有的是被多個(gè)空格隔開(kāi)的，所以要勾選“連續(xù)分隔符號(hào)視為單個(gè)處理”，此時(shí)可以看到下方的數(shù)據(jù)預(yù)覽，被空格隔開(kāi)的數(shù)據(jù)已經(jīng)被分開(kāi)了。

在數(shù)據(jù)預(yù)覽中可以看到被“-”隔開(kāi)的數(shù)據(jù)還沒(méi)有分列，所以還需要勾選“其他”，并在后面輸入“-”。由于有的數(shù)據(jù)是被多個(gè)“-”分隔開(kāi)的，所以要勾選“連續(xù)分隔符號(hào)視為單個(gè)處理”。此時(shí)可以看到下方的數(shù)據(jù)預(yù)覽中，所有數(shù)據(jù)都被分隔開(kāi)了。設(shè)置好后點(diǎn)擊下一步。

在新的對(duì)話框中，可以設(shè)置更改數(shù)據(jù)格式，這個(gè)我們?cè)诤竺嬷v解，這里直接點(diǎn)擊完成即可。

此時(shí)可以看到數(shù)據(jù)已經(jīng)被分成了兩列，分出來(lái)的第二列數(shù)據(jù)默認(rèn)顯示在了G列。

2、快速輸入日期數(shù)據(jù)

我們?cè)诒砀裰袖浫肴掌跀?shù)據(jù)的時(shí)候，多數(shù)人的操作方法都是手動(dòng)輸入“-”或者“/”來(lái)分隔年月日數(shù)據(jù)，這樣要同時(shí)輸入數(shù)字和符號(hào)非常慢。

大家一定想不到，輸入日期最快的方式竟然是采用數(shù)據(jù)分列！

如下圖所示，我們先直接輸入年月日的8位數(shù)字。（注意： 8位數(shù)字是指4位年份數(shù)字2位月份數(shù)字2位日子數(shù)字。譬如2月要輸成02，5號(hào)要輸成05。）

選中日期區(qū)域。單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“分列”按鈕，在彈出的對(duì)話框中直接點(diǎn)擊兩次下一步，彈出如下所示的對(duì)話框。

在對(duì)話框中我們班可以看到，有多種格式可以選擇。這里我們只需要在對(duì)話框中勾選“日期”，并在下拉菜單中選擇“YMD”格式，既是中文常用的年月日的模式。如果要使用英文模式，可選擇“MDY”模式，即月日年的模式。

設(shè)置好后，點(diǎn)擊完成，即可看到最終結(jié)果。

3、提取數(shù)據(jù)中的某一段

①　提取數(shù)據(jù)顯示在原位

在以往的操作中，我們需要從一長(zhǎng)串字符里提取需要的字符時(shí)，都會(huì)使用函數(shù)，這里教大家用分列來(lái)實(shí)現(xiàn)。如下圖所示，是人事部在考勤系統(tǒng)里導(dǎo)出的數(shù)據(jù)。

我們只想保留數(shù)據(jù)里面的日期，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“分列”按鈕，因?yàn)檫@里的數(shù)據(jù)都是對(duì)齊的，我們可以直接勾選“固定寬度”來(lái)進(jìn)行劃分。當(dāng)然如果你想用“分隔符號(hào)”也可以，前面已經(jīng)講過(guò)，這里不贅述。設(shè)置好后點(diǎn)擊下一步。

在新對(duì)話框中，直接在下方數(shù)據(jù)預(yù)覽的空白區(qū)域拖動(dòng)鼠標(biāo)，會(huì)出現(xiàn)分割線，需要幾條分割線便拖動(dòng)幾次，將分隔線放在需要分隔的位置即可。設(shè)置好后點(diǎn)擊下一步。

在新的對(duì)話框中，選中后面不需要的數(shù)據(jù)。

勾選上方的“不導(dǎo)入此列”。

設(shè)置好后，點(diǎn)擊完成，即可看到結(jié)果。

此時(shí)我們可以看到，提取出來(lái)的日期直接顯示在了原來(lái)的位置，而原始數(shù)據(jù)已經(jīng)被替換掉了。

②　提取數(shù)據(jù)顯示在指定列

我們?nèi)粘９ぷ髦校畛Ｊ褂米址崛〉牡胤綉?yīng)該是從身份證號(hào)里提取出生年月日了吧。下面是錄入的身份證號(hào)。

在前面的操作中，從考勤系統(tǒng)提取出的日期直接顯示在了原來(lái)的單元格里，而原始數(shù)據(jù)被替代了。這里我們需要提取出年月日，并且保留原始數(shù)據(jù)，將提取出來(lái)的數(shù)據(jù)顯示在H列。這里前面的幾步操作和上面一樣，選中數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“分列”，選擇“固定寬度”，拉出兩條分隔線。設(shè)置好后點(diǎn)擊下一步。

選中第一部分的數(shù)據(jù)，勾選“不導(dǎo)入此列”。

再選中最后一部分?jǐn)?shù)據(jù)，勾選“不導(dǎo)入此列”。

選中中間部分的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“目標(biāo)區(qū)域”右方的箭頭。

此時(shí)分列向?qū)ё詣?dòng)收縮回去，在表格中選中H2—H11區(qū)域。

設(shè)置好區(qū)域后，點(diǎn)擊分列向?qū)в疫叺募^。

分列向?qū)?huì)自動(dòng)伸展出來(lái)，選擇“列數(shù)據(jù)格式”為日期“YMD”，點(diǎn)擊完成即可。

我們看到的最終結(jié)果如下：

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