文檔協作中分配文檔的操作方法

在日常工作中我們經常會遇到多人合作編寫一篇文檔的情況，這時可以將文檔拆分為若干個獨立的子文檔，然后由不同的作者各自完成自己那部分文檔的編寫工作。編寫完成后，再將這些獨立的文檔合并成一個完整的文檔，如圖 1所示。這種情況下，除了新建文檔，然后將主文檔各個部分復制、粘貼到新建的文檔中之外，有沒有簡單一點的方法呢?

圖1 文檔的拆分與合并

可以通過如下步驟輕松地將一個主文檔分割成幾個獨立的子文檔：

1、打開主文檔，單擊狀態欄右側的【大綱視圖】按鈕切換到大綱視圖。如圖2所示。

圖2 切換到大綱視圖

2、在打開的“大綱”選項卡中，單擊“主控文檔”選項組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項組展開。如圖3所示。

圖3 展開“主控文檔”選項組

圖 4 創建子文檔

4、用同樣的方法在主文檔中創建其他子文檔，將主文檔拆分成幾個獨立的部分。

5、單擊【Office按鈕】，執行【另存為】命令，在隨即打開的“另存為”對話框中輸入主文檔的文件名，然后單擊【保存】按鈕即可保存新的主文檔和其子文檔。如圖 5所示?！?/p>

圖 5 保存文檔

Word將自動為子文檔命名，保存后的主文檔和其子文檔如圖 6所示(其中“用戶手冊”為主文檔，其余5個為子文檔)。

圖 6 主控文檔和其子文檔

當每個子文檔分別由不同作者編寫完成后，將他們再次合并到主文檔的步驟如下：

(1)將各個子文檔放在原來的目錄下。

(2)打開主控文檔(此例中的“用戶手冊”即為主控文檔)。

(4)單擊“主控文檔”選項組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項組展開。

(5)單擊【展開子文檔】按鈕將主控文檔中的子文檔鏈接展開。這樣就可以在打開的主控文檔中看到由各個作者編寫的子文檔了。如圖 7所示。

圖 7 展開子文檔

6、選中這些子文檔，單擊“主控文檔”選項組中的【取消鏈接】按鈕，這時，劃分各個子文檔的虛線框就會消失，各個子文檔又重新合并到了主控文檔中。如圖 8所示。

圖 8 在主控文檔中去取消各子文檔的鏈接

7、再次保存文檔，此時這些子文檔又重新合并到原來的主文檔中了。

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