在線文檔賦能行政采購（在線文檔在工作中的優(yōu)勢）

主動(dòng)服務(wù)理念

在對行政采購工作的闡述中，我和大家一直在強(qiáng)調(diào)“主動(dòng)服務(wù)”這一理念，這是因?yàn)橹挥性谥鲃?dòng)服務(wù)意愿的加持下，我們才能真正做好行政采購工作，最終滿足甚至超越服務(wù)對象的期待。

這樣的理念同樣能夠用于其他的行政模塊上。下面我舉個(gè)例子。

目前很多企業(yè)都會(huì)駐在寫字樓中，而對于絕大多數(shù)現(xiàn)代寫字樓而言，物業(yè)都會(huì)出于安全角度考慮，應(yīng)用一些安全策略，比如所有租戶的員工都需要憑門禁卡進(jìn)入，一些公共地區(qū)（如樓梯間）也需要刷卡進(jìn)入等。

一般而言，當(dāng)新員工入職時(shí)，門禁卡會(huì)由行政部門代為辦理，由專人向物業(yè)辦公室提供員工信息，申領(lǐng)對應(yīng)的門禁卡。

原本這是一個(gè)非常簡單的工作，但有時(shí)也會(huì)出一些幺蛾子，比如，在我們公司，行政人員申辦的某一批次門禁卡都存在同一個(gè)問題，即無法打開樓梯間的門。

原本這對員工而言也不會(huì)是問題，但由于濕垃圾桶是位于樓梯間的，因而給這一批次入職的員工帶來了一定程度的不便，比如中午吃飯后剩余的垃圾沒有辦法扔到該垃圾桶中。

當(dāng)其中一位員工向行政部門反饋時(shí)，行政主管猶豫了一下，然后說了一句對服務(wù)產(chǎn)生極大負(fù)面影響的話，“我們只負(fù)責(zé)入職時(shí)的門禁卡辦理，不負(fù)責(zé)后續(xù)的辦理。”

如果是因?yàn)閱T工自己的原因而造成門禁卡丟失或損壞，那么確實(shí)應(yīng)該由員工自行去辦理，這本身也是無可厚非的，但現(xiàn)在的情況是，這一批門禁卡的問題是由行政部門的工作失誤導(dǎo)致的。

我覺得，這時(shí)最為穩(wěn)妥的辦法是由行政部門主動(dòng)將這一批次的門禁卡統(tǒng)一回收，并再次進(jìn)行辦理，并將此問題反饋給物業(yè)方，這才是好的服務(wù)意識。

很多共享服務(wù)中心之所以缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識，其原因還在于他們只會(huì)從自身的工作量角度考慮，而不會(huì)從服務(wù)對象的實(shí)際出發(fā)，以一種共情的角度考慮。

這是任何共享服務(wù)中心所需要避免的。

對于門禁卡的辦理，其實(shí)也可以通過一份簡單的在線文檔進(jìn)行管理。

首先依然需要以全體員工的名單作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，增加一個(gè)是否能正常使用的狀態(tài)列，然后先對現(xiàn)有的員工進(jìn)行確認(rèn)和梳理，看看是否有仍無法正常使用門禁卡的員工。

第二，應(yīng)始終保持與全體員工主數(shù)據(jù)的同步，一旦有新員工入職時(shí)，便同步到該在線數(shù)據(jù)表中，然后基于新員工名單去辦理門禁卡。

辦理完畢后，再一張張進(jìn)行地毯式的排查，在沒有任何問題的情況下，將狀態(tài)改為“已完成”，然后發(fā)放給對應(yīng)員工。

這是一個(gè)閉環(huán)的過程。

將服務(wù)滲透到點(diǎn)點(diǎn)滴滴

從行政管理的角度而言，每一位行政工作人員都是公司的大管家，他們?yōu)楣镜牧夹赃\(yùn)作付出努力，做出貢獻(xiàn)。

行政工作非常繁雜，覆蓋了企業(yè)的方方面面，事無巨細(xì)，一切都需要像自己的家一樣用心去打理，這才是每一位行政工作人員應(yīng)有的初心。

在我所在的企業(yè)中，曾經(jīng)出過一次非常危險(xiǎn)的事故。在某天上班過程中，天花板的日光燈突然掉了下來，幸好下面的工位都是空的，否則后果不堪設(shè)想。

這家企業(yè)是去年6月份才搬到當(dāng)前辦公地點(diǎn)的，裝修也是投入了巨大的資金，但短短一年時(shí)間不到，便出現(xiàn)了這樣嚴(yán)重的問題，可見當(dāng)時(shí)的質(zhì)量管理是非常不到位的。

在裝修工作結(jié)束后，即使裝修公司沒有以負(fù)責(zé)任的態(tài)度進(jìn)行最終的問題排查或者質(zhì)量檢查，行政主管都需要進(jìn)一步去提醒或檢視，列出潛在的隱患清單，并對可能的隱患進(jìn)行一一排除，確保在正式辦公前能真正做到萬無一失。

這個(gè)時(shí)候，同樣可以使用一張?jiān)诰€數(shù)據(jù)表進(jìn)行管理，其對象便是企業(yè)中的所有辦公用資產(chǎn)，特別是一些電器類資產(chǎn)。我們需要了解的不僅僅是這些資產(chǎn)的數(shù)量、采購價(jià)格、使用年限等信息，更需要對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和檢視。

對于有問題的資產(chǎn)，需要經(jīng)常做一下隱患排查。

沒有發(fā)生故障時(shí)，可以進(jìn)行日常檢視和維護(hù)并按一定周期記錄一下相應(yīng)的狀態(tài)；而一旦發(fā)生緊急狀況時(shí)，需要第一時(shí)間協(xié)調(diào)相關(guān)的維修人員。

兩種信息匯總之后，便形成了一份完整的隱患排查日志。

一旦在檢視中發(fā)現(xiàn)隱患，那么就將對應(yīng)資產(chǎn)的狀態(tài)變更為“高風(fēng)險(xiǎn)”，并通過條件格式自動(dòng)更改為更為醒目的紅色，處于該狀態(tài)下的資產(chǎn)，務(wù)必需要第一時(shí)間聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行檢修，或是進(jìn)一步上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。

對于公司里的每一個(gè)細(xì)節(jié)，行政工作人員都應(yīng)該謹(jǐn)小慎微，盡最大可能將服務(wù)滲透到一點(diǎn)一滴，排除一切風(fēng)險(xiǎn)，為創(chuàng)造安全和諧的辦公環(huán)境而努力。

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