用Excel把有規(guī)律的文本數(shù)據(jù)分列以備統(tǒng)計(jì)之用

剛考完試，領(lǐng)導(dǎo)心血來(lái)潮，要求統(tǒng)計(jì)一下男女比例、平均分、及格人數(shù)等各項(xiàng)信息。學(xué)校一直使用專用軟件登記考生資料，但該軟件竟沒(méi)有這些統(tǒng)計(jì)功能，暴汗。幸好發(fā)現(xiàn)這軟件能把基本數(shù)據(jù)導(dǎo)出為文本文件，我想，拿到Word或Exce里或許有辦法解決。下面是導(dǎo)出的文本，如圖1。

要統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，首先要把連在一起的各列數(shù)據(jù)分開(kāi)，首先想到的是用Word的文本轉(zhuǎn)換為表格功能，但嘗試后發(fā)現(xiàn)，在Word中要將文本轉(zhuǎn)為表格，必須具有文字分隔符，但從圖1可見(jiàn)，幾列數(shù)據(jù)是連在一起的，沒(méi)有Word能夠識(shí)別的符號(hào)分隔，所以此路不通。

只能再試試Excel了，終于在“數(shù)據(jù)”菜單中找到了Excel的“分列”命令，以下就是解決問(wèn)題的全過(guò)程。

1、復(fù)制文本，在工作表中的A1單元格中執(zhí)行“粘貼”，數(shù)據(jù)已自動(dòng)分行，如圖2。

2、選中A列，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“分列”命令，如圖3。

3、在打開(kāi)的“文本分列向?qū)А睂?duì)話框中，根據(jù)基本數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，選擇“固定寬度”。如圖4。

4、單擊“下一步”，設(shè)置字段寬度。單擊建立分列線，按住左鍵可拖動(dòng)分列線的位置，雙擊可取消分列線。如圖5。

4、分列完畢后，單擊“下一步”，設(shè)置每列的數(shù)據(jù)類型。如:第一列要設(shè)置為“文本”，否則分列后，考號(hào)最前面的“0”將被舍去;而第三列設(shè)置為“常規(guī)”即可，Excel將按單元格中的內(nèi)容自動(dòng)判斷并設(shè)置數(shù)據(jù)類型。如圖6。

5、單擊“完成”。眨眼工夫分列完畢，然后使用Excel的篩選、排序等功能就可以統(tǒng)計(jì)所需要的數(shù)據(jù)了。如圖7。

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