word里使用修訂和批注功能需要注意什么

日常工作中，我們總會需要修訂或者審閱一些文檔，那么這時候就會出現各種問題，下面將會介紹大家經常會遇到的難題，并詳細的解釋清楚，理順操作步驟，一起看下去吧！

1：修訂功能被別人關閉了，修改痕跡全部GG！

文檔中的修訂功能，在默認情況下為所有使用者都可以關閉（其方法為：單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【修訂】選項）。為了防止他人隨意關閉修訂功能，為審閱工作帶來不便，用戶可使用鎖定修訂功能，具體操作步驟如下。

Step1 鎖定修訂。

在【修訂】組中單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【鎖定修訂】選項。

Step2 輸入密碼。

打開【鎖定修訂】對話框，設置密碼，單擊【確定】按鈕即可。

設置鎖定修訂后，若需要關閉修訂，則需要先解除鎖定。單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【鎖定修訂】選項，在彈出的【解除鎖定跟蹤】對話框中輸入事先設置的密碼，然后單擊【確定】按鈕，即可解除鎖定。

2：全世界的批注都是“Administrator”寫的

在文檔中插入批注后，批注框中會顯示審閱者的名字（默認是“Administrator”）。此外，對文檔做出修訂后，將鼠標指針指向某條修訂，會在彈出的指示框中顯示審閱者的名字。根據操作需要，可以修改審閱者的名字，具體操作方法為：打【Word 選 項】 對 話 框，在【 常規】選項卡的【對 Microsoft Office 進行個性化設置】欄中，設置用戶名及縮寫，單擊【確定】按鈕即可。

3：想要批量刪除指定審閱者插入的批注，結果只能一條一條刪

在審閱文檔時，有時會有多個審閱者在文檔中插入批注，如果只需要刪除某個審閱者插入的批注，可按下面的操作步驟實現。Step1 選擇需要顯示的審閱者。

切換到【審閱】選項卡，在【修訂】組中單擊【顯示標記】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【特定人員】選項，在彈出的級聯菜單中設置需要顯示的審閱者，本例中由于只需要顯示【LAN】的批注，因此選擇【yangxue】選項，以取消該選項的選中狀態。

Step2 刪除特定人員的批注。

此時的文檔中將只顯示審閱者“LAN”的批注，在【批注】組中單擊【刪除】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【刪除所有顯示的批注】選項，即可刪除審閱者“LAN”插入的所有批注。

4：用了一輩子Word，卻不會使用審閱窗格查看批注和修訂

查看文檔中的批注和修訂，通過審閱窗格也是可以的，具體操作步驟如下。Step1 選擇水平審閱窗格。

切換到【審閱】選項卡，在【修訂】組中單擊【審閱窗格】按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中提供了【垂直審閱窗格】和【水平審閱窗格】兩種形式，用戶可自由選擇，這里選擇【水平審閱窗格】。

Step2 在水平審閱窗格中查看修訂。

此時，在窗口下方的審閱窗格中可查看文檔中的批注與修訂。

Step3 定位到特定的批注或修訂中。

在審閱窗格中將文本插入點定位到某條批注或修訂中，文檔也會自動跳轉到相應的位置。

以上都是需要注意的地方哦，小伙伴們看完之后一定要熟記于心，以免犯這樣的錯誤哦！

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