怎樣從零基礎(chǔ)學(xué)習(xí)EXCEL？（如何零基礎(chǔ)學(xué)）

我自己的例子，大學(xué)的時(shí)候一點(diǎn)office基礎(chǔ)都沒有。剛開始工作才接觸到excel，也不知道能干嘛。看到別人在用，就拿來當(dāng)計(jì)算器用(特別是加很多數(shù)字，因?yàn)橛羞^程，不容易出錯(cuò))。

后來工作會(huì)對(duì)你的數(shù)據(jù)處理能力提出要求(除非你懶，錯(cuò)過了那么好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì))。可能開始的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)函數(shù)能自動(dòng)計(jì)算求和(sum)，能算平均數(shù)(average)，你就很開心了。接下來你會(huì)發(fā)現(xiàn)經(jīng)常要從一個(gè)表里面尋找另一個(gè)表里面的內(nèi)容(vlookup就很有用)，有時(shí)候很多要做條件(if函數(shù)就很有用)。

其實(shí)到這里就能解決大概80%的工作問題了。就幾個(gè)函數(shù)不會(huì)很難吧，特別是當(dāng)你發(fā)現(xiàn)以前要好久的時(shí)間，現(xiàn)在很快就完成了。至于以后的深入學(xué)習(xí)就看你的工作是否有這種需求了。

另外，好多朋友會(huì)說，我在用的Excel版本低，再學(xué)習(xí)高版本會(huì)不會(huì)很難?其實(shí)，excel各個(gè)版本的核心沒有變化，不用太緊張，變化的只是使用更方便，比如以前要兩步的，現(xiàn)在只要一步。

要成長，動(dòng)力來自自我激勵(lì)，就是實(shí)際感受到excel給你帶來的一點(diǎn)點(diǎn)的效率累計(jì)。多上專業(yè)網(wǎng)站，比如Office辦公助手網(wǎng)（)。

函數(shù)應(yīng)用是Excel的基礎(chǔ)，看似很困難實(shí)際你只要安下心來，耐住性子一步步分析，也并不是很難。我一般的面對(duì)多層函數(shù)嵌套的，研究起來都是把最里面的一層取出來，放在新單元格看結(jié)果，然后在旁邊的單元格加一層再看結(jié)果，以此類推直至達(dá)到與多層嵌套完全一致，如此這個(gè)函數(shù)也就搞明白了。也有朋友習(xí)慣從最外層作分析的，因人而異，看習(xí)慣。

有些數(shù)組公式的也可以如此操作，不過新單元格就要變成一個(gè)區(qū)域來放置數(shù)組，然后逐步看結(jié)果了。對(duì)于某些引用較多的數(shù)組這種策略比較無奈，只有老老實(shí)實(shí)的分析數(shù)組的功用，理解其中的巧妙思路。

如果最后仍然無法對(duì)Excel產(chǎn)生興趣，索性就別想這個(gè)了。學(xué)習(xí)Excel的根本目是在處理問題時(shí)用更少的時(shí)間，比其他人做的更正確，換句話說這是一種完美的的偷懶解決策略。

為了以后可以“偷懶”，而又絕不會(huì)犯錯(cuò)，學(xué)習(xí)Excel吧，這個(gè)動(dòng)機(jī)持久而強(qiáng)勁，當(dāng)你攻克函數(shù)后，求而不得的興趣說不定就來了。

對(duì)于Excel的整理技巧而言，其實(shí)都在于你對(duì)思路的整理。下面再說說Excel數(shù)據(jù)整理的問題：

一、一個(gè)次序混亂的表格是不是就是一個(gè)壞表格?

答案是：不一定。

舉個(gè)例子。行政部有個(gè)表格，用于記錄客戶禮品的采購和發(fā)放。很多人的思路是設(shè)置很多列，分別記錄每種禮品的購入數(shù)量、領(lǐng)取人、領(lǐng)取數(shù)量、當(dāng)前庫存。

但這個(gè)思路是不科學(xué)的，甚至根本是寫不出這個(gè)表格的。正確的表格就是像記流水賬那樣，把每個(gè)事件(今天買了什么、買了幾個(gè)，今天誰領(lǐng)走什么、領(lǐng)走幾個(gè))忠實(shí)地記錄下來，看上去亂亂的，但卻可以在另一個(gè)sheet中通過函數(shù)、公式隨時(shí)得到想要知道的數(shù)據(jù)，或者使用數(shù)據(jù)透視表快速從不同角度進(jìn)行分析匯總。

下面這個(gè)圖，就是傳說中的流水賬：

二、怎樣把一個(gè)爛爛的表格規(guī)范化

第零步，先做個(gè)備份。以免在后續(xù)改動(dòng)中改了不該改的東西。

第一步，考察表格結(jié)構(gòu)，不合理的地方重新動(dòng)刀子。但實(shí)際工作中有可能沒那么理想，因?yàn)樵紨?shù)據(jù)不是你采集的，即便看到數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不合適(尤其是缺內(nèi)容)，也只能干瞪眼，有必要同時(shí)又可能的話，打回對(duì)方重寫。

第二步，統(tǒng)一行高、列寬、字體、字號(hào)、對(duì)齊方式，不對(duì)內(nèi)容做任何更改，做這一步的目的僅僅是為了讓自己能在后續(xù)步驟中看著舒服。

第三步，審核計(jì)算公式的統(tǒng)一性。有沒有計(jì)算錯(cuò)誤?有沒有引用錯(cuò)誤?這一點(diǎn)至關(guān)重要，馬虎不得。

第四步，審核數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性。比如顯示上是8，但其實(shí)是8.2，因?yàn)閱卧窀袷浇o設(shè)成只顯示整數(shù)部分了。再比如文本格式的8和數(shù)字格式的8是有區(qū)別的。

做完以上，大體上就是一份清爽的表格了，如果需要的話，再檢查以下方面(包括但不限于)：

1、數(shù)據(jù)的正確性(有效性)。比如人數(shù)居然出現(xiàn)了小數(shù)、手機(jī)號(hào)碼不是11位、員工出生日期是1902年……

2、重復(fù)數(shù)據(jù)，比如一份圖書清單中，相同的某圖書出現(xiàn)了多次，應(yīng)該合并。

3、公式的優(yōu)化，比如L2=A2+B2+C2+D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2，通常是作者一個(gè)格一個(gè)格去點(diǎn)擊的，備不住中間某一次就少點(diǎn)擊一個(gè)，應(yīng)該改成L2=SUM(A2:K2)。即便是L2=A2+C2+E2+G2+I2+K2這種中間隔著相加的，通常也都可以通過SUMIF函數(shù)來實(shí)現(xiàn)，而不必看上去那么一長串。

最后要說的是，以上所有這些都不需要肉眼逐格去審，都可以通過公式、函數(shù)、菜單功能來實(shí)現(xiàn)。花一段時(shí)間學(xué)習(xí)十幾個(gè)常用函數(shù)和菜單功能，就能在后面的應(yīng)用中輕松把時(shí)間賺回來，投入產(chǎn)出比是1:100。

最后一點(diǎn)，也是職場新人最關(guān)心的問題：

怎么減少excel中的錯(cuò)誤?

1、勤備份：當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你做的修改還不如不改，這時(shí)候你為恢復(fù)上一版本數(shù)據(jù)而流的汗，都是當(dāng)初沒備份就改動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)腦子里進(jìn)的水。

2、設(shè)置校驗(yàn)：在幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)或者幾個(gè)關(guān)鍵數(shù)值那里設(shè)置校驗(yàn)，每次改動(dòng)都注意看校驗(yàn)值是否歸0。

3、減少手工錄入：除原始數(shù)據(jù)以外，其他均是計(jì)算所得。原始數(shù)據(jù)能拷貝就不手工錄入。

4、統(tǒng)一：數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，計(jì)算公式統(tǒng)一。

5、擅用輔助列：把一些復(fù)雜的計(jì)算拆分成幾步，便于查錯(cuò)。多出來的一些列在表格完成時(shí)隱藏掉，這一招特別有用哈，千萬不要怕麻煩。

6、擅用數(shù)據(jù)有效性、重復(fù)數(shù)據(jù)檢查、帶條件的顯示格式、單元格注釋等輔助手段。

好了，今天就是這些，談不上字字珠璣，卻也是有感而發(fā)，希望對(duì)你有用。

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