如何憑自己感覺進行格式美化使Excel圖表更具商務氣質（通過套用表格樣式可以快速進行表格的美化）

大多數人制作Excel圖表，都會使用Excel的默認格式，或者憑自己的感覺進行一些格式美化，但效果很難盡如人意。

下面這一組圖表來自不同時期的雜志期刊，外觀上看起來非常精美、專業，具有一種職場精英式的“商務氣質”。這些效果是如何做到的呢？

圖1

雜志編輯們使用何種專門的軟件來制作這些圖表，我們不得而知。但筆者通過長期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商業雜志圖表的方法，其關鍵點就是要突破Excel的默認設置。通過簡單的幾步，我們也可以制作出非常具有“商務氣質”的圖表。下面我們以模仿圖2的商業圖表為例，簡單介紹這套方法。方法本身很簡單，相信大家都可以掌握。

圖2

一、使用專業品質的配色

一幅圖表給人的印象，很大程度上是由其配色決定的。專業的圖表往往是因為它具有專業品質的配色，通過配色透露出一種專業精神。我們普通用戶制作圖表，往往會受到默認顏色的限制。而默認顏色要么糟糕不已，要么因長期使用而審美疲勞。大家可能遇到過這樣的經歷，就是你看到某個很專業的商務圖表，想用 Excel模仿制作，它的樣式你都可以做得差不多，就是它的顏色無法調出來。

要準確模仿商業圖表所使用的顏色，可以通過顏色拾取器來獲知。這里推薦使用一款名叫ColorPix的綠色小軟件，運行它后，當你把鼠標指到某個顏色塊上，軟件就可以返回相應的RGB顏色代碼。譬如上圖中用到的顏色有四種：

獲知顏色代碼后，我們就可以在圖表中使用這些顏色了。一個Excel默認生成的圖表，即使我們什么也不修改，只是改用專業品質的配色，它也會立即變得與眾不同，下圖顯示了這種變化效果。

圖3

要在Excel中使用自定義的顏色，在2007和2010版本中可以直接指定相應RGB值，2003版本中則需要先通過菜單“工具-選項-顏色”修改配置后才可使用。在實際工作中，可以將這些顏色配置為顏色模板或顏色主題，便于快速取用。

二、使用科學人性化的布局

在Excel中作圖，無論選擇何種圖表類型，無論數據點多少，生成圖表的默認布局都如下圖的樣式，整個圖表中主要包括標題、繪圖區、圖例三個部分。

圖4

但這種布局存在很多不足，如：標題不夠突出，信息量不足；繪圖區占據了過大的面積；繪圖區的四周浪費了很多地方，空間利用率不高；特別是圖例在繪圖區右側，閱讀視線左右跳躍，需要長距離檢索、翻譯。

而我們觀察商業圖表的布局，很少會發現這種大路貨式的樣式。下圖是對一個典型商業圖表的溝通分析，從上到下可以抽象出5個部分：主標題區、副標題區、圖例圖、繪圖區、腳注區。

圖5

幾乎所有的商業圖表都符合這一構圖原則，可以說是商業圖表背后的布局指南。其特點有：完整的圖表要素；突出的標題區；從上到下的閱讀順序。

對于前面的例子，我們使用適中的圖表幅面，使用更突出的圖表標題，將圖例放置到繪圖區左上角，現在圖表呈現圖6的樣式，閱讀視線自然而舒適。

圖6

三、使用更為簡潔醒目的字體

商業圖表非常重視字體的選擇，因為字體會直接影響到圖表的專業水準和個性風格。根據我的觀察，商業圖表多選用無襯線類字體。如圖7的圖表案例，其中的阿拉伯數字使用的是專門訂制的Akzidenz Grotesk condensed bold字體，風格非常鮮明。

圖7

而一般情況下常規安裝的Excel，新建文檔會默認使用宋體、12磅的字體，普通大家也很少會想到去修改它。由于阿拉伯數字的原因，在這種設置下做出的表格、圖表，很難呈現出專業的效果。

字體屬于設計人員的專業領域，普通人士很少了解。為簡單起見，我們建議對圖表和表格的數字中使用Arial字體、8~10磅大小，中文使用黑體，效果就比較好，在其他電腦上顯示也不會變形。圖8顯示了前面例子改變字體后的效果。

圖8

四、注意圖表的細節處理

真正體現商業圖表專業性的地方，是他們對于圖表細節的處理。請注意他們對每一個圖表元素的處理，幾乎達到完美的程度。一絲不茍之中透露出百分百的嚴謹，好像這不是一份圖表，而是一件藝術品。正是這些無微不至的細節處理，才體現出圖表的專業性。而這往往是我們普通人不會注意到的地方。

以前面的例子而言，我們進行如下細節處理：分類標簽使用更為簡潔的寫法，去除繪圖區的外框線，去除縱坐標軸的線條色，將網格線使用淡色予以弱化，在腳注區寫上數據來源，等等，都讓圖表更加精致、嚴謹。圖9是最后完工的樣式，已經是一個相當專業有效、充滿“商務氣質”的圖表了，沒有人會相信它是來自于 Excel。當你向老板提交這樣的年終總結報告，怎么不會讓他眼前一亮，而對你刮目相看呢？

圖9

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