Excel數據透視表怎么做的15個操作方法，含非重復計數和百分比統計及四個區域間的用途

在 excel 中，數據透視表用于做各項統計，例如統計每個部門的員工占總員工的百分比、每種產品的銷量占總銷量的百分比、每種產品的某個地區的銷量占所有地區銷量的百比分等。它的計算類有求和、求平均值、計數、求最大最小值、求標準差和非重復計數等。

excel數據透視表怎么做？它的創建方法有兩種，一種為創建空數據透視表，另一種為創建 Excel 推薦的數據透視表，即按某些項統計好的數據透視表。如果是創建空數據透視表，需要自己統計要統計的項；完成統計要知道四個區域間的用途、計算類型的選擇和值顯示方式的選擇等；文章列舉了非重復計數和百分比兩個統計實例。

一、Excel數據透視表怎么創建

（一）創建空數據透視表

（1）把數據透視表創建到另一個工作表

1、選中要創建數據透視表的表格其中一個單元格（如 A2），選擇“插入”選項卡，單擊屏幕左上角的“數據透視表”，打開“創建數據透視表”窗口，“表/區域”已自動填好了對表格的引用（即 工資表!$A:$F）；“選擇放置數據透視表的位置”選擇“新工作表”，勾選“將此數據添加到數據模型”，單擊“確定”，開始創建數據透視表，所用時間長短取決表格大小；數據透視表創建好后自動切換到該工作表，默認不勾選任何字段，勾選“部門”和“應發工資”，則統計出各部門的“應發工資”；操作過程步驟，如圖1所示：

圖1

2、說明：

A、如果不是把整個表格都創建數據透視表，只把部分單元格或列創建，可以只框選它們；例如只把 A、B 和 C 列創建數據透視表，只選中這三列即可。

B、“使用外部數據源”可以把另一個 Excel 文檔或數據庫作為創建數據透視表的數據源，如果要使用數據庫作為數據源，需要建立與數據庫的連接。

C、“將此數據添加到數據模型”的作用是非重復計數，也就是重復的項只統計一次，如果表格有重復數據，可以勾它；如果不勾選，在值列表中將沒有“非重復計數”選項。

提示：打開“創建數據透視表”窗口也可以按快捷鍵 Alt + N + V，按鍵方法為：按住 Alt，依次按一次 N 和 V。

（2）把數據透視表創建到現有工作表

1、假如只把 B、C、D 三列創建數據透視表。單擊列號 B，選中 B 列，按住 Shift，再單擊列號 D，選中 B、C、D 三列，按住 Alt，分別按一次 N 和 V，打開“創建數據透視表”窗口，選擇“現有工作表”，單擊“位置”右邊的輸入框把光標定位到那里，單擊 H1，則 Sheet1!$H 自動填充到里面，表示把數據透視表創建到 H1 的位置，單擊“確定”，成功創建數據透視表，勾選“部門”和“基本工資”，它們作一列顯示，把“計數項：基本工資”拖到“Σ 值”列表，它們顯示為一行；操作過程步驟，如圖2所示：

圖2

2、如果只把幾列創建數據透視表，這幾列必須連續，否則無法創建，不連續的列可以把它們移到一起，按住 Shift，把鼠標移到要移動列的左邊線或右邊線上，鼠標變為帶小加號圖標后，按住左鍵移動即可。

（二）創建“推薦的數據透視表”

1、選中要創建數據透視表的其中一單元格，選擇“插入”選項卡，單擊屏幕左上角的“推薦的數據透視表”，打開“推薦的數據透視表”窗口，選擇一種數據透視表樣式（如“求和項：應發工資（元），按部門”），單擊“確定”，則創建好所選樣式的數據透視表，已經統計好每個部門的“應發工資”；操作過程步驟，如圖3所示：

圖3

2、說明：“推薦的數據透視表”其實是統計好了的一項或幾項的表格，例如演示中選擇的“求和項：應發工資（元），按部門”就是統計好了每個部門的應發工資。如果“推薦的數據透視表”有現存的樣式，選擇一個創建數據透視表速度比較快。

提示：創建“推薦的數據透視表”也可以用快捷鍵 Alt + N + SP，按鍵方法為：按住 Alt，依次按一次 N、S 和 P。

二、Excel數據透視表，怎么更改數據源和源表格修改數據后怎么更新

（一）怎么更改數據源

假如要把數據源由整個表格改為 A 列到 D 列。單擊數據透視表其中一個單元格（如 A3）以便顯示“分析”選項卡，選擇“分析”，單擊“更改數據源”圖標，Excel 自動切換到數據源表格“工資表”，框選 A 到 D 列，單擊“確定”，則數據源改為 A 列至 D 列，“加班費”列和“應發工資”列已經沒有了；操作過程步驟，如圖4所示：

圖4

（二）源表格修改數據后怎么更新

1、以把源表格中兩條“李秀麗”的記錄刪除一條為例。右鍵其中一條“李秀麗”記錄所在行行號 2，在彈出的菜單中選擇“刪除”，則刪除其中一條重復記錄；單擊“數據透視表”標簽切換到該工作表，選中“李秀麗”對應的“應發工資”單元格 B5，選擇“分析”選項卡，單擊“更新”，則“李秀麗”對應的“應發工資”減半，說明數據透視表已經更新；操作過程步驟，如圖5所示：

圖5

提示：如果在表格后面添加了一條記錄，需更新數據源，因為所添加的記錄不在已選擇表格的范圍內。

2、如果打開文檔時要自動刷新數據，需要設置，方法為：右鍵 A3 單元格（即“行標簽”），在彈出的菜單中選擇“數據透視表選項”，打開“數據透視表選項”窗口，選擇“數據”選項卡，勾選“打開文件時刷新數據”，單擊“確定”，則每次打開文檔會自動刷新數據；操作過程步驟，如圖6所示：

圖6

提示：打開“數據透視表選項”窗口也可以用快捷鍵 Shift + F10 + O，按鍵方法為：按住 Shift，依次按一次 F10 和 O。

三、Excel數據透視表的四個區域間

（一）區域間“行”

區域間“行”用于把字段顯示到行，如果是“文本”字段，只要勾選，它會自動顯示到區域間“行”；如果是數值字段，需要把它拖到區域間“行”才會顯示到表格的行。例如勾選“姓名”，它自動顯示到區域間“行”，同時顯示到表格的行；在區域間“行”，“部門”顯示在“姓名”的上面，在表格中也是一樣的次序顯示，把“姓名”拖到“部門”的上面，表格中的次序也交換了；演示如圖7所示：

圖7

（二）區域間“列”

區域間“列”用于把字段顯示到列，只需把要顯示到列的字段拖到區域間“列”，該字段的每一項顯示到一列。例如把“姓名”拖到區域間“列”，每個員工的姓名顯示到了一列；操作過程步驟，如圖8所示：

圖8

（三）區域間“篩選器”

1、篩選器用于篩選記錄，只要把字段拖到區域間“篩選器”，則以該字段篩選記錄。例如把“部門”拖到“篩選器”，則 A2 自動出現“部門”，B2 自動出現 All，單擊 All，在彈出的菜單中單擊加號（+）展開，單擊 All 前的小方框取消選擇所有，再勾選“財務部”，則篩選出“財務部”的所有員工；操作過程步驟，如圖9所示：

圖9

提示：如果把字段（如“部門”）從篩選器中刪除了，可以從 A4 中的“行標簽”篩選或重新把字段拖到篩選器。

2、“快速瀏覽”也可以把字段添加到篩選器。右鍵要快速瀏覽的單元格，如 A5（或單擊在 A5 右邊的放大鏡圖標），展開“瀏覽”窗口，選擇“姓名”，再單擊“鉆取到 姓名”，則 A5 中的“財務部”被選為篩選，“部門”字段同時被添加到“篩選器”；操作過程步驟，如圖10所示：

圖10

提示：沒有勾選的字段才可以被鉆取到。

“快速瀏覽”后的恢復。把“部門”從“篩選器”拖到“行”，單擊 A4 中的篩選圖標，在彈出的菜單中單擊“全選”勾選所有部門，則顯示出所有部門及屬于它們的員工；操作過程步驟，如圖11所示：

圖11

3、雙擊“值”列完整顯示一條記錄。假如要完全顯示員工“李秀麗”的每個字段的信息；雙擊“李秀麗”對應的“B5 中的應發工資”，則Excel 開始創建一個新的工作表（即 Sheet1），在里面顯示了“李秀麗”的所有信息，由于有兩條“李秀麗”的記錄，因此顯示了兩條記錄；操作過程步驟，如圖12所示：

圖12

四、Excel數據透視表怎么做各項統計

（一）求和與求平均值

1、假如要把求和改為求平均值。雙擊要更改計算類型的標題（如 B3 單元格），打開“值字段設置”窗口，選擇“計算類型”下的“平均值”，把“自定義名稱”右邊的“以下項目的”去掉，單擊“確定”，則統計出各部門的平均工資；操作過程步驟，如圖13所示：

圖13

2、在“值字段設置”窗口中，“計算類型”有多種，需要修改為什么類型，選擇即可。

（二）非重復計數統計

假如要對員工“姓名”作非重復計數統計。把“姓名”字段拖到“Σ 值”列表中，自動統計出了每個員工的個數，因為“計算類型”默認選擇了“計數”，員工“李秀麗”統計結果為 2；雙擊“計數”標題所在的單元格 B3，打開“值字段設置”窗口，“計算類型”選擇“非重復計數”，單擊“確定”，則重復的項只統計一次，員工“李秀麗”統計的結果由 2 變為 1；操作過程步驟，如圖14所示：

圖14

（三）百分比統計

假如要統計各部門與每個員工的工資占總工資的百分比。把“應發工資”字段拖到“Σ 值”列表中，雙擊它的標題所在的 C3 單元格，打開“值字段設置”窗口，把名稱改為“百分比”，單擊“確定”，右鍵有數值的其中一個單元格，如 C4，在彈出的菜單中依次選擇“值顯示方式”→ 總計的百分比，則統計出滿足條件的百分比；操作過程步驟，如圖15所示：

圖15

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