檔案管理系統軟件的優勢及功能，檔案軟件管理系統哪家好？

在不斷更新變化的時代里，高科及技術的研發與應用，使得企業發展更加順利。在企業中檔案管理工作質量與效率對企業發展來說非常重要，因此，需要不斷加強檔案管理水平，結合先進的科學技術，利用信息技術、網絡技術所建立的檔案電子數字化管理系統，實現檔案管理智能化、專業化、法律化，完全彌補了傳統檔案管理中的不足，并且起到了優化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節約部分人力、物力、財力等作用。

檔案信息為企業發展與抉擇方面發揮重要的參考作用。

一、檔案管理現狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1.提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

2.能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

隨著社會的發展以及社會的進步，檔案管理系統也在不斷的發展中，一個好用而且免費的檔案管理系統可以適用于企業的不同的崗位，幫助企業進行檔案管理，因此我給大家總結了五款免費的檔案管理系統。

1.伙伴云檔案管理軟件

伙伴云檔案管理系統，屬性功能包括：檔案掃描件管理、檔案移交、檔案借閱、其他材料等，根據查詢功能通過字段查詢（可自定義查詢字段）、高級查詢（可通過設置不同字段組合查詢）、導航分組查詢；自動生成查詢報表如：檔案查詢、檔案移交查詢、檔案借閱查詢。

2.智信檔案管理軟件

檔案分組設置、檔案接口管理、檔案管理、基礎信息錄入、檔案移交、檔案借閱、合同檔案、檔案附件、公司資質、報表檔案、其他材料等跟合同檔案功能一樣，方便查閱，并且還可根據需求把這些名稱自宛度顯示為您想要的名稱，方便自由，容易上手。

3.財易檔案管理軟件

財易檔案管理系統主要分為基本信息維護、員工照片、工作經歷、教育經歷、培訓記錄、證書列表、工資調整、社會關系、職稱評定、考評管理、獎懲管理、物品領用、系統維護、自定義排序，重新編碼等功能點，全面支持圖片掃描模式。財易檔案管理系統是目前國內性價比最高的，最好的電子檔案管理系統，功能強大而操作簡單，自定義功能特別強大，是目前國內唯一一款提供超級強大自定義功能的檔案管理系統。

4.用友人事檔案管理軟件

用友人事檔案管理軟件包括人事檔案管理、員工調動管理、員工離職管理、員工復職管理、合同信息管理、合同續簽管理、員工轉正管理、員工保險管理、培訓計劃、培訓管理、獎懲管理、考核管理、證照管理、物品資料管理、物品領用管理、日常考勤管理、考勤檔案匯總、工資帳套管理、計件工資管理、計時工資管理、提成工資管理、工資檔案結算。

5.金蝶檔案管理軟件

金蝶公司融合多年客戶服務經驗與國外先進的管理思想提煉出客戶常用的和最需要的服務為一體的CSP服務。它是以金蝶公司先進的科技手段和專業化的服務隊伍為依托在業界領先推出的項目完整、功能全面的系統性服務產品。

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