Excel的數據有效性功能的幾個不一定為人所知技巧（excel技巧之利用數據有效性）

Excel的數據有效性（2013版本叫數據驗證）功能可以防止數據錄入錯誤，節省錄入時間。關于數據有效性的有些技巧不一定為人所知。

一、要引用的序列不在同一行或同一列怎么辦？

解決思路：定義一列或一行數據名稱→數據有效性定義→修改定義的名稱引用位置為多行多列。如果要引用的序列是多行多列，如圖1，序列有3行3列，進行數據有效性定義鼠標選中后會提示如圖2的錯誤：

圖 1

圖 2

選中需要引用的B列，輸入定義的名稱：業務，再對A列做數據有效性定義，

圖 3

圖 4

這時在A列做了數據有效性定義的單元格下拉框能選擇的只有B列內容。點擊“公式”→“名稱管理器”，修改引用位置為B列和C列的數據區域B1:C3。

圖 5

再來看看A列，下拉框中就有了B列和C列的內容。

二、給單元格添加注釋，不用批注

在Excel中需要添加注釋的時候，你可能毫不猶豫選擇插入批注。但批注插入多了，有點眼花繚亂的感覺，而且不能批量插入。想給單元格加個注釋？選取單元格，點擊菜單“數據”→“數據有效性”→“輸入信息”→“輸入要注釋的文字”。

圖6

添加后的效果圖：

圖7

如果有一列數據，需要提醒輸入者不能輸入大于100的數字，每個單元格插入批注是不現實的，用添加提示的方法則可以完美解決。

圖8

添加后的效果圖：

圖9

三、記錄數據錄入時間

如果需要記錄數據錄入時間，借助函數now和數據有效性可以實現，比如，要記錄每張申請單掃描時間，在D2單元格輸入公式=now()，并將單元格格式自定義為yyyy-m-d h:mm:ss，在B列需要數據有效性定義的單元格區域點擊“數據”→“數據有效性”，數據來源處引用D2單元格內容。這樣點擊下拉框就可以記錄申請單掃描時間。

圖10

四、限制單元格數據類型

如果需要限制單元格只能輸入文本，不能輸入數字，借助函數istext,該函數功能是檢測單元格內容是否為文本，如果是文本則返回true,否則返回false。如果要限制單元格只能輸入數字，不能輸入文本，借助函數isnumber,該函數功能是檢測單元格內容是否為數值。

圖11

五、防止重復錄入相同的內容

比如，要在A列輸入數據，為了防止數據重復錄入，可以用數據有效性定義，如圖12：

圖 12

這樣，如果數據重復錄入了就會提示圖13錯誤：

圖 13

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