Excel2007數(shù)據(jù)表格式的設(shè)計(jì)工作以圖書銷售情況表為例（excel2013年圖書銷售分析）

Excel2007不僅是一個(gè)功能強(qiáng)大的計(jì)算工具，同時(shí)也是一個(gè)出色的數(shù)據(jù)管理分析工具，在操作上更簡便快捷，適合于對中小數(shù)據(jù)的管理操作。其具有的數(shù)據(jù)表分析法可與專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件相比。大家都知道數(shù)據(jù)表包括表標(biāo)題、表頭、表尾和表體固定欄目等內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)表分析法的首要任務(wù)是設(shè)計(jì)這個(gè)數(shù)據(jù)表格式，以滿足數(shù)據(jù)分析處理的操作。下面以“新起點(diǎn)第一季度圖書銷售情況表”為例，具體介紹數(shù)據(jù)表格式的設(shè)計(jì)工作。

具體操作步驟如下：

1、新建一個(gè)工作薄，并將其命名為“審計(jì)應(yīng)用準(zhǔn)備”。

2、雙擊Sheet1工作表并將其命名為“數(shù)據(jù)表”，選中A1：E1單元格區(qū)域并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，如圖1所示，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，如圖2所示。

圖1　 執(zhí)行命令

圖2　 “設(shè)置單元格格式”對話框

3、單擊“對齊”標(biāo)簽，進(jìn)入“對齊”選項(xiàng)卡，如圖3所示。

圖3　 “對齊”選項(xiàng)卡

4、在“水平對齊”和“垂直對齊”下拉列表框中選擇“居中”選項(xiàng)，單擊“字體”標(biāo)簽，進(jìn)入“字體”選項(xiàng)卡，如圖4所示。

圖4　 “字體”選項(xiàng)卡

5、根據(jù)實(shí)際需要設(shè)定相應(yīng)的選項(xiàng)，單擊“填充”標(biāo)簽，進(jìn)入“填充”選項(xiàng)卡，如圖5所示。

圖5　 “填充”選項(xiàng)卡

6、根據(jù)需要選擇相應(yīng)的填充顏色，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置操作。

7、根據(jù)實(shí)際情況輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)表標(biāo)題。

8、根據(jù)實(shí)際情況輸入數(shù)據(jù)表的其他選項(xiàng)內(nèi)容。

9、選中選項(xiàng)內(nèi)容所在的單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式”-“設(shè)置單元格格式”命令，在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中設(shè)置單元格區(qū)域）方法與前面的一樣）。

10、右擊B2單元格并從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，如圖6所示。

圖6　“設(shè)置單元格格式”對話框

11、在“分類”列表框中選擇“日期”選項(xiàng)，在“類型”下拉列表框中選擇相應(yīng)的類型，單擊“確定”按鈕完成日期設(shè)置操作。

12、選中B2單元格并在其中輸入顯示系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間的公式“=NOW（）”。按Enter鍵，顯示系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間。

13、為了提高輸入效果，減少輸入錯(cuò)誤，用戶可以調(diào)用記憶式輸入功能。執(zhí)行“Office按鈕”-“Excel選項(xiàng)”命令，打開“Excel選項(xiàng)”對話框。

所謂記憶式輸入功能是指在某列的各單元格中輸入文字時(shí)，Excel2007可以記下各個(gè)單元格中的內(nèi)容，當(dāng)在該列的某個(gè)單元格中輸入內(nèi)容時(shí)，如果輸入的第一個(gè)或前幾個(gè)字符與該列已有的、連續(xù)單元格中的某個(gè)輸入相同，系統(tǒng)就自動(dòng)用已輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)填充。

14、在該對話框中選擇“高級”選項(xiàng)，進(jìn)入“高級”選項(xiàng)卡，如圖7所示。選中“為單元格值啟用記憶式鍵入”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，啟動(dòng)此功能。

圖7　 “高級”選項(xiàng)卡

15、如果要提高輸入效率，可啟用Excel2007的自動(dòng)更正功能。自動(dòng)更正功能不僅可以識別錯(cuò)誤，還可在輸入時(shí)自動(dòng)更正錯(cuò)誤，只需在“Excel選項(xiàng)”對話框中選擇“校對”選項(xiàng)，進(jìn)入“校對”選項(xiàng)中。

16、在“在Microoft Office程序中更正拼寫時(shí)”列表框中設(shè)置相應(yīng)的選項(xiàng)，也可以單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕，打開“自動(dòng)更正”對話框，如圖8所示。

圖8　“自動(dòng)更正”對話框

17、選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”復(fù)選框，在“替換”和“為”中輸入相應(yīng)的短語，單擊“添加”按鈕，將新的自動(dòng)更正項(xiàng)目添加到自動(dòng)更正項(xiàng)目列表中去。

18、單擊“確定”按鈕，當(dāng)輸入內(nèi)容為所定義的短語時(shí)，Excel2007就可以自動(dòng)將其替換成所相應(yīng)的內(nèi)容。

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