在使用Word制作商務邀請函時批量加入客戶信息的方法（怎么將邀請函生成多個文檔）

在前面我們已經講述了使用word制作商務邀請函的方法，在設計客戶邀請函時，需要考慮收函對象，不同的人應用不同的稱謂以示尊敬。而眾所周知，客戶的名字大多是不相同的，如若人數較少的話，通過手動輸入，或者從客戶列表中直接復制客戶的名字，來完成邀請函的設計，可能不會存在什么問題，但是，當受邀的客戶多達上百人時，這就會成為一項龐大的工作，且工作效率也會大大降低。銷售經理小黃，應該如何解決該問題呢?

選擇聯系人

利用Word 2010中強大的“郵件合并”功能，小黃可以在客戶邀請函中輕松將存儲在Outlook聯系人中的客戶批量添加過來。

1. 在制作好的客戶邀請函文檔中，切換到“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”選項組中，單擊【選擇收件人】按鈕，并在隨即打開的下拉列表中執行【從Outlook聯系人中選擇】命令，如圖1所示。

圖1 從Outlook聯系人中選擇

2. 在隨即打開的“選擇聯系人”對話框中，選中Outlook中的“客戶”聯系人列表(前提是已經在Outlook中創建了“客戶”聯系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

圖2 選中聯系人列表

3. 在隨即進入的“郵件合并收件人”對話框中，可以看到從Outlook中導入進來的所有客戶信息。不過，小黃只想給“經理”和“總經理”級別的客戶發送邀請函，所以他需要在“調整收件人列表”選項區域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。

圖3 篩選客戶

4. 在隨即打開的“篩選和排序”對話框中，將“域”設置為“職稱”，“比較關系”設置為“包含”，“比較對象”設置為“經理”，或者“總經理”，如圖4所示。

圖4 篩選條件

5. 單擊【確定】按鈕關閉“篩選和排序”對話框后，在“郵件合并收件人”對話框中就只剩“經理”和“總經理”級別的客戶了。可以在收件人列表框中，通過向右拖動水平滾動條，來查看“職稱”列中的信息，進行確認，如圖5所示。

圖5 查看職稱

6. 最后，單擊【確定】按鈕關閉“郵件合并收件人”對話框，聯系人添加完成。

插入合并域

將Outlook中的客戶信息導入到邀請函文檔中后，客戶信息并不會自動顯示在正文中，需要通過“插入合并域”的方式來顯示客戶的相關信息。

1. 首先，將光標定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中單擊“名”選項，如圖6所示。

圖6 插入名

2. 此時，便可以在文檔當前位置上看到已插入的“名”域，如圖7所示。

圖7 插入的名

設置郵件合并的決策功能

在邀請函中，需要根據“性別”來設置不同的稱謂以示尊敬，即性別為“女”，稱謂為“女士”，性別為“男”，則稱謂為“顯示”。因此，小黃需要通過指定“規則”，來添加郵件合并的決策功能。

1. 光標定位在已插入的“名”域的后面，然后在“編寫和插入域”選項組中，單擊“規則”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執行【如果…那么…否則…】命令，如圖8所示。

圖8 選擇規則

2. 在隨即打開的“插入Word域:IF”對話框中，將“域名”設置為“性別”域,,“比較條件”設置為“等于”，“比較對象”設置為“1”(從Outlook導入聯系人時，系統自動將“性別”字段轉換為了“布爾值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“則插入此文字”列表框中輸入“女士”，在“否則插入此文字”列表框中輸入“先生”，如圖9所示。

圖9 設定規則

3. 單擊【確定】按鈕，關閉對話框后，所設置的規則即被啟用。可在“預覽結果”選項組中單擊【預覽結果】按鈕來查看合并后的結果，也可通過單擊【下一記錄】或【上一記錄】按鈕逐條預覽，如圖10所示。

圖10 預覽結果

輕輕松松完成客戶信息的批量添加，從而為小黃節省了大量的工作時間，工作效率得到有效提高。

至此，邀請函設計完成，接下來的工作就是將邀請函發送給相關客戶。

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