怎么提高文檔審閱效率

每天看大量文檔，文字都變得密密麻麻眼花繚亂的了，下面將為你介紹幾種方法快速提升文檔審閱效率，輕松解放你的雙手也眼睛，需要的小伙伴一起看下去吧！

01

折疊or展開：讓界面疏朗明了

有時候Word文檔內容較多，查閱時會很不方便。我們可以給文檔設置一個“自動化折疊按鈕”，只需點擊標題就可以展開或折疊文檔的主要內容，不論是折疊還是展開，都能隨心所欲，讓頁面變得清新簡單。

具體操作：

① 先設定級別

首先，我們要知道，Word內容的折疊/展開功能，是基于大綱級別進行設置的，那么我們第一步就要先為文本設定級別，這里，我們可以通過Word內置樣式來設置。

以下面的Word文檔為例，選中所有標題，然后點擊【樣式】，選擇【標題1】的樣式，這樣就設置好級別了。

② 再設定折疊規則

按【Ctrl+A】鍵全選所有內容，點擊鼠標右鍵，在彈出的菜單欄中選擇【折疊/展開】，在下級子菜單里選中【折疊標題】或者【折疊所有標題】即可。

③ 進行效果測試

此時，我們看到除了歌名，所有的內容都被折疊起來。點擊標題左側的三角符號，可展開/折疊內容。

技巧提示：文檔內容可以通過折疊，使頁面疏朗有致。有時候，如果我們只是單純的審閱文檔，還可以將占了界面六分之一的功能區折疊起來，騰出更多的顯示空間，給到我們的文檔內容。

使用鼠標左鍵雙擊任意選項卡名稱，即可展開或者折疊功能區。注意，按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕松折疊/展開功能區。

02

閱讀便利貼：書簽的妙用

除了在文檔頁面和Word界面上進行設置之外，我們還可以借用小工具“書簽”，來提高文檔審閱效率。就像平時我們所用的閱讀便利貼，“書簽”能夠隨時幫我們進行記憶、靶向定位。

具體操作：

① 點擊【插入】-【鏈接】-【書簽】，在彈出的“書簽”對話框中為書簽命名。同時，可以根據名稱或位置對書簽進行排序，然后點擊【添加】按鈕。

② 在需要審閱某節內容時，打開【書簽】列表，選擇對應的書簽進行定位，就可以跳轉到對應內容。

03

為您導航：想看哪就點哪

文件看多了，大腦CPU過度使用，看到后面忘了前面，要怎么辦？可開啟“導航窗格”，讓它為你導航，想看哪就點哪，超級方便。

① 導航窗格之標題導航

審閱長文檔時，最煩惱的就是要在不同章節來回查看，這個時候，我們只需要開啟【導航窗格】，在【標題】導航下點擊標題內容，進行任意跳轉。

注意：利用標題導航，同樣需要文檔有套用標題樣式，或者設置大綱級別的，才能實現。

② 導航窗格之頁面導航

對于沒有套用標題樣式，或未設置大綱級別的文檔，想要快速審閱內容，可以通過【導航窗格】里的“頁面”導航，進行頁面定位查看。

③ 導航窗格之結果導航

如果你想要查閱文檔中某個具體內容（如文本、腳注、批注、圖形、公式等）時，就可用【導航窗格】里的【結果】導航，快速搜索內容。

04

善待眼睛：用耳朵“看”文檔

對于幾十甚至上百頁的文檔，如果需要仔細審閱，看不了幾頁，可能大腦和眼睛就會同時 “抗議吶喊”。

這時，用上下面這一招，可解放雙眼，用耳朵代替眼睛“看”文檔，還能治語句不通順的毛病。

具體操作：

① 單擊【文件】-【選項】，在“Word選項”對話框中選擇【快速訪問工具欄】選項卡，選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區中的命令】-【朗讀】命令，點擊【添加】按鈕，將【朗讀】功能添加到快速訪問工具欄，點擊“確定”按鈕。

② 選擇需要閱讀的內容，點擊快速訪問工具欄里的【朗讀】按鈕，可直接朗讀所選文本，輕松切換到“聽書”模式。

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