Excel 3個簡單技巧輕松避免格式不規(guī)范數(shù)據(jù)出錯（excel下拉選擇項怎么設置）

很多經(jīng)常需要做Excel統(tǒng)計的童鞋都知道，一份表發(fā)給各部門的同事去填寫，收上來的表格通常都是五花八門的。格式不規(guī)范不說，就是數(shù)據(jù)本身也經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。很多童鞋雖然苦口婆心要求填寫的同事按照要求處理，但效果總是不那么如意。那么有沒有更好的辦法來避免這些問題呢？今天給大家簡單介紹3個簡單的技巧。

重點關注優(yōu)先級為1的項目

規(guī)范數(shù)據(jù)錄入格式

這是一切問題的根源，如果我們能從源頭上對分發(fā)下去的表格做好相應的設置，就會避免掉很多后續(xù)處理方面的問題。我們就以下面的表格作為例子，一一說明如何設置才能讓填表人按照我們的要求去填寫。

汽車銷售記錄表

這是一份簡單的汽車銷售記錄表，我們要求姓名列的所有單元格最好不要有重復記錄（因為很少有人一次買兩臺車的）；身份證號碼的長度要么15位，要么18位，長度不對即為錯誤，為了提高錄入準確性，我們可設置身份證號碼列文本長度為15位或者18位……

1.制作下拉列表的小技巧

如果要填入某些列的數(shù)據(jù)比較固定，只有有限的幾項填寫內(nèi)容。這樣的列我們可利用Excel數(shù)據(jù)有效性設置下拉選項，填入時只需選擇即可。這即可提高數(shù)據(jù)錄入的效率，更可以避免不規(guī)范的數(shù)據(jù)格式（便于統(tǒng)計，格式不統(tǒng)一通常會導致統(tǒng)計結果錯誤）。下面我們就來看看設置下拉列表：

1)選中C2:C10單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項卡 中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框；

2)單擊“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”類別；注意“允許”下拉列表右側(cè)的“提供下拉箭頭”一定要勾選；

3)鼠標直接選取表中的G2:G7區(qū)域，單擊“展開”按鈕，返回“數(shù)據(jù)驗證”對話框；

4)單擊“確定”按鈕即可。

可使用快捷鍵Alt+A+V+V

忽略空值和提供下拉箭頭處于勾選狀態(tài)

2.杜絕單元格中空格的技巧

很多同事輸入兩個字的姓名時，喜歡在姓與名之間加上空格，已達到同其他三個字的姓名對齊（美觀）的目的，但這樣的操作卻會給我們的統(tǒng)計帶來很大的麻煩。我們可設置“單元格中禁止空格輸入”達到規(guī)范輸入的目的。按以下步驟操作吧：

1)選中A2:A10單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項卡 中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框；

2)單擊“設置”選項卡，在“允許”下拉菜單中選擇“自定義”，“公式”框中輸入公式：=ISERROR(FIND(" ",$A2))

3)單擊“出錯警告”選項卡，左側(cè)“樣式”下拉菜單選擇“停止”，右側(cè)框中按圖所示輸入內(nèi)容，標題輸入：“姓名之間請勿插入空格”，內(nèi)容輸入：“請檢查是否在性名之間插入了空格！”自己想怎么輸入就怎么輸入咯。

4.單擊“確定”即可。

打開數(shù)據(jù)驗證的必要步驟

自定義功能非常強大，接下來你會看到更多的例子

出錯警告！

輸入內(nèi)容中如果有空格將無法輸入

出錯警告中的樣式有3種，“停止”、“警告”以及“信息”。選擇“停止”，你將無法再單元格中輸入不符合規(guī)范的內(nèi)容；“警告”會提示你是否繼續(xù)輸入；“信息”只是提示你是否取消輸入。

3.規(guī)范錄入“車牌號碼”的技巧

貴陽的車牌號碼為7位，以“貴A”開頭，我們在錄入的時候，可以簡單設置，避免錄入錯誤或者無效的數(shù)據(jù)；跟上文相同的操作步驟我不再贅述，直接進入設置--自定義--公式，公式中錄入：=AND(LEFT(D2,2)="貴A",LEN(D2)=7)。

公式千萬別寫錯了

根據(jù)自己的需要可選擇其他樣式

規(guī)避或者圈釋無效數(shù)據(jù)的技巧

無效數(shù)據(jù)沒用，而且還會影響我們的統(tǒng)計結果。如何在制表之初就將這個問題解決掉，避免后續(xù)諸多的麻煩？且看一下技巧：

1.限定輸入本月日期的技巧

我們統(tǒng)計提成或者銷售額也好一般都是按月統(tǒng)計的，那么我們每月收上來的表格所有的內(nèi)容就應該是當月的內(nèi)容。下面的技巧可以避免員工錄入其他月份的日期或者其他不在范圍內(nèi)的日期。

1)單擊“數(shù)據(jù)”--“數(shù)據(jù)驗證”--“數(shù)據(jù)驗證”，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框；

2)單擊設置--允許下拉列表選擇“日期”--輸入開始日期：=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1)，也可以直接輸入本月的1號--輸入結束日期：=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())+1,0)，也可以直接輸入本月的最后一天；--出錯警告--停止--輸入內(nèi)容--確定即可。

3)此栗子中可直接輸入本月的開始日期：2016-05-01，結束日期：2016-05-30。但是這樣輸入非常簡單，但每個月都得更改一遍，遠遠不如用公式來得方便。請仔細琢磨本例中的公式。

注意公式的設置技巧

順便你輸咯！

2.提高身份證錄入準確率的小技巧

盡可能減少身份證號碼錄入的錯誤率，下面是一個小技巧。本例中身份證號碼的驗證規(guī)則包括身份證號碼長度必須為15位或者18位。

1)打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框“設置”窗口，“允許”下拉菜單選擇“自定義”;

2)公式框中輸入：=or(len($B2)=15,len($B2)=18)

3)填寫“出錯警告”內(nèi)容后點擊確定，如圖所示：

多學Excel函數(shù)吧，很實用！

不再贅述

3.Excel錄入避免重復值的技巧

Excel中如何避免同列錄入重復值？請參考以下設置技巧，請按圖中步驟操作即可，設置的公式為：=countif(A:A,$A2)=1。

出錯警告再重復就沒有意思啦

4.圈釋無效數(shù)據(jù)的技巧

數(shù)據(jù)驗證只是針對數(shù)據(jù)錄入的，但一個表格已經(jīng)填寫完整，我們只是設置“數(shù)據(jù)驗證”是無法找出“無效數(shù)據(jù)”的。如果別人給到我們一個表格，如何快速地標示出其中的不符合規(guī)范或者無效的數(shù)據(jù)呢？這里就要用到“詮釋無效數(shù)據(jù)”的技巧。

1)首先，請根據(jù)需要設置“數(shù)據(jù)驗證”；

2)使用數(shù)據(jù)詮釋：數(shù)據(jù)--數(shù)據(jù)驗證--詮釋無效數(shù)據(jù)。

3)紅色標示出的即是“無效數(shù)據(jù)”。如圖：

設置數(shù)據(jù)有效性

圈釋無效數(shù)據(jù)

最終效果

數(shù)據(jù)驗證的刪除技巧

設置了數(shù)據(jù)有效性，但是有些驗證不需要了如何刪除呢？首先呢，我們要找出表格中或者選區(qū)中設置了數(shù)據(jù)有效性的單元格，然后再執(zhí)行刪除的操作。

1)利用定位功能查到設置了數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域：選擇中A2:E10,按下Ctrl+G或者F5打開“定位”對話框；

2)單擊定位條件，進入“定位條件”，選擇“數(shù)據(jù)驗證”。單元格中的數(shù)據(jù)有效性即被選中；

3)按Alt+A+V+V,進入"數(shù)據(jù)驗證“--”設置“，點擊最下方的”

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